オンライン商談ではデジタル上での見やすさを意識して資料作成をしよう

オンライン商談ではトークのみで営業をおこなうのではなく、状況に応じて適切な資料を提示したいものです。顧客の興味関心を引き出すような魅力的な営業資料を用意し、効率的に質の高い商談を進めていきましょう。

営業資料の見やすさやわかりやすさは、商談の成否を左右する重要な要素になります。まずは、デジタル上で見やすい資料を作成するコツをチェックしましょう。

1. 情報を詰め込まず見やすい資料に仕上げる

対面の商談で使う資料を作成するとき、場合によっては1枚の資料に多くの情報を詰め込む人もいるでしょう。しかし、デジタル上で表示する資料に細かい情報をたくさん詰め込むと見づらくなってしまいます。

デジタル上で表示する資料は、1スライド1メッセージが基本です。資料のトップには内容がすぐにわかる大見出しをつけ、さらに小見出しやキャッチコピーを添えましょう。

大見出しや小見出しの文章を工夫すれば、資料を提示した瞬間に顧客の心を掴むことができます。

2. ビジュアルメインの資料を作成する

オンライン商談では、資料を読ませるのではなく視覚で伝える工夫が肝心です。読んでもらうための文章を書き連ねるのではなく、パッと見ただけである程度内容を把握してもらえるような資料を作りましょう。

オンライン商談に活用できる図や表は、資料に大きく表示するのがポイントです。見づらい資料を入れると顧客が情報を読み解くのに時間がかかってしまうため、グラフなどを活用してわかりやすく仕上げましょう。

図や表の回りに文章を入れるときには冗長にならないよう注意し、短文でわかりやすくまとめるとよいでしょう。

3. 重要なポイントを強調して伝える

同じ大きさの文字を書き連ねた資料をただ読み上げるだけでは、重要なポイントを伝えることができません。

オンライン商談の資料を作るときには、とくに重要な部分や伝えたい部分を強調しましょう。文字情報であれば、色を変えたり枠で囲んだり、線を引いたりといった効果を入れるのがおすすめです。

また、重要な情報を図解すればより伝わりやすくなります。ピクトグラムなどを使って簡略化した絵を入れて伝えるのも有効な方法です。

4. 資料の内容と口頭での説明をリンクさせる

オンライン商談では、資料を提示しながら顧客に向かって説明をすることになります。このとき、顧客が資料内の情報を探して迷子になってしまうのを防ぐために、資料と説明をリンクさせておきましょう。

たとえば、資料の重要なポイントに番号をつけておけば「1番に書かれているように」と見てもらいたいポイントを指定しながら説明できます。

また「この青い枠の中に」「この円グラフに」など、色や図形、グラフなどを使って説明をするのも有効な策です。資料に少しの工夫をするだけで顧客が直感的に情報を得られるようになり、オンライン商談の効率が上がるでしょう。

5. フォントや資料のレイアウトを統一する

資料作成時にさまざまなフォントを使うと、乱雑な雰囲気になってしまいます。資料を作るときには原則としてフォントを1種類に統一しましょう。見やすいフォントで資料作りを進め、必要に応じてフォントの大きさや太さで変化を出しましょう。

また、フォントサイズを大きく設定することも重要です。社内のPCで視認できる文字であっても、顧客がスマホやタブレットで資料を参照するときには読みにくさを感じるかもしれません。

オンライン商談の場合、フォントサイズを見やすい大きさに調整しておくことも大切です。読みにくい資料でストレスを与えないためにも、適切な大きさの文字を使った資料を作成しましょう。

6. カラーにもこだわりながら資料作成をする

資料の配色や雰囲気を統一することも大切なポイントです。多くの色を使いすぎた資料はチカチカとしていて見づらく、内容が伝わらなくなってしまうことがあるので注意しましょう。

背景を白にし、使う色を2～3色程度にすれば、まとまりのある資料に仕上がります。一般的には文字色に黒やグレー、重要なキーワードに赤系の色を使います。

図や表、枠を入れるときには色を使いすぎないよう調整するのがコツです。ときにはコーポレートカラーを基準に色合いを決めたり、色設定機能を活用したりしながら、統一感のある資料に仕上げていきましょう。

7. 視線の流れを意識してレイアウトを決める

デジタルで閲覧する資料は、視線の流れを意識しながら作成するのがおすすめです。左から右へ、上から下へという自然な流れで資料を組み立てていきましょう。レイアウトを決めていく作業では、グリッド線やガイド線を活用しましょう。

また、配置機能で文章や図を揃えたり整列させたりすれば、レイアウトがきれいに仕上がります。

8. 顧客にとってのメリットを資料に記載する

自社側の視点で作成された資料では、顧客の心を掴むことはできません。商材のアピールポイントを自社の立場から書いても、顧客の購入意欲は掻き立てられないのです。

オンライン商談で的確にアピールをするためには、商材の魅力を顧客の立場から考えることが大切です。その商品を顧客が使用することでどんな効果が得られるのか、どのようなメリットがあるのかを中心に資料を作成していきましょう。

資料をきっかけにして、商品やサービスを購入し利用する価値があると判断してもらえれば、成約につながる可能性が高まります。

9. コミュニケーションのきっかけを作る

オンライン商談では、社員が一方的にしゃべり続け、顧客がそれを聴き続けるという状態に陥るケースがよくあります。プレゼンテーション側が一方的に情報を発信しているだけでは、顧客との関係性を深めることができません。

こういった事態を避けるためには、資料のなかにコミュニケーションのきっかけを紛れ込ませておくのがおすすめです。

たとえば統計資料やグラフの一部を伏せ「この資料は何を意味していると思いますか」「この数字はなんだと思いますか」と尋ねれば、双方向のコミュニケーションが発生します。また資料の途中に「こういった困りごとはありますか」「このような疑問はありませんか」といった文言を紛れさせておき、顧客に質問をしながら商談を進めていくのもよいでしょう。

商談を進めるなかで適切にコミュニケーションをとれば、顧客と良好な関係性を築くことができ、資料の内容も伝わりやすくなります。

10. アニメーションを活用する手法もある

オンラインであることの強みを活かし、資料を小出しにするテクニックもあります。情報の多い資料を一度に提示すると顧客は資料の分析に集中してしまうため、説明を十分に聞いてもらえないことがあります。

資料内の情報をアニメーションで少しずつ出現させれば、顧客は説明している箇所だけに注目してくれます。Web会議システムによっては、アピールやフェードといった資料提示機能が付随していることがあります。

商談を妨げないシンプルな動きのアニメーションを採用し、説明のなかで上手に活用してみましょう。

オンライン商談において資料を共有する方法とは

オンライン商談における資料の提示は多くの場合、画面上に資料を映し出す方法でおこなわれます。また、画面でやりとりをしながら資料を添付したメールを送り、資料を開いてもらうという方法もあります。

画面共有であれば即座に資料を提示できるため、顧客を待たせずスムーズに説明や営業を進められます。ただし画面共有という方法には、オンライン商談終了後に顧客が資料を参照することができないというデメリットもあります。

資料を送付する方法は顧客に操作をしてもらう必要があるため、少しわずらわしいかもしれません。しかし、送付した資料はオンライン商談後であっても自由に閲覧してもらえます。

多くのオンライン商談ツールには、資料を共有できる機能が搭載されています。また、資料を共有するだけでなく、書き込みもできる機能が備わっているものもあります。参加者は画面を見ながら資料に書き込みができるため、オンライン商談中の意見交換などにも活用できるでしょう。

オンライン商談にあたってツールを導入するときには、資料の共有方法の違いをチェックして最適なものを選ぶことをおすすめします。効果的に資料を共有できるツールを活用すれば、商談の効率も高まるでしょう。

オンライン商談では資料を共有するタイミングも重要

オンライン商談をおこなうときに問題となるのが、資料を共有するタイミングです。用意した資料をしっかりと見てもらうために、できればオンライン商談のアポイントを取り付けたタイミングで資料の送付をおこないましょう。

事前に資料を送っておけば、オンライン商談の準備のために内容に目を通してもらえます。また、当日何かしらの不具合が起きて商談ツール上での資料共有ができなかった場合でも、手元の資料を参照してもらうことが可能となり、商談を予定通り進行できます。

事前の資料送付に加えて、商談中にも適切なタイミングで資料共有をおこないましょう。オンライン商談中には「今からこの資料を軸に説明します」とタイミングよく資料を提示するのが効果的です。

また「今簡単に説明した内容はこちらの資料に詳しく記載しています」と伝えたうえで資料を送付するのもよいでしょう。資料を次々と提示すると顧客がついてこられず混乱してしまうことがあります。

「今からこの資料のこの部分を説明します」「次の資料を表示します」と解説しながら商談を進めれば、顧客に安心感を与えられます。

オンライン商談においてはビジュアルを重視した資料の作成が大切

オンライン商談で効果を発揮する資料は、対面商談で使用される資料の内容とは大きく異なります。オンライン商談を導入するときには、資料をデジタル上で表示することを考えて見やすい資料を制作しましょう。

ビジュアルをメインにし、要点を押さえた資料を作れば、顧客に情報が伝わりやすくなります。また、資料の色合いやフォントの選び方にもコツが必要です。

十分に内容を精査して資料作成をおこない、オンライン商談の場で有効活用していきましょう。