オンライン商談で使用する機材の種類

オンライン商談を導入すれば、顧客と直接会えないときにもスムーズに商談を進められます。今後はオンライン上での業務も増えていく可能性が高いため、営業効率向上のためにも、ぜひオンライン商談を導入しましょう。

オンライン商談を導入するときに必ず必要となる機材は以下の4点です。

• PC
• イヤフォンやヘッドフォン
• マイクやスピーカーフォン
• カメラ

さらに、状況に応じてタブレット端末やスマートフォンなども導入し、商談ができる環境を整えていきましょう。

また、社内のインターネット回線が十分に機能していないときや速度が足りないときには、回線の見直しが必要です。オンライン商談を始めるにあたっては、回線の状態も確認しておきましょう。

オンライン商談で使用する機材の選び方

オンライン商談の環境づくりのためには、物理的な環境を作るためにある程度のコストを割く必要があります。もちろん、高額な機材を用意しなくてもオンライン商談は可能です。しかし、性能によっては快適な通信がおこなえないことがあるため、注意しましょう。

ここからは、オンライン商談をおこなうときに必要な機材とその選び方について、種類ごとに解説してきます。

1. オンライン商談をおこなうためにはPCが必要不可欠

オンライン商談をタブレットやスマートフォンでおこなうテクニックもありますが、多くの場合PCが必要不可欠です。PCを用意してWeb会議ツールをインストールし、オンライン商談に備えましょう。

市場で販売されているPCは種類が豊富なので、どのPCを選ぶべきか迷う人もいるかもしれません。また、価格で選んだ結果、インターネットへの接続が不安定だったり性能が足りなかったりしては困りものです。
かといって、とにかく性能の良いものを使いたいという思いから高額なPCを導入すると、初期費用が膨れ上がってしまいます。

PCを選ぶときにチェックしておきたいのは、メモリ容量とCPU性能です。購入しやすい価格帯のPCの多くはメモリが4GBとなっています。しかし、必要な資料を十分に準備してオンラインツールでやりとりをおこなうためには、メモリが8GB以上あったほうがよいでしょう。

CPUはデュアルコア2GHz以上、インテルCore i5あるいはi7、またはAMD相当であればオンライン会議をストレスなくおこなえます。PCのOSはWindowsであれば8.1以降、Macを購入する場合にはOS X 10.9以降を選ぶのが安心です。また、Google ChromeやMicrosoft Edgeのブラウザも必ず揃えておきましょう。

オンライン商談をおこなうときには、購入したPCにカメラやヘッドセットをつなぎ、Web会議ツールやオンライン商談ツールを入れることになります。しかし、PCのOSによっては、使う予定だったカメラやヘッドセット、入れる予定だったツールがサポートの対象外になっていて使えないこともあります。PCを購入するときには、使用予定のツールや機材との互換性について確認しておくことが大切です。

PCを購入するときには、セキュリティについても確認しておきましょう。企業で使うPCには顧客の個人情報や社員に関する情報、商材に関する内部資料など、外部に漏洩しては困る資料を数多く保存することになります。万が一、ウイルス感染や資料の持ち出しによって社外秘の情報が漏れてしまった場合、責任問題に発展するリスクもあります。

PCを安全に使うためには、セキュリティソフトの導入が必要です。また、パスワードを設定したり情報の保存や異動に制限をかけたりといった対策もおこない、大切な情報を守っていきましょう。

2. 音声が聞き取りやすいイヤフォンやヘッドフォンを用意する

商談相手の音声を聞き取るためにはイヤフォンやヘッドフォン、ヘッドセットが必要です。

「PCのスピーカーがあれば、特別な機材は必要ない」と考える方もいるかもしれません。しかし、スピーカーの状態だと十分に音声を聞き取ることができず、商談が進みにくくなってしまうケースも考えられます。

また、スピーカーを使うことで商談相手と自分の音声が重なってしまい、ノイズやハウリングといった雑音や音の共鳴が起こることもあります。ノイズやハウリングが起きると音声が聞き取りにくくなるだけでなく、相手に対して不快な音を届けてしまう恐れもあります。こういった問題を未然に防ぐためにも、イヤフォンやヘッドフォン、ヘッドセットを必ず用意しましょう。

イヤフォンやヘッドフォン、ヘッドセットには有線タイプと無線タイプがあります。無線タイプは配線がないため見た目がスッキリし、多少動き回っても問題ありません。ただし、定期的な充電が必要です。より安定した接続をキープしたいのであれば有線タイプのイヤフォンやヘッドフォン、ヘッドセットを選びましょう。

イヤフォンやヘッドフォン、ヘッドセットにはノイズキャンセリング機能がついていることがあります。ノイズキャンセリングとは、周辺の雑音をカットして音声をクリアにしてくれる便利な機能です。快適なオンライン商談をおこなうためにも、ぜひノイズキャンセリング機能が搭載された機材を選んでみましょう。

3. 商談相手に声を届けるためにはマイクが必須

マイクが内蔵されていないPCを選んだ場合には、周辺機器の1つとしてマイクの購入が必須となります。とはいえ、現在販売されているPCの多くにはマイクが内蔵されています。オンライン商談の初期費用を削減したいのであれば、PCに内蔵されているマイクだけでオンライン商談をおこなうのもよいでしょう。

PCに内蔵されたマイクの性能があまりよくない場合には、そのままでは相手にクリアな音声を届けることができません。安心してオンライン商談をおこないたいのなら、PCに内蔵されたものとは別に、マイクを用意しておくのがおすすめです。コールセンターで使用されるようなヘッドセットという、ヘッドホンとマイクが一体型になった機材は、使いやすく人気を集めています。ヘッドセット一体型のマイクはマイク部分と口の位置が常に一定間隔に保たれるので、聞きやすい声を届けることができます。

オンライン商談向けのマイクには単一指向性や無指向性といった設定がされていることがあります。単一指向性とは自分の声のみを拾ってくれるマイクのことをいいます。1対1でオンライン商談をするのであれば、単一指向性のマイクを選ぶとよいでしょう。無指向性マイクは周辺にいる人すべての声を拾い上げるため、複数人でおこなうオンライン商談に向いています。

4. Webカメラを用意すれば対面と遜色ない商談ができる

オンライン商談では、お互いの映像をPC画面に表示するためにカメラを使うのが一般的です。マイクと同じく、カメラも一般的なノートPCにはすでに内蔵されています。カメラが内蔵されていないPCを選んだときには、必ず周辺機器として外付けカメラを用意しておきましょう。

また、PCに既にカメラが内蔵されている場合であっても新たに外付けカメラを取りつけられます。外付けのWebカメラはPC内蔵型のカメラよりも機能性が高いのが特徴的です。よりクオリティの高いオンライン商談をおこないたいのであれば、ぜひ外付けカメラを用意しましょう。

オンライン商談に複数名が参加する予定があるのなら、画角の広いWebカメラを購入しておきましょう。1対1の商談がメインとなるのであれば、画角はそれほど気にする必要はありません。会議をより快適に進めるためにも、解像度の高いカメラを導入しましょう。一般的なWebカメラの解像度は720pxほどですが、オンライン商談で使うのなら1080pxくらいあったほうがよいでしょう。

また、すぐにピントが合うWebカメラや、マイク内蔵型でフレキシブルに活用できるWebカメラを選ぶのもおすすめです。

5. 状況に応じてタブレット端末やスマートフォンを用意する

オンライン商談をPCのみで完結させるのであれば、タブレット端末やスマートフォンは必要ありません。しかし、タブレットやスマートフォンがあれば営業の幅は広がります。

タブレット端末やスマートフォンにはアプリケーションを入れることができます。営業支援アプリや名刺管理アプリを活用すれば、商談の効率化が期待できます。ある程度大きさのあるタブレット端末は、オンライン商談の場で資料などを表示し相手に提示するために使えます。PCとタブレット端末をダブルで使いながら、効率的に商材の紹介や説明をしてみましょう。

出先でオンライン商談やミーティングが必要となった場合には、持ち歩けるタブレット端末やスマートフォンで参加するのも1つの方法です。ただし、一部のWeb会議ツールをタブレットやスマホで使用するときには有料プランへの加入が求められるので気をつけましょう。

また、タブレット端末やスマホは画面が小さくいため、営業に関する資料のやりとりにあたって文字が読みにくいなどのトラブルが生じることもあります。商談先に不安を与えず安心してオンライ商談を進めたいのであれば、PCをメインの機材に据え、タブレット端末やスマートフォンは補助的に使っていくとよいでしょう。

6. 安定感のあるインターネット環境を整えることも重要

オンライン商談ツールを接続して商談をおこなうためにはインターネット環境を整えなければなりません。

既にオンライン環境がある場合には、回線の状態を調べておきましょう。オンラインツールによって推奨されるインターネット環境のレベルは異なるものの、10Mbps程度の速度がなければ回線が不安定になってしまうことがあるので気をつけましょう。

回線の状態が悪いままオンライン商談をおこなうと、音声の遅れや途切れが起きたり、映像が乱れたりすることもあります。また、接続が途中で切れてしまうトラブルが発生する可能性も考えられます。オンライン商談の途中で接続が切れると先方に迷惑をかけてしまうため、回線状況は必ず整えておきましょう。

回線速度が足りないときや普段から接続が不安定という場合には、新たなインターネット回線を導入するのがおすすめです。

7. オンライン商談の環境をより便利にするために用意したい機材

ここまで紹介した機材を揃えれば、不便なくオンライン商談をおこなえます。より快適な環境を求めている人は、さらにいくつかの機材を用意してみましょう。

プリンター・スキャナー

プリンターやスキャナーがあれば、資料をコピーしたいときや原稿をデータ化したいときに便利です。PCと同期できるタイプのスキャナーであれば、取り込んだデータをそのままフォルダに保存することもできます。

ライト

オンライン商談をおこなうデスクにライトを用意しておくのもおすすめです。オンライン商談をおこなう場所が暗いと顔色が悪く見えてしまい、先方にあまりいい印象を与えません。ライトで周辺を照らし出すようにしてからオンラインに接続すれば顔色がよくなり、相手に与える印象が良くなります。

オンライン商談について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

オンライン環境に必要な機材を購入し、快適な環境を整えよう

オンライン商談の準備というと、膨大な機材を用意して環境を整えなければならないという印象があるかもしれません。しかし、実際にチェックしてみると必要な機材は意外と少ないことがわかります。ある程度良い機材を揃えようとすればコストは掛かりますが、ヘッドセットやカメラは数千円台のものでも十分使用できます。

これからオンライン商談を始めるのであれば、快適な環境を整えることをおすすめします。既に使っている機材の性能を確認したうえで、必要に応じて買い足すとよいでしょう。