オンライン商談で実践すべき9つの基本マナー

オンライン商談で実践するべき基本的なマナーを9つ紹介します。

リモートでおこなう商談では、従来の対面商談のように直接的なやりとりができません。スムーズな商談をおこなうためにも、事前の準備段階からやり方を変えていく必要があります。

1. Web会議システムの操作方法を案内する

商談の相手には、事前にWeb会議システムの操作方法を案内するようにしましょう。Web会議が普及したとはいえ、オンライン商談が初めてという人もまだまだ大勢います。

商談で使用する会議ツールの操作マニュアルはあらかじめ用意しておき、商談が決まった段階で相手に共有しましょう。細かな配慮を心がけることにより、商談に対して前向きな気持ちを抱いてもらうことができます。

2. 相手のオンライン環境をヒアリングする

相手方の通信環境について、あらかじめヒアリングしておきましょう。相手方の回線の通信容量が少ない、もしくはWi-Fi（無線LAN）である場合、大容量の資料を共有した際にフリーズする恐れがあります。

相手方の通信環境に不安がある場合、プレゼン資料を動画ではなくイラストに切り替えるといった対策をとることで円滑に商談を進めることが可能です。また、当日になって「Webカメラが使えなかった」などのトラブルが発生しないよう、オンライン商談に必要な機材が揃っているかも確認しておくと安心です。

3. プレゼン資料は事前に共有しておく

商談で使用するプレゼン資料、そのほかの必要な書類は事前に相手へ共有しておきましょう。オンライン商談ではこちらの表情や熱意が相手に伝わりにくく、当日のプレゼンのみで商品の魅力を理解してもらうことは簡単ではありません。

あらかじめ商品の情報を把握したうえで商談に参加してもらうことにより、モニター越しのプレゼンでも商品の魅力がイメージしやすくなります。また、プレゼンも一から商品説明をする必要がありません。

要点だけを改めて説明し、相手からの質疑応答の時間を長くとることでより商品に対する理解を深めてもらうことができます。

4. 当日はリマインドを兼ねて会議ルームのURLを共有する

商談当日は早い段階で会議ルームを作成しておき、メールやチャットで相手にリンク先のURLを共有しましょう。この連絡には相手に商談のリマインドを促すという意味合いもあります。

オンライン商談は場所や時間に囚われず、気軽にセッティングできることがメリットです。一方で、お手軽であるがゆえに予定をキャンセルされやすい、ほかの都合を優先されリスケになりやすいという傾向があります。

予定通り商談をおこなうためには、こちらの熱意や本気度をアピールすることが大切です。早い時間で会議ルームを作成しておくことにより、相手に商談の重要性をアピールすることもできます。

5. 相手よりも先に入室し、相手よりも後に退席する

オンライン商談であっても、自分がホストである場合は相手よりも先に会議ルームへ入室しておきましょう。

退席時も同様で、相手の退出を確認してから自分も退出するようにします。オンラインだからと軽く思わず、誠意のある対応を心がけましょう。

6. 自分の発言以外ではマイクをオフにする

商談中、自分が発言するとき以外はマイクをオフにすることがマナーです。相手が発言しているときに雑音が入り込むと不快な思いをさせてしまうことがあります。

遮音性の高い部屋で商談をしている場合でも、PCの操作音には注意しましょう。とくにキーボードのタイプ音はかなり大きな音を立ててしまうことがあるので、商談中にPCでメモをとる際は必ずマイクをオフにして、音を立てないようにします。

都度マイクのオンオフを切り替えることが面倒という人は、PCの内蔵マイクではなく外付けのマイクを使用しましょう。とくに単一指向性マイクであれば集音範囲を絞ることができるので、キーボード音対策には有効です。

7. 発言の「間」を長めにとる

オンライン商談で発言をする際は「間」を長めにとることを意識しましょう。対面での会議と異なり、オンライン会議では発言のタイミングの見極めが難しくなります。相手が何も言葉を発しないのはプレゼンがつまらないからではなく、発言のタイミングがないだけかもしれません。

自分の発言が終わった際は「以上です」「何か質問はございますか」と付け加えることも忘れないようにしましょう。オンライン商談では双方のコミュニケーションが重要です。緊張しているからといって、ひたすら喋り続けてしまうことのないようにしましょう。

8. 頷きや相槌を大きくする

頷きや相槌のようなリアクションは普段よりも大きくすることを意識しましょう。多くの場合、Web会議の画面で大きく表示させるのはスライドなどのプレゼン資料であり、参加者の顔を隅に小さく表示させる程度です。

小さなモニターのなかで、多少頷いた程度では相手に気付いてもらえません。こちらが発言するときの身振り手振りも同様です。淡々と発言をしているだけでは相手に熱意が伝わりません。相手にもわかる動きを付けることで、アピール力を高めることができます。

9. 商談の時間は「30～40分」を目途にする

オンライン商談の時間は、30～40分を目途に設定しておきましょう。仕事とはいえ、長時間モニターを眺めていることは集中力を消耗します。

時間をかけてじっくりプレゼンをすることは逆効果になってしまうかもしれません。短時間で商談を終わらせるためにも、タイムスケジュールの管理は大切です。

あらかじめ時間配分を決めておき、時間を区切りながら商談を進行させていきましょう。味気ない商談で終わらせないためにも、自己紹介や雑談（アイスブレイク）の時間も事前に組み込んでおくことも大切です。

オンライン商談で注意したい3つのこと

オンライン商談初心者がやってしまいがちな、注意したい3つのことを解説します。場合によっては相手に不快感を与え兼ねないので、十分注意しましょう。

1. 逆光で表情が暗い

自分の後ろ側に光源があると、逆光によって相手のモニターに映る自分の顔が暗くなってしまいます。部屋自体の明るさは十分確保したうえで、窓が後方にあればカーテンを閉める、卓上ライトで顔の前面から光を当てるといった対策が必要です。

顔が薄暗いと相手に自分の表情が伝わらず、プレゼンで好印象を与えることができなくなってしまいます。光の当たり方で相手に与える印象は大きく変わるので、商談の前には自身のモニターでセルフチェックしておきましょう。

2. 背景に生活風景が映ってしまう

自宅からオンライン商談に参加する場合は、背景に生活風景が映らないよう注意してください。洗濯物やゴミが散らかった部屋は、相手に対して失礼な行為になります。

綺麗に片付けていても、リビングや寝室といった生活感のある背景はビジネスの場としては好ましくありません。

オンライン商談ではシンプルなデザインの壁を背景にすることが基本です。味気ないと感じる人は小物や植物を目立たない程度に置いておくのもよいでしょう。それにより雑談のネタが生まれることもあります。

自宅に適切な場所がないという人はバーチャル背景を使用し、生活感が映らないように工夫してください。

3. Webカメラの位置が顔より低い

Webカメラの位置が顔よりも下にあると、自分の顔が下から見上げるアングルでモニターに映ってしまいます。相手からすると見下ろされているようにみえてしまうため、不快感を与え兼ねません。

Webカメラは自分の目線の高さにくるようすると理想的です。ノートPCにカメラが搭載されている場合は、卓上のPC台や厚みのある本などで高さを調節しましょう。

カメラが目線の高さにあればしっかりと正面を向くことができ、また光も当たるので明るい表情を演出できます。

オンライン商談のマナーを実践して業績向上を目指そう

オンライン商談は従来の対面商談と環境が異なるため、慣れるまでは上手くいかないこともあります。そのようなときはこの記事で紹介したオンライン商談のマナーを実践してください。

効率よくオンライン商談が進行できるようになれば、今まで1日5回が限度だった商談が6回、7回と増えていくかもしれません。商談の回数が増えれば、それに応じて業績の上積みも期待できるようになるでしょう。