ウェビナーツールの基本的な使い方5つの手順を解説

ウェビナーを開催するなら、ウェビナーツールの基本的な使い方を把握しておきましょう。ウェビナーツールによっても細かな使い方は異なりますが、まずは、必要な機材を準備し、ウェビナーのスケジュールや内容に合わせて設定をおこないます。そのあと、参加者を招待してウェビナーを開始します。

以下で一般的な手順について解説するので、ぜひ参考にしてください。

1. ウェビナーツールの設定を確認して必要な機材を準備する

ウェビナーを開催する前に、ウェビナーツールの設定やプランを確認しましょう。なお、ウェビナーは無料プランで開催することもできますが、ウェビナーの内容によってはウェビナーツールをアップグレードしたほうがよいケースもあります。

次に必要な機材を準備します。ホスト側は、メインで使うPCと、参加者側の見え方をチェックするためのPCの2台を準備しておくと安心です。

カメラやマイク、スピーカーなども準備しておきましょう。PCにも内蔵されていますが、よりきれいな画質や音声を届けるために専用のカメラやマイクを使うことが重要です。

2. ウェビナーのスケジュール設定をする

システム上、ウェビナーのスケジュールを設定できるウェビナーツールの場合、この段階で設定しておきましょう。開催日時だけではなく、ウェビナーのタイトルや概要なども設定します。必要に応じて、参加者用のパスワード作成も検討しましょう。

3. その他のオプションを設定する

その他のオプションがある場合は、必要に応じて設定しておきましょう。たとえば、参加者に名前やメールアドレスを登録してもらうか、ウェビナー中に質問を受け付けるかどうかなどの設定項目があり、それぞれオン・オフを切り替えられるシステムもあるため、確認しておくことが大切です。

とくに参加者の登録や認証に関する設定には注意しましょう。正しく設定しておかないと、ウェビナーのURLを知っていれば誰でも参加できてしまう可能性もあります。

4. 参加者やパネリストを招待する

ウェビナーのスケジュールなどを設定したら、参加者やパネリストなどを招待しましょう。基本的には、ウェビナーごとにURLが決められているため、コピーして参加者やパネリストに送信すれば問題ありません。

ウェビナーツール上から送信できるシステムもありますが、メールなどに貼り付けて送信しなければならない場合もあります。

5. 開始ボタンを押してウェビナーを開催する

当日は、開始ボタンを押してウェビナーを始めます。設定しておいた開始時間になっても、ホスト側がボタンを押さなければ始まらないシステムもあるため注意しましょう。参加者がウェビナーを視聴する際に承認を求める場合は、承認ボタンなどを押して参加を許可します。

そもそもウェビナーとはオンラインで開催されるセミナーのこと

ウェビナーは「Webinar」と表記され、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を組み合わせた造語です。したがって、ウェビナーツールとは、インターネット上で開催されるセミナーや講義を開催するためのツールを指します。

新型コロナウイルス流行の影響もあり、対面でのセミナーに代わる手段として注目されるようになりました。セミナーだけではなく、採用活動における会社説明会やユーザーへの商品説明会、社員の教育や研修の方法としても活用されています。

ウェビナーの利用料は提供会社によって異なる

ウェビナーを開催する企業が増えたこともあり、さまざまなウェビナーが提供されています。なお、ウェビナーツールの利用料金は提供会社によって異なります。無料で使えるツールもありますが、参加人数や時間の制限があるケースも多いため注意しましょう。

有料ツールのなかにも、初期費用と月額利用料がかかるもの、プリペイド式のもの、従量課金制のものなど、さまざまなタイプがあります。また、オプション機能などを付けることで料金が変わるケースも多いです。さまざまなウェビナーを比較し、自社のウェビナーの頻度などを考慮したうえで最適なウェビナーツールを導入しましょう。

ウェビナーのメリット・デメリット

ウェビナーには、さまざまなメリットやデメリットがあります。大きな会場を借りたり、面倒なセッティングをしたりすることなく、気軽にセミナーを開催できることはホスト側のメリットの一つです。ツールを導入し、PCやカメラを準備するだけで簡単に開催できるため、経費の節減にもつながるでしょう。

参加者側にも、気軽に参加できるというメリットがあります。わざわざ会場へ移動する必要がなく、自宅にいながら話を聞けるため、家事や育児で遠方まで外出できない人も参加しやすいでしょう。

一方、ウェビナーにはデメリットもあるため注意が必要です。参加者が途中で視聴をやめやすいことや、参加者の反応がわかりにくいことは、ホスト側のデメリットといえるでしょう。対面でのセミナーと比較すると、参加者との距離感が生まれるため、途中で飽きられないようにする仕組みをつくることが大切です。

参加者側のデメリットとしては、インターネット環境を整えなければ、快適に視聴できないことが挙げられます。一般的なテキストデータなどと比較すると映像や音声のデータ量は大きいため、電波が弱い場合や契約している回線の速度が遅すぎる場合、声や映像が途切れてしまう可能性もあります。視聴している間にストレスを感じないよう、ある程度の通信環境を整えておくことが必要です。

ウェビナーツールを有効活用する4つのポイント

ウェビナーツールにはさまざまな機能が搭載されているため、有効活用することでより効率的に質の高いウェビナーを実現できます。ここでは、アンケート機能、質疑応答機能、テスト配信、リマインド機能という、ぜひ活用したい4つの機能について紹介します。それぞれのポイントを解説するので、順番に見ていきましょう。

1. アンケート機能を活用して参加者から意見を集める

アンケート機能が付いているウェビナーツールであれば、ウェビナー後に参加者からの意見を集められます。より質の高いウェビナーに改善していくためには、参加者からの意見を参考にすることが欠かせませんが、メールなどで個別に意見を集めると手間がかかってしまうでしょう。

ウェビナーツールに搭載されたアンケート機能を利用すれば、事前に質問を作成しておくことで、ウェビナー後に参加者の画面に表示し、自動的にフィードバックを受け取ることが可能です。システムによっては、選択式や記述式など、さまざまな形式の質問を作成できるため、自由にカスタマイズしながら、自社にとって有益な情報を集められます。

2. 質疑応答機能を利用して議論を活発化する

質疑応答機能が搭載されていれば、ウェビナー開催中にも参加者から意見や質問を受け付けられます。対面でのセミナーとは異なり、ウェビナーでは一方向のコミュニケーションになりがちです。そのため、議論を活発化させることに悩むケースも多いでしょう。

質疑応答機能をうまく活用すれば、参加者が発言する機会をつくれたり、主催者側が質問に答えることで議論を深めたりすることが可能です。ほかの参加者の質問を閲覧かどうか、ほかの参加者の質問に対して追加でコメントできるかどうか、といった点を自由に設定できるシステムもあります。うまく利用すればオンラインで双方向コミュニケーションを実現できるでしょう。

3. 本番前にテスト配信をおこなう

質の高いウェビナーを開催するためには、本番前にテストをおこなっておくことが重要です。実際に使うPCやカメラ、マイクなどをセッティングして、映像や音声に問題がないかチェックしてみましょう。本番中に音割れや映像の乱れなどが発生すると、参加者がストレスを感じてしまいます。最悪の場合、途中で離脱される可能性もあるため注意が必要です。

テスト機能が付いたウェビナーツールであれば、本番と同じ環境を再現して、ホスト側の参加者のみで問題点や改善点をチェックできます。ウェビナーツールの操作方法やボタン配置などを把握しておけば、本番中に焦ることもありません。当日の進行方法やトラブルが発生したときの対処方法などを確認しておくことも大切です。

4. リマインド機能を利用する

リマインド機能が付いているウェビナーツールを利用すれば、ウェビナーの前日などに参加者に対して確認メールを送ることが可能です。メール内容を事前に登録しておけたり、設定した日時に自動で送信できたりするシステムも多いため、ホスト側の手間はかかりません。せっかく集客しても当日参加してもらえなければ意味がないため、リマインド機能をうまく活用するとよいでしょう。

ウェビナーツールを活用して質の高いウェビナーを開催しよう

ウェビナーの需要が高まったこともあり、便利なウェビナーツールが多く提供されています。アンケート機能や質疑応答機能など、セミナーや説明会といったウェビナーを活性化できる機能が搭載されたツールもあります。単にウェビナーツールを導入するだけでなく、便利な機能の使い方をマスターして、質の高いウェビナーを開催しましょう。