ウェビナーはインターネット上でおこなわれるセミナーです。これをおこなうためには、ウェビナー用のツールを利用する必要があります。

ウェビナーツールは非常に種類が多く、それぞれで特徴や月額料金、最大同時接続数などが異なるため、自社で開催予定のウェビナーに合ったものを選んで利用しなければなりません。

本記事では、いくつかの観点からウェビナーツールを選ぶ際のポイントや注意点を解説します。

自社に合ったウェビナーツールを選ぶ際の5つのポイント

ウェビナーツールは非常に豊富なサービスが存在しており、特徴も各ツールで異なります。そのため、実際にウェビナーツールの導入を検討する際に、どのツールを利用するべきかについてなかなか話がまとまらない可能性も考えられます。

搭載されている機能はツールを選ぶ際の重要な要素の一つですが、どれだけ性能が立派なツールを選んでも、自社でうまく利用できなければ意味がありません。自社に合ったウェビナーツールを選ぶ際のポイントとしては、以下のような点が挙げられます。

• ウェビナーツールを導入する目的は明確か
• 予算の範囲内でどのような機能が利用できるか
• 自社で利用しているシステムと連携はできるか
• どれくらいの規模のウェビナーを開催する予定か
• サポート体制は整っているか

それぞれについて、説明します。

1. ウェビナーツールを導入する目的は明確か

ウェビナーツールは、導入さえすればウェビナーに関するすべての課題がクリアになるような、魔法のツールというわけではありません。だからこそ、どのような目的でウェビナーツールを導入してどのように運用しようと考えているのかについて、事前に明確にしておく必要があります。

目的に沿ったツールを導入して想定していたようなかたちで運用できれば、ウェビナーをより効率的かつ効果的におこなうことができるでしょう。

性能こそ高いものの、自社の目的にはいまいち合致しないようなツールでは、宝の持ち腐れになってしまいます。ウェビナーの配信を代行してくれる業者もあるので、そういった業者を利用してウェビナーのサポートをおこなってもらいながら、自社のウェビナーにはどのようなツールが合うかを相談してみるというのも、一つの方法です。

2. 予算の範囲内でどのような機能が利用できるか

ツールを利用するための費用はそれぞれのウェビナーツールで異なります。そして、ツールのなかにはいくつかのプランを設けているものもあります。

ウェビナーツールにどれだけの費用をかけられるかは、それぞれの企業で異なるでしょう。その費用の範囲内でどのような機能が利用できるかについて、各ウェビナーツールおよびプランを比較しなければなりません。

オールインワンタイプですべての機能が利用できるツールの場合は、必要な料金もわかりやすいでしょう。しかし、機能追加で課金されるタイプのツールの場合は、機能の取捨選択をおこなう必要があります。

自社に適したツールおよびプランがあるものの、予算の範囲内ではそのプランを利用できないという場合、まずはそのツールでほかのプランを試してみましょう。

運用についてよい感触を持った段階で、本来利用したかったプランを契約するための予算増額を打診することで、説得力を持った交渉が可能になります。

3. 自社で利用しているシステムと連携はできるか

ウェビナーツールのなかには、外部のシステムと連携できるものもあります。
自社で運用しているシステムと連携できるツールを選ぶことで、得たデータを今後の集客施策に役立てたり、セミナー参加社を効率的に追跡したりすることが可能になります。
ツール自体の性能にそういった部分を加味して考えることで、より自社に合ったツールを選べるでしょう。

4. どれくらいの規模のウェビナーを開催する予定か

開催予定のウェビナーの規模によって、選ぶべきウェビナーツールも変わってきます。
100人規模のウェビナーを開催する予定なのであれば、最大同時接続数が数十人というウェビナーツールは検討候補にならないからです。

最大同時接続数が多くなればなるほど、より大きな規模のウェビナーを開催できるようになります。一方で、最大同時接続数が多いほどかかる費用も多くなる傾向にあります。

「できる限り多くの人が同時に利用できるツールを」という考えでツールを選んでしまうと、費用対効果が見合わない可能性があるので、自社ウェビナーの規模感に合ったものを選ぶように心がけましょう。

5. サポート体制は整っているか

どれだけすばらしい機能が揃っているツールでも、うまく使いこなせなければその真価を発揮させることはできません。
とはいえ、新しいツールを最初から完璧に使いこなすことはなかなか難しいものです。また、使っているなかでトラブルに見舞われてしまうこともあります。

ツールの使い方について質問したい場合や、トラブルに対処してほしい場合などは、ツールのサポートスタッフに連絡したり依頼したりすることになります。そのため、サポート体制が整っているかどうかは非常に重要な要素です。

「万が一、何か起きたとしてもサポートにお願いすれば大丈夫」という安心感があることによって、ツール利用者も不安なくウェビナーを進行できるでしょう。

ウェビナーツールを選ぶときの5つの注意点

ウェビナーツールを選ぶ際には、導入後に快適に利用するために、以下のような点に注意しておくのが望ましいでしょう。

• 無料プランやトライアル期間はあるか
• 接続可能人数はどれくらいか
• 利用するためにアカウントの登録などは必要か
• UIがわかりやすく使いやすいか
• 複数のツールを使い分けるという選択肢はありか

それぞれについて、説明します。

1. 無料プランやトライアル期間はあるか

ツールを契約したはいいものの、いざ使ってみると少し使いにくかったり、思ったほど性能がよくなかったりということは、残念ながらありえます。こういったことを避けるためには、無料プランやトライアル期間を有効活用することが重要です。

無料プランは有料プランよりも利用できる機能が制限されていることが多いですが、使用感に関しては大きな違いはありません。トライアル期間が設けられているツールに関しては、その期間内で本契約をするかどうかの判断を下すことができます。

無料プランもトライアル期間もないツールに関しては、事前にしっかりと情報収集をしたうえで、契約すべきかどうかを慎重に判断しましょう。

2. 接続可能人数はどれくらいか

先ほども少し触れましたが、接続可能人数はウェビナーの規模に大きく関わります。開催予定のウェビナーの参加者を上回るだけの接続可能人数を備えていなければ、当日利用できない可能性も出てくるでしょう。ツールによっては、月単位で利用プランを変更できるものもあるので、開催する予定のウェビナーの規模に合わせたプランに、適宜変更するという方法も考えられます。

ただ、必ずしもすべてのツールでそういった対処が可能なわけではありません。そのため、ウェビナーの最大キャパシティーをまかなえるだけの接続可能人数を備えたツールを選んでおくのが無難です。

3. 利用するためにアカウントの登録などは必要か

利用に際して、アカウント登録をおこなわなければならないツールとそうでないツールがあります。前者は、セキュリティ面などでは安心できることが多く、後者は設定などの手間を省くことができます。

また、ウェビナー参加者の視点からすると後者のほうが気軽に利用できるので、ウェビナー参加への敷居が低くなることは間違いありません。既存顧客に対してではなく、新規顧客や不特定多数のターゲットに向けてウェビナーを開く場合は、後者を利用するほうが効果を挙げやすいといえるでしょう。

4. UIがわかりやすく使いやすいか

UIのわかりやすさや使いやすさは、ウェビナー主催者の円滑な進行やウェビナー参加者の満足度に大きく関わります。ボタンやアイコンなどは、見ただけでどのような機能を持っているのか把握できるぐらいが望ましいでしょう。多くの参加者が予定されるウェビナーで使われるツールは、できるだけシンプルなものがおすすめです。

こういったUIに関しては、事前に情報収集をする過程でわかることもあれば、無料トライアル期間で確認できることもあります。ウェビナーを開催する際は、少なくとも主催者側のスタッフはツールの操作に関して問題なく説明できるぐらいまでに、事前に習熟しておくことを心がけましょう。

5. 複数のツールを使い分けるという選択肢はありか

大小さまざまなウェビナーを開催する場合、それぞれのウェビナーで利用するツールは、必ずしも同じものでなければならないとは限りません。大人数が参加する録画配信型のウェビナーと、少人数かつ双方向でのやりとりをすることができるリアルタイム配信型のウェビナーでは、適しているツールは異なります。

予算の関係もあると思いますが、複数のツールを契約しても問題なさそうなのであれば、ウェビナーの規模や内容などに合わせてツールを使い分けるという選択肢も出てくるでしょう。

ウェビナーツールはそれぞれの特徴を把握したうえで最適なものを選ぼう

ウェビナーツールは非常に種類が多く、それぞれで特徴や強みとしている点が異なります。無料で利用できるものもあれば大人数での接続が可能なものもあれば、外部システムと連携できるものもあります。

ウェビナーツールを選ぶ際には、どのような目的でツールの導入を考えており、どのような機能を重視するのかなどについて、事前にしっかりと考えておかなければなりません。そういった点を明確にしてはじめて、自社で開催するウェビナーに最適なウェビナーツールを選ぶことが可能になるでしょう。