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Web会議でのよくあるトラブルとその解決策を詳しく解説

Web会議システム

2023.08.25

2023.08.25

オンラインでの商談やミーティング、ウェビナー配信など、さまざまなビジネスシーンでWeb会議システムが活躍しています。しかし、Web会議システムを導入した多くの企業が「カメラ・映像が映らない」「マイク・音声が聞こえない」など、Web会議のトラブルに遭遇しています。Web会議のトラブルは、原因がわかれば簡単に対処可能です。本記事では、Web会議で発生しやすいトラブルやその解決策や予防策を解説します。

Web会議でのよくあるトラブル4例

Web会議中のトラブルにはどんなものがあるのでしょうか。たとえば「会議ルームに接続したら、パソコンの画面が真っ暗になった」「スピーカーのノイズがうるさくて、参加者の声が聞こえない」といった経験をしたことがある方は多いでしょう。

Web会議で起きやすいトラブルは、次の4つに分けられます。

  • カメラ・映像が映らない
  • マイク・音声が聞こえない
  • エコー・ハウリングが起こる
  • 通信が安定しない・回線速度が遅い

ここでは、それぞれのトラブルの原因や背景について見ていきます。

1. カメラ・映像が映らない

Web会議中によくあるトラブルの一つに、会議ルームにアクセスしたものの、画面が真っ暗で映像が映らないというケースがあります。

Web会議システムには、カメラの映像を映す「ビデオの開始/停止」ボタンがあります。ビデオが停止状態ではないにもかかわらず映像が映らない場合、使用中のパソコン内蔵カメラや外付けのカメラに問題があり、パソコン側から認識されていない可能性があります。

2. マイク・音声が聞こえない

Web会議を開始したものの、自分や相手の声が聞こえないのもWeb会議によくあるトラブルです。「周辺環境の雑音で声がかき消される」「声がとぎれとぎれに聞こえる」といったトラブルではなく、音声がまったく聞こえない場合、使っている周辺機器に問題がある可能性があります。

Web会議の通話に関連する周辺機器は、音声を電気信号に変換するマイクと、電気信号を音声に変換するスピーカー、ヘッドセットなどの音響機器です。音声が聞こえない場合は、Web会議に使用しているマイクやスピーカー、ヘッドセットを点検しましょう。

3. エコー・ハウリングが起こる

マイクの音声は聞こえるものの「自分の声がやまびこのように聞こえる(エコー)」「ブーン、キーンと不快なハウリングが発生する」といったトラブルが発生するケースもあります。こうしたトラブルも、Web会議に使うマイクやスピーカーなどの周辺機器が原因である場合が大半です。

エコーやハウリングは、自分のスピーカーから流れた音声をマイクが拾い、音が何度もループすることで発生します。すぐにとれる解決策は、マイクとスピーカーの距離を離すことです。また、同じWeb会議の参加者が側にいる場合も起こりえます。参加者同士距離を取るか、1つのマイクやスピーカーのみをオンにしましょう。

4. 通信が安定しない・回線速度が遅い

複数の拠点を結ぶ大規模なWeb会議に多いのが「通信が安定しない」「回線速度が遅い」といったトラブルです。Web会議の同時参加人数が増えるほどネットワーク環境に負担がかかり、通信速度が悪化しやすくなります。

通信速度が悪化すると「相手の話し声がとぎれとぎれになる」「映像が何度も止まってしまう」といった事象が発生します。あまりに症状がひどいとスムーズな会議進行ができなくなるため、ネットワーク環境の見直しが必要です。

【原因別】Web会議のトラブル解決策4つ

多くの場合、Web会議で起きるトラブルは原因が共通しています。Web会議のトラブルの解決策を学ぶことで、万が一会議中にトラブルが起きても、その場で冷静に対応可能です。

Web会議で起こりやすいトラブルとして、以下の4つが挙げられます。

  • カメラ・映像
  • マイク・音声
  • エコー・ハウリング
  • 通信・回線速度

それぞれのトラブルが発生した時の対処法を紹介します。

【カメラ・映像】Webカメラの設定やスイッチを確認する

Web会議中にカメラや映像が映らない場合、使っているカメラの設定や接続状態を確認しましょう。

まずはWeb会議システムの設定画面を開き、使用中のカメラが認識されているかどうかを確認します。パソコン側にカメラが認識されていない場合、使っているカメラの種類によって2つの対処方法があります。

内蔵カメラを使用する場合は設定の確認を

ノートパソコンなどに内蔵されたタイプのカメラの場合、パソコンの設定によって、Web会議システムのアプリケーションがカメラにアクセスできない状態の場合があります。

OSがWindows10のパソコンの場合、[スタート]ボタンから[設定]、[プライバシー]、[カメラ]の順に選んで、[アプリがカメラにアクセスできるようにする]がオンになっているかチェックしましょう。すでにオンになっている場合、アプリケーションエラーでカメラが読み取れない場合もあるため、パソコンの再起動を試してください。

外付けカメラを使っている場合スイッチの確認を

USBなどで外付けするタイプのカメラの場合、USBポートの接続状態に問題がある可能性があるため、再接続すれば問題が解決することがあります。

また、意外な盲点なのがWebカメラのスイッチです。物理スイッチでカメラをオン/オフを切り替えるタイプのカメラの場合、スイッチがオフになっている可能性があります。

【マイク・音声】マイク・スピーカーの接続状態を確認する

Web会議中に音声が聞こえない場合も、使っている周辺機器(マイクやスピーカーなど)の接続状態を確認します。まずは、パソコンやWeb会議システムの設定画面から、自分が使っている周辺機器と同じ名称のものが認識されているか確認しましょう。

Web会議用のマイクやヘッドセットではなく、PC内蔵のものが認識されているケースが少なくありません。

【エコー・ハウリング】「エコーキャンセラー」の機能を使う

Web会議中にエコーやハウリングが発生する場合、マイクとスピーカーの位置を離して、スピーカーの音をマイクが拾わないようにします。それでも問題が解消されない場合、使っているヘッドセットなどにエコーやハウリングを防ぐ「エコーキャンセラー」の機能があるか確認し、オンにしましょう。

もし、エコーキャンセラー付きの音響機器を使っていない場合は、音のボリュームを下げることで、少しでもエコーやハウリングを減らせます。

【通信・回線速度】インターネットの接続先を切り替える

通信や回線速度が安定しない場合、インターネットの接続先を見直しましょう。無線でインターネットに接続している場合は、有線でのインターネット接続に切り替えることで、問題を解決できます。

有線でのインターネット接続ができない場合は、Web会議システム側の設定から映像の解像度を下げることで、無線接続でも通信が安定しやすくなります。

Web会議のトラブルを未然に防ぐには?2つの予防策を紹介

Web会議中にトラブルが起きると、対応に時間が取られ、会議の進行に影響が出ます。また、自分ではなくほかの参加者にトラブルが起きた場合、なかなか解消できないケースも少なくありません。

とくに通信環境のトラブルの場合、ヘルプを出すのも困難です。そこで、Web会議中にトラブルを起こさない予防策も大切です。Web会議の参加前に実践したいトラブル対策を紹介します。

Web会議に参加する場所を工夫しよう

Web会議でよくある音声や映像のトラブルは、使用する周辺機器の問題のほか、会議に参加する場所の騒音やノイズ、通信環境によっても発生します。たとえば「音が聞こえにくい」「声を拾いにくい」場合は、Web会議をおこなう場所が広すぎ、マイクやスピーカーの集音能力が不足しているケースがあります。

Web会議に参加する場所を工夫すれば、音声や映像のトラブルを未然に防ぐことが可能です。自宅や社内のスペースでWeb会議に参加するのが難しい場合は、コワーキングスペースやレンタルオフィス、個室型ワークスペース、ホテルのテレワークプランなどを活用することで、快適な通話が可能です。

ネットワークインフラを見直そう

Web会議でよくある通信速度のトラブルは、ネットワーク環境の整備が不足していることが原因です。Web会議の音声や映像が途切れる原因は、使用するインターネットの帯域幅の不足かもしれません。

Web会議を頻繁に開催する企業の場合は、ネットワーインフラを見直し、十分な帯域幅を確保できる光回線やブロードバンド回線を導入することで、会議中の予期せぬ通信切断を防げます。

Web会議のトラブルは解消方法を知っていれば対応できる

Web会議でよくあるトラブルの多くは、原因や背景がはっきりしています。「通信環境の見直し」「周辺機器の接続状態のチェック」といった対処法を原因別に知っておくことで、いざ問題が発生しても冷静に対処することができます。

また、Web会議のスムーズな進行のため、トラブルを発生させないICT環境づくりや、運用ルールの整備もおこないましょう。

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