Web会議の文字起こしツールの活用方法

Web会議の文字起こしツールは、ビジネスのさまざまなシーンで活用できます。一般的に知られている場面だけでなく、意外なシーンでも役に立つ場合があるので、ビジネスをより効率化するためにも、文字起こしツールの活用方法を一通りチェックしてみましょう。

ここではWeb会議の文字起こしツールの活用方法を3つ紹介します。

1. Web会議の議事録を作成する

最も一般的な活用方法は、Web会議の内容を文字起こしして、議事録を作成することです。議事録は会議で議論した内容や決定事項を記載して参加者全員で情報を共有したり、あとから内容を見直して変更や改善の余地がないか確認したりするのに欠かせない文書です。

通常、議事録を作成するには、録画した会議の内容をチェックしながら、手動で文字起こしするという大変な作業が必要でした。

Web会議の文字起こしツールを利用すれば、音声認識機能によって自動で会議の内容を文字起こしできます。文字起こしした内容はテキストファイルとして保存されるので、その場でWeb会議の参加者にデータ送信し、議事録の配布に代えることもできます。

2. 商談時の記録を取る

顧客や取引先とWeb会議で商談をおこなう際、相手のニーズや要望を的確に把握することは非常に重要なポイントです。ただ、商談中にメモを取っていると、相手との対話になかなか集中できず、上の空になってしまう恐れがあります。

Web会議の文字起こし議事録ツールを活用すれば、対話内容の記録をツールがおこなってくれるので、自分は目の前の商談に専念することができます。文字起こしした内容は自分の反省材料にしたり、上司への報告に使ったりなど活用できます。

3. 新人教育に活用する

ベテラン社員の商談ノウハウやテクニックは、新人教育における生きた教科書となります。通常ならベテラン社員の商談に同席し、その様子を観察してノウハウを修得する必要があります。Web会議の文字起こしツールを利用すれば、ベテラン社員の商談記録を手軽に新人教育に活用できます。

Web会議の文字起こしツールの選び方

Web会議の文字起こしツールにはいろいろな種類があり、それぞれ特徴や機能が異なります。適当に選んでしまうと、自分のニーズと合わなかったり、議事録をうまく作れなかったりする恐れがあるので、慎重に検討する必要があります。

ここではWeb会議の文字起こしツールを選ぶときのポイントを3つ紹介します。

1. 音声認識機能の精度が高いかどうか

Web会議の文字起こしツールは、音声認識機能によって会議の内容を読み取り、テキストに変換する仕組みになっています。そのため、会議の内容を正確に文字起こしできるかどうかは、音声認識機能の精度によって大きく左右されます。とくに専門用語が多く飛び交うようなWeb会議で音声認識機能の低い文字起こし議事録ツールを使用すると、認識ミスによる誤字が頻発し、結局手作業で文字起こしすることになりかねません。

文字起こしツールの音声認識機能の精度は、それまでの実績をチェックしたり、無料プランを利用したりして確認できます。複数のツールをじっくり比較検討しましょう。

2. 使い勝手が良いか

文字起こしツールの使用方法は製品によって異なります。とくに初めて文字起こしツールを利用する人は、直感的に操作できるシンプルかつ使いやすいツールを選ぶのがおすすめです。また、作成した議事録を手軽に編集できるかどうかも事前にチェックしておきましょう。

3. 無料版と有料版の選び方

文字起こしツールには、無料で使えるものと、有料で使えるものの2種類があります。文字起こしだけなら無料版でも十分ですが、Web会議ツールとの連携やファイル管理機能などを求める場合は、有料版の利用も検討しなければなりません。プラン料金が高いほど、多種多様な機能を使えるようになるものの、利用シーンや目的によっては機能を持て余してしまうこともあります。

まずは自分がどんな目的で文字起こし議事録ツールを使うのかを明確にし、必要な機能を備えたプランを選択しましょう。

文字起こしツールを使えばWeb会議の効率を向上できる

Web会議でミーティングや商談などをおこなうときは、会議の内容を自動で文字起こししてくれる文字起こしツールを使うと便利です。録画や録音を視聴して手動で文字起こしするという手間を削減できるので、Web会議の効率がぐんと向上します。

単純に議事録の作成だけでなく、商談の振り返りや新人教育など、幅広いシーンで活用できるので、Web会議をビジネスに利用するのなら、文字起こしツールの併用をおすすめします。