Web会議はカフェからでも参加できる？メリットやデメリットを比較

昔から、カフェはテレワーカーやノマドワーカーの仕事場として使われてきました。フリーWi-Fiやコンセントを利用できる店舗であれば、Web会議に参加する際の環境は確保できるでしょう。ただし、Web会議でのカフェの利用にはメリットがある一方で、デメリットもいくつかあります。Web会議の目的や内容によっては、カフェでの参加が不適切なケースもあります。

ここでは、Web会議の参加場所としてのカフェの特徴や、メリット・デメリットを紹介します。

カフェが「Web会議によく使う場所」の第3位にランクイン

テレワークやリモートワークの需要増加に伴い、カフェでWeb会議やオンライン会議をする人が増えています。スペースマーケット社が実施した意識調査によると、20代から60代までの会社員480人のうち「カフェ・喫茶店」を利用したことがある人は全体の25.7％でした。［注1］

カフェは利用料金が比較的安く、Wi-Fiスポットが存在する店舗であれば、Web会議に参加することができます。しかし、カフェでのWeb会議への参加に抵抗感を感じる人も少なくありません。同調査によると「不特定多数が集まる場所」でWeb会議をすることに対し、全体の95.3％の人が情報漏洩のリスクを感じています。

また、情報漏洩を防ぐため、86.1％が「近くに人がいる席を避ける」、79.4％が「会社名・製品名など特定されやすい言葉を伏せる」といった対策を実施しています。カフェでのWeb会議への参加には、メリットだけでなくデメリットもあります。カフェを利用する前に、メリット・デメリットを比較することが大切です。

Web会議にカフェから参加する4つのメリット

まず、Web会議にカフェから参加するメリットはどこにあるのでしょうか。Web会議に参加する場所としてのカフェは利用コストが安く、無料のWi-Fiスポットを利用できるのが強みです。また、カフェはターミナル駅の近くなど立地がよい店舗が多く、突発的なオンライン商談やミーティングにも対応することができます。

ここでは、Web会議にカフェから参加するメリットを4つ紹介します。

• 利用時間あたりのコストが安い
• Wi-Fi設備が整っている店舗が多い
• 立地がよく、駅チカの店舗が多い
• 個室や半個室のブース席が利用できるケースもある

利用時間あたりのコストが安い

カフェの利用には、コワーキングスペースやレンタルオフィスなどと違い、利用料金がかかりません。飲食代のみで座席を利用できるため、カフェには利用時間あたりのコストが安いというメリットがあります。外出先でWeb会議に参加する頻度が多い場合は、利用コストが安価なカフェを選ぶのもおすすめです。

Wi-Fi設備が整っている店舗が多い

Web会議に参加するには、Wi-Fiをはじめとしたインターネット環境が必須です。大手チェーンのカフェでは、利用者が無料で使用できるWi-Fiスポットを設置しているケースが多いです。また、大手チェーン以外でも、店内にWi-Fiスポットを設置する店舗は増えており、利用者は無料でインターネットを利用できます。そのため、自宅から離れた場所で仕事したい場合などは、近くのカフェを利用すればWeb会議に参加できます。

ただし、店舗のインターネット環境によってはWi-Fi回線が安定しておらず、Web会議の映像が途切れがちになるケースもあるため注意が必要です。

立地がよく、駅チカの店舗が多い

とくに大手チェーン店のカフェは、繁華街やターミナル駅の近くなど、立地がよい場所に店舗を出店しています。そのため、外出先で突発的な商談やミーティングが発生しても、カフェを利用すればすぐにWeb会議へ参加可能です。

個室や半個室のブース席が利用できるケースもある

店舗によっては、在宅勤務やテレワークへの需要に応えて、個室や半個室、ブース席などの事前予約が可能なプランを提供している場合があります。テレワーク目的でカフェを利用する場合は、事前に店舗のホームページなどを確認し、座席予約が可能か確認しましょう。

Web会議にカフェから参加する3つのデメリット

一方、Web会議にカフェから参加することにはデメリットもあります。カフェは不特定多数の人が出入りするため、周囲の人への配慮や、情報漏洩対策が必要です。

Web会議へ参加する前に、次の3つのデメリットを知っておきましょう。

• トラブル防止のため、そもそも通話禁止の店舗も
• 騒音が避けられない
• 不特定多数の人が出入りし、セキュリティリスクが高い

トラブル防止のため、そもそも通話禁止の店舗も

店舗によってはトラブル防止のため、通話が禁止されているケースがあります。携帯電話での通話だけでなく、Web会議の参加などのボイスチャットも禁止されている店舗も少なくないため、事前に必ず店舗のルールを確認しましょう。また、通話が禁止されてないにしても、カフェに居合わせた人たちから迷惑がられることもあるでしょう。公共の場であることを理解しておかなければなりません。

騒音が避けられない

カフェは、人と会って話したり、すきま時間を過ごしたり、さまざまな目的で利用されます。コロナ禍をきっかけに、テレワークスペースを設けているカフェもありますが、多くの場合は、その目的で利用されていません。そのため、静かな場所でWeb会議をしたいと思っても、スタッフや客の声、車・電車などの音、店内のBGMなど意図しない音声が入り込み、Web会議の進行が阻害される可能性があります。

不特定多数の人が出入りし、セキュリティリスクが高い

カフェは、不特定多数の人が訪れる場所となります。そのため、店内でのWeb会議は、内容が盗み聞きされたり、PCの画面を盗み見されたりという情報漏洩のリクスがつきまといます。

また、データ端末や、資料などを置き忘れるという可能性もあるでしょう。自宅やオフィスであれば、これらのリスクは軽減されるものの、カフェという環境ではどうしてもセキュリティリスクが高くなっていしまいます。カフェといってもさまざまあるので、このような観点からWeb会議に適した環境であるか、見極めが必要となります。

Web会議にカフェから参加する際の4つの注意点

Web会議にカフェから参加するとき、気をつけなければならない点がいくつかあります。「設備を長時間占有しない」「音がうるさくないよう、周囲の人に配慮する」「セキュリティリスクに注意し、情報漏洩対策を実施する」など、マナーやルールを守ることで、Web会議をおこなうこともできます。

ここでは、Web会議にカフェから参加する際に注意したい4つのポイントを紹介します。

1. 電源やコンセントなどの設備を占有しない

電源やコンセントなどの設備を自由に利用できるカフェの場合、モバイル機器やノートPCの充電が切れる心配がなく、Web会議への参加に便利です。

しかし、カフェの電源やコンセントの数は限られており、店舗の立地や利用時間帯によっては、大勢の利用者が座席に集中しているケースが少なくありません。Web会議への参加のため、電源やコンセントなどの設備を長時間占有すると、ほかの利用者に迷惑がかかります。場合によってはトラブルに発展する可能性もあるため、カフェの設備はなるべく占有せず、必要なときに必要なだけ利用するように注意しましょう。

2. カフェでは「音」に配慮しよう

Web会議中は、自分や通話相手の話し声はもちろん、ノートPCの打鍵音や操作音など、さまざまな音が発生しています。声量や騒音があまりにも大きい場合、ほかの客の迷惑となったり、店舗から注意を受けたりするケースがあります。カフェでWeb会議に参加する場合は、周囲の人のことを考えて「音」に配慮することが大切です。

また、カフェの利用客だけでなく、通話相手への「音」の配慮も欠かせません。カフェの客層や時間帯によって、子連れやグループ客が来店している場合があります。Web会議中にマイクが周囲の騒音や話し声を拾い、相手に不快感を与えてしまう可能性があるため「自分の声だけを拾う単一指向性のマイクを使う」「機密性が高いヘッドセットを使う」といった騒音対策が必要です。

3. 盗み見や盗み聞きのリスクに注意が必要

カフェは公共の場であり、毎日不特定多数の人が出入りしています。カフェでWeb会議に参加する場合は、背後を通った人による「パソコン画面の盗み見」や、近くの席の人による「会話内容の盗み聞き」のリスクに注意が必要です。相手に悪気がなくても、個人情報や機密情報に当たる情報が偶然聞こえてしまうケースもあります。漏洩した社内情報がSNSなどに書き込まれ、拡散される恐れもあります。

カフェでWeb会議に参加するときは、目に見える範囲だけでなく、周囲や背後にも気を配りましょう。パソコンの覗き見対策としては、パソコン画面を見づらくする「プライバシーフィルター」を貼るのも効果的です。

4. カフェのフリーWi-Fiにはセキュリティリスクも

誰でも利用できるフリーWi-Fiには、セキュリティリスクがあります。とくに注意が必要なのは、店舗や施設が提供するフリーWi-Fiを装う「偽のWi-Fi」です。偽のアクセスポイントに誤って接続すると、最悪の場合、情報漏洩につながる恐れもあります。偽のアクセスポイントは、一見すると気づきにくいのが特徴です。フリーWi-Fに接続し、社内システムにアクセスするときは安全性の高いVPNを利用するなど、セキュリティ対策を実施しましょう。

Web会議に参加するときにおすすめの場所4選

ここまで、Web会議にカフェから参加した際のメリットやデメリット、参加時の注意点をお伝えしました。カフェのほかにも、外出先やオフィスの外でWeb会議が可能な場所はいくつかあります。

カフェと違って不特定多数の人が出入りせず、個人情報が保護される場所もあるため、Web会議の目的に合わせて場所を選びましょう。ここでは、Web会議への参加におすすめの場所を4つ紹介します。

施設の種類	セキュリティ	防音	Wi-Fi/コンセント	コスト	立地	予約
個室型ワークスペース	○	○	○	△	○	○
コワーキングスペース	△	△	○	△	△	-
ホテル	○	○	○	×	○	○
カラオケボックス	○	○	△	○	△	○

 

1. 個室型ワークスペース

個室型ワークスペースは、近年のテレワークやリモートワークの需要増加に伴い、急速に増えているワークスペースの一種です。個室型ワークスペースは机や椅子はもちろん、Wi-Fiやコンセントなどを完備しているため、Web会議が可能です。

また、周囲が密閉された電話ボックスタイプのワークスペースなら、不特定多数の人物による盗み聞きや盗み見のリスクがなく、セキュリティ面でも安心できます。個室型ワークスペースは駅構内や大型商業施設、市役所などに設置されていることが多く、出先や外出先で気軽に利用できるのも大きな強みです。

個室型ワークスペースの代表例が、JR東日本の運営する「STATION WORK」です。JR東日本の管轄の駅構内に設置されており、利便性が高いのが特徴です。Wi-Fi、コンセント、モニターなどを完備しているため、ノートパソコンさえあればすぐにWeb会議が始められます。STATION WORKの利用料金は15分250円とリーズナブルなため、電車で移動するサラリーマンを中心に愛用者が増えています。

2. コワーキングスペース

コワーキングスペースとは、「一緒に働く（Coworking）」という言葉の通り、ユーザーが共同で使うためのシェアオフィスです。
時間当たりの料金を支払うドロップインプランのコワーキングオフィスが多く、外出先でWeb会議の必要が生じたときにすぐ利用できます。一般的に利用コストはカフェよりも割高ですが、コワーキングスペースはビジネス向けの設備が整っているため、よりWeb会議に向いた場所です。Wi-Fi通信の暗号化をおこなうなど、フリーWi-Fiのセキュリティ対策を実施するコワーキングスペースも増えています。

ただし、カフェのように不特定多数の人が出入りするため、盗み見や盗み聞き対策が必要です。

3. ホテル

新型コロナウイルス感染症による客数減のため、ビジネスホテルが空室を仕事場としてテレワーカー向けに提供するテレワークプランを導入しています。電源やコンセントはもちろん、Wi-Fiスポットも設置されているため、Web会議への参加場所としても活用可能です。

ただし、一般的な宿泊料金よりは安価なものの、カフェよりも利用コストがかかります。その代わり、ビジネスホテルのテレワーク向けプランは原則個室が使えるため、不特定多数の人が出入りせず、セキュリティ面で優れています。情報漏洩への配慮が必要なWeb会議を実施するなら、ビジネスホテルのテレワーク向けプランを利用するのも選択肢の一つです。

4. カラオケボックス

ビジネスホテルと同様、新型コロナウイルス感染症による客数減に伴い、テレワーカー向けに個室を提供するカラオケボックスが増えています。
カラオケボックスのテレワークプランは、カフェのように利用時間当たりのコストが安価なのが特徴です。店舗によっては、通常利用のときのようにドリンクサービスが利用できるケースもあります。カフェと違い、周囲が密閉された個室を利用できるため、不特定多数の人が出入りするリスクがありません。

また、カラオケボックスは全国各地にあり、さらに電話やホームページでいつでも個室を予約できるため、必要なときに必要なタイミングで利用できるのが強みです。ただし、カラオケボックスは騒音が多く、人によっては仕事に集中できないケースもあります。

Web会議はカフェでも参加可能！周囲の人への気配りやセキュリティ対策を

外出先で急な商談やミーティングが発生したときは、Wi-Fiや電源を完備したカフェも選択肢の一つです。カフェでWeb会議に参加するときは、パソコン画面の覗き見や会話内容の盗み聞きに注意しましょう。また、フリーWi-Fiのセキュリティリスクにも注意が必要です。カフェのほかにも、Web会議システムに適した場所はあります。Web会議の内容や目的に合わせ、最適な場所を選びましょう。

 

［注1］【働き方調査】2人に1人が外出先でのオンライン会議の経験有。約7割が自分の仕事に関連する話、聞いてしまう。95.3％が情報漏洩リスクを実感。｜スペースマーケット