オンライン商談とは？Web会議との違いは？

オンライン商談とは、その名のとおりオンラインで取引先と商談をおこなうことを指します。

Web会議システムを用いてもオンラインで商談がおこなえそうですが、オンライン商談とWeb会議にはいくつかの違いがあります。ではその違いについて見ていきましょう。

1対1の対話が基本

Web会議の場合、複数の参加者が同時にアプリケーションなどを用いて話し合いをおこなうのが一般的です。Web会議システムの中には数百人が同時に参加できるものもあり、かなり大規模な会議・イベントが開催できる製品も販売されています。

しかしオンライン商談では、基本的に1対1の話し合いになるでしょう。通常の商談がインターネット接続を用いておこなわれるだけなので、大勢の参加者がいるのは極めてまれなケースです。そのためWeb会議よりもオンライン商談の方が落ち着いた雰囲気でおこなうことができるでしょう。

音声が高品質

インターネット回線を使ってWeb会議システムを利用すると、音声が途切れてしまったり音質が悪くなったりするのは避けられないトラブルです。参加者の人数が多くなればなるほどトラブルも増えるでしょう。

しかしオンライン商談では参加人数が少なく、電話による通話を用いる製品もあるので高品質な音で商談をおこなうことができます。社内の人間だけであれば音質が悪くてもそれほど大きな問題にはならないかもしれませんが、重要な取引先とのオンライン商談ではスムーズに会話できなければなりません。

商談では商品の価格や納期など、重要な決定事項をやり取りすることも多いので、音声が安定していることが必須条件です。オンライン商談とWeb会議とでは、求められる音質や画質が異なるのです。

スクリプトや文字起こしなどの機能

Web会議システムのなかには、会議の内容を記録するための録画・録音機能が付いているものもあります。会議の内容を録画・録音しておけば、あとで見返すこともできるので会議で決定したことをスムーズに実行に移すことができます。

オンライン商談でも商談の内容を記録に残すことが必要となりますが、Web会議システムよりも求められる機能はより高度になります。

たとえばオンライン商談システムではスクリプトを画面に表示できるものがあります。スクリプトがあれば、商談を予定通りに進めることができるとともに、取引先に提示する条件を忘れてしまったり間違えてしまったりするリスクを減らすことができます。加えて商談の内容を自動的に文字起こししてくれる機能が搭載されているオンライン商談システムも存在します。

Web会議は多くの場合、社員だけでおこなうため、Web会議の内容を気軽に確認することができます。しかしオンライン商談は取引の内容を忘れて取引先に確認するような状況になれば、ビジネスパーソンとして、あるいは会社全体としての信用にかかわります。

そのためオンライン商談システムでは、内容をしっかりと記録するための機能や商談を予定通りに進めるための機能が必要となるのです。

これからの時代にオンライン商談が求められる理由

オンライン商談システムはここ数年で急速に広まった商談の方法です。しかし今後はさらにオンライン商談が普及していき、多くの企業が採用することになるでしょう。ではなぜオンライン商談がこれからの時代に必要となるのか、その理由を分析します。

大幅な経費の削減

まず大きな理由として挙げられるのが、経費の削減です。今はほとんどの企業が経費削減に取り組んでいるでしょう。少しでも削れる経費があれば、できるだけ無駄の内容に経費を使うのが常識です。その点でオンライン商談には多くのメリットがあります。

まずオンライン商談を利用すれば、社員が取引先に行く手間が省けます。社員が取引先まで行くためには交通費がかかり、場合によっては宿泊費も必要でした。さらに取引先に手土産を持って行くのであれば、手土産代も必要だったでしょう。商談をおこなう場所が必要な場合には会議室を押さえ、賃料を支払わなければなりません。

オンライン商談を利用すれば、こうした費用をすべて削減することができます。社員はどこかに移動する必要はなく、出張する必要もありません。自分が座っているデスクから取引先に連絡することができるので、手土産も必要なくなります。

結果的にかなりの経費を節約できるようになるでしょう。経費を削減して利益を大きくすることが求められている現在、オンライン商談は時代の流れに合っているといえるのです。

容易なスケジュール調整

従来の商談は、スケジュールの調整が大きな負担となっていました。営業担当者と取引先双方にとって都合のよい商談の場所と時間を決め、どちらか、あるいは両方が時間どおりにその場所に行かなければなりません。もし連絡がうまくいかなければ、時間や場所の認識に違いが生じスムーズに商談を始められないということもあったかもしれません。

しかしオンライン商談ではそうした心配が一切ありません。自分のパソコンからオンライン商談システムが利用できるので、ちょっとした空き時間に商談を進めることができます。商談したい日に、移動を含めた時間を取ることはできなくても、オンライン商談のためのわずかな時間であれば対応できるという営業担当者はいるかもしれません。

オンライン商談であれば商談をおこなう場所を間違えてしまうということは絶対にありませんし、日程・時間も調整しやすいでしょう。多くの社員が多くの業務を抱えていることが多い現在、スケジュール調整が容易におこなえるオンライン商談はとても便利な商談の方法なのです。

商談数の増加

営業担当者にとって、多くの商談をこなすことは成果に直結する非常に重要な要素です。商談を多くおこなうことができれば成約数も増え、実績や評価につながるでしょう。

現在は年功序列がそれほど重視されなくなり、成果主義を導入している企業も増えてきました。営業担当者にとっては、いかに多くの取引先と商談をおこなって成果を出すかを気にしなければならなくなっているのです。

その点でオンライン商談には大きなメリットがあります。オンライン商談には移動時間がありません。そのため、商談数を大幅に増やすことが可能となるのです。

これまでは自社からある取引先に移動して商談をおこない、そのあとで別の取引先に移動しなければなりませんでした。取引先同士の距離が遠ければ、勤務時間のかなりの割合を移動時間に割かなければならなかったでしょう。

オンライン商談を利用すれば、移動時間をすべてカットすることができます。移動時間が削減できる分、1日でより多くの取引先との商談をこなすことが可能となるでしょう。オンライン商談によって営業担当者が多くの成果をあげられれば、企業も多くの利益につながるのです。

遠隔地の顧客の獲得

どの企業にとっても、新規顧客の開拓は非常に重要な課題です。とくに地方の中小企業の場合、遠隔地にある企業を新規顧客として開拓するのは決して簡単なことではありませんでした。営業をおこなうとしても、見合った利益が得られるとは限りません。

さらに取引先の企業が遠方の場合、自社の商品を紹介したり、ニーズを的確に把握したりするのが難しく、地元や近隣にある企業に絞って営業していた会社も多かったのです。

しかしオンライン商談によって、新規顧客を得られる可能性のある範囲が大幅に広がりました。インターネット接続さえあれば、営業担当者は出張することなく新規顧客の開拓に励むことができます。より多くの企業と商談がおこなえるようになるので、営業担当者のスキルアップも見込めます。新規顧客獲得を目指す企業としても出張費用をかけずに遠隔地にいる顧客を獲得する機会が増えることになるでしょう。

もしホームページにオンライン商談が可能であることが記載されていれば、気軽に相談してみたいと思う企業も現れるかもしれません。新規顧客や遠隔地の顧客を獲得して取引先を増やす点で、オンライン商談は便利なツールとなるでしょう。

営業から成約までスムーズにおこなえる

時間を効率よく使うことは、企業にとって至上命題です。無駄な時間をできるだけ省いて、より重要な業務に注意を集中できるのが理想でしょう。

オンライン商談は時間を効率よく用いて、スピード感のある商談をおこなうのに適しています。前述のようにオンライン商談では移動時間がなくなるので、その時間を資料作りや商談の準備に充てることができます。その結果、プレゼンテーションの質も向上するでしょう。

しかも従来の商談では、取引先との関係を築き、その後、提案をおこない、それぞれが提示した条件を持ち帰って検討するといったステップが必要でした。それぞれのステップは非常に重要なものであるとはいえ、成約までかなりの時間がかかっていたことは否定できません。オンライン商談を利用すれば、こうしたステップの一つひとつでスピードアップが見込めます。

たとえば、オンライン商談システムの画面共有を用いることによって、すぐにプレゼンテーションや提案をおこなうことができます。取引先から専門的な質問をされた場合も、自社内の担当者にすぐ確認できるでしょう。

営業担当者が提示した条件と取引先が希望する条件に乖離があっても、オンライン商談であれば上司にすぐ確認して妥協案を見つけられるかもしれません。結果として少ない回数、短い時間で成約にいたる可能性が高くなります。

オンライン商談で無駄な時間を省いた結果、スムーズに成果に結びつくことが期待できるのです。

録画機能を使った高度な教育

オンライン商談は取引相手の許可を得て録音・録画することが可能です。この録音・録画を使えば、社内の教育のレベルを引き上げることが可能となります。

企業にとって、研修などの教育は膨大な時間と費用がかかる業務のひとつです。そのため、いかに教育を高度なものにするかを常に考えなければなりません。

オンライン商談システムは高度な研修内容の準備にも役立ちます。商談のノウハウを身につける方法といえば、研修における社員同士のデモンストレーションや、実際に営業担当者に同伴して現場を見ることでした。

社員同士のデモンストレーションでは柔軟な対応を身につけるのは難しく、営業担当者への同伴は人数が限られてしまいます。しかし、オンライン商談システムの録音・録画情報を使えば、生きた商談を多数の社員に同時に見せることができます。結果として教育の内容がより高度になるだけでなく、実践的な教材となるのです。

これからの時代は、より優秀な人材をより多く育成することが求められます。オンライン商談システムを活用した教材も多く採用されていくでしょう。

不測の事態でも商談の継続が可能

オンライン商談システムを利用すれば、不測の事態が発生しても商談を継続できる可能性があります。国内では多くの企業が世界的なパンデミックによって取引先との商談がおこなえなくなりました。さらに日本は地震や台風などの自然災害も頻繁に起こるため、実際に取引先に営業担当者が赴いて商談をおこなうことが困難になるケースは決して珍しくありません。

しかしオンライン商談では、こうしたリスクを最小限に抑えることができます。未曾有の大災害でインターネット接続も切断されているといった特殊な状況を除けば、オンラインで取引先と連絡を取り続けることができるでしょう。

オンライン商談システムを利用すれば、企業活動がまったくおこなえなくなってしまうという最悪の事態を防げます。

多様な働き方の促進

オンライン商談システムはテレワークや在宅勤務といった多様な働き方を促進するのに役立ちます。これまでは在宅勤務をしている社員も、商談のため取引先に赴かなければならなかったかもしれません。そのため完全に在宅で業務をおこなうことは難しい状況でした。

オンライン商談を利用すれば、自宅や出先から取引先と連絡を取って商談をおこなうことができるため、家から出る必要がなくなります。

企業がテレワークなどの勤務形態を促進するために、オンライン商談システムは心強い味方となるのです。

オンライン商談の導入方法および注意点

オンライン商談には多くのメリットがありますが、導入に際しては注意点もあります。実際に導入してからトラブルに見舞われるのを避けるため、前もって注意点についても知っておくようにしましょう。

オンライン商談の導入方法

オンライン商談の導入方法自体はそれほど難しいものではありません。多くのオンライン商談システムは、インターネットのクラウド上にルームを作ってアクセスする形式をとっています。営業担当者と取引先がインターネットに接続できるデバイスを持っていれば、基本的にオンライン商談がおこなえるはずです。

多くのオンライン商談システムは操作性が高く、誰でも比較的簡単に使いこなせるようになっていますが、不慣れな社員のためにシステムに詳しい担当者を決めておくとよいかもしれません。

注意点1：自社のニーズを把握して製品を選ぶ

オンライン商談システムを導入する際には、営業担当者や取引先がどのようなニーズを抱えているのかを把握することが重要となるでしょう。たとえばマイクロソフト社やアップル社のほかのアプリケーションを同時に使用したい、録画して研修などに用いたい、画面共有をスムーズにおこないたいといった企業としての要望があるはずです。

こうしたニーズを把握せずにオンライン商談システムを導入してしまうと、期待したほどの効果が得られなかったり、使いにくく感じてしまったりする恐れがあります。オンライン商談システムを最大限有効活用するためにも、まずは自社のニーズや求めている機能をじっくり分析するようにしましょう。

注意点2：インターネット環境をしっかり整える

オンライン商談システムを導入するにあたって考えるべき別の注意点は、インターネット環境です。オンライン商談システムは常にインターネット接続を利用するため、商談の質がインターネットの接続状況に大きく左右されます。

もし営業担当者が社内からオンライン商談をおこなうことが多いのであれば、ほかの社員がインターネット接続を利用していても商談をスムーズにおこなえるだけの回線速度が必要となるでしょう。さらに営業担当者が資料を用いたプレゼンテーションをおこなうのならば、画面共有がおこなえることや相手から資料が鮮明に見えることなども重要なポイントとなります。

オンライン商談システムを導入する場合には、自社のインターネット回線の速度なども併せて再検討するとよいかもしれません。また自社のインターネット回線が問題なくても、取引先のインターネット回線の状況によってはオンライン商談がおこなえない可能性があることも覚えておくべきです。

注意点3：取引先がオンライン商談に対応できるかを確認する

オンライン商談システムを導入している企業は増加しているものの、すべての企業が対応しているわけではありません。積極的にオンライン商談を導入したとしても、取引先が対応できるとは限らないのです。オンライン商談システムを導入する前に、必ず取引先に対応可能かどうかを確認する必要があります。

また、取引先にアカウントを作ってもらう必要があるかを確認するともに、システムを利用できるデバイスが限定されていないかなど取引先に負担になる条件がないかチェックすることも重要です。

注意点4：セキュリティ対策と社員への教育

オンライン商談システムの導入においては、セキュリティ対策が非常に重要です。もちろんオンライン商談システムを提供している企業は厳重にセキュリティ対策をおこなっていますが、導入する企業もセキュリティ対策をおこなわなければなりません。とくにクラウド型のシステムを利用している場合、利用者がフリーWi-Fiを用いていると第三者から侵入されてしまう可能性が高まります。

加えてオンライン商談は社外でもおこなえるので、第三者から情報が盗み見られてしまわないように細心の注意が必要となるでしょう。オンライン商談システムの誤操作によって情報が漏洩してしまうことも考えられます。

システムの導入前に、営業担当者に対する教育が必要です。オンライン商談システムをどこで利用できるのか、どんな点に注意が必要なのか、どんなことをしてはいけないのかを教え、ルールの遵守を徹底させなければなりません。オンライン商談システムは便利である一方、情報漏洩のリスクが常に存在することを心に留めておきましょう。

オンライン商談システムを使って時間や場所に縛られない商談をしよう

オンライン商談システムを使えば、会社にいても自宅にいてもすぐに商談に入ることができます。取引先にもほとんど負担をかけずに商談ができるだけでなく、より濃い内容のプレゼンテーションができるのもオンライン商談の魅力です。

セキュリティ対策や社員の教育をしっかりおこなえば、オンライン商談システムを使ってさらに企業としての業績を伸ばすことができるでしょう。時代の流れに乗り遅れないようにするため、ぜひオンライン商談システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。