Web会議とはインターネットを通じておこなう会議

Web会議とはその名のとおりWeb上でおこなわれる会議であり、会議参加者が所有しているパソコンやタブレット・スマートフォンなどを利用しておこなわれます。

Web会議の仕組みにはいろいろなものがあり、Webブラウザを利用するものもあれば社内の専用システムを経由しておこなうものもあります。

参加者が一つの会議室に集まらなくても会議をおこなえるというのは、従来の会議との大きな違いです。

Web会議とテレビ会議の相違点4つ

離れた場所同士をつないで会議をおこなう場合、Web会議が一般化する以前はテレビ会議が採用されていました。規模の大きな会社であれば、これまでにテレビ会議をおこなったことがあるところは多いと思います。

ただ、Web会議とテレビ会議には以下に示すような相違点があります。

1. 専用の機器が必要かどうか
2. 場所を選ぶ必要があるかどうか
3. 映像や音声のやり取り以外におこなえることがあるかどうか
4. メンテナンスが容易かどうか

それぞれについて、説明します。

1. 専用の機器が必要かどうか

テレビ会議をおこなうためには、離れた会議室同士をつなげる専用の機器やカメラをセッティングしなければならず、設置のための工事も必要です。

初期費用も数万～数十万円かかることが多く、継続的に利用料を支払わなければならない場合もあるため、どこの会社でも導入できるというわけではありません。

一方、Web会議は専用の機器は必要なく、インターネット接続可能なパソコンやタブレットといった端末・カメラ（端末に付属しているものでも可能）・スピーカーやヘッドセットなどがあれば大丈夫です。

必要な周辺機器を購入するにしても、いずれもそこまで高価なものではないので、費用の点でも安心です。

2. 場所を選ぶ必要があるかどうか

テレビ会議には専用の機器や設備が必要なため、それらが設置されている会議室でしかおこなえません。

そのため、テレビ会議用の会議室がほかの会議の先約で埋まっていると、テレビ会議の時間をずらすなどして対処する必要があります。

Web会議は、パソコンなどの端末があれば場所を選ばずに接続することが可能です。

そのため自席にいながら、クライアントを訪問するための電車に乗りながら、在宅でリモートワークをしながらなど、さまざまな環境で会議に参加できます。

3. 映像や音声のやり取り以外におこなえることがあるかどうか

テレビ会議では、遠隔地の会議参加者同士をいかにストレスやタイムラグなくつなげることができるか、という点に比重が置かれています。

そのため、基本的には映像と音声のみのやり取りがメインとなっています。

一方でWeb会議は、パソコンやタブレットといった端末をベースとしておこなわれるため、端末の機能を利用してさまざまなやり取りがおこなえます。

会話をおこなうだけでなくチャットでのやり取りも可能ですし、発言者の資料を参加者全員に共有することもできます。

会議のための資料を参加者全員に紙で配布する必要がないというのは、環境配慮という点においても大きなメリットです。

4. メンテナンスが容易かどうか

テレビ会議に利用するシステムは大がかりなものも多く、定期的にメンテナンスをする必要があります。また、一度壊れてしまうと修理に多大な時間や費用がかかることも多いです。

修理している間はテレビ会議がおこなえないため、業務の遂行に支障をきたす可能性も考えられます。

Web会議は、ハードウェアでなくソフトウェアを利用して会議をおこなっているため、システムが経年劣化で動かなくなったという心配がありません。

むしろ定期的にバージョンアップやアップグレードをおこなってくれるので、常に最新の使いやすい状態をキープし続けてくれます。

Web会議を導入すべき企業の特徴4つ

Web会議は便利な会議の方法・ツールではありますが、すべての企業がWeb会議を導入することで業務の遂行が劇的に改善されるとは限りません。

Web会議を導入すべき企業の特徴としては、以下のようなことが考えられます。

1. 会社の拠点や支社が全国に分散している
2. 在宅やリモートワークで働いている社員の割合が高い
3. 情報共有があまり進まずに悩んでいる
4. 若い社員が多く新しいツールの導入に抵抗感がない

それぞれについて、説明します。

1. 会社の拠点や支社が全国に分散している

Web会議は離れた場所同士をつないで会議ができるのが大きなメリットです。そのため、拠点や支社が全国に分散しており、一堂に会して会議をおこなうのがなかなか難しいような会社では導入効果が高いといえます。

直接顔を付き合わせて議論をすることが重要な場合は、本社なり大きめの支社なりに集まって会議をおこなう必要があるかもしれませんが、そのような会議は年に数回もないはずです。

各拠点・各支社から人が集まらなければならないとすると、移動にかかる時間や費用が発生しますが、Web会議を利用すればそのような時間や費用はすべてカットすることができます。

2. 在宅やリモートワークで働いている社員の割合が高い

会社の拠点自体は本社が一つしかなかったとしても、在宅やリモートワークで働いている社員が多い場合も、Web会議を導入すべきといえます。

なぜなら、会社の拠点や支社が全国に分散しているケースと同じで、会議のためにわざわざ集まるという非効率的な会議が発生する可能性があるからです。

在宅やリモートワークで働いている以上、会社の備品としてパソコンやタブレットが支給されているケースが多いので、Web会議に参加できる環境は無理なく用意できるでしょう。

参加者それぞれが、自宅やコワーキングスペースなどの会社とは違う環境から会議に参加することで、普段の会議では生まれないような発想が生まれるといった副次的効果も期待できます。

3. 情報共有があまり進まずに悩んでいる

Web会議は場所と時間をしっかりとセッティングせずとも、比較的気軽におこなえるのが一つの利点でもあります。

会議と聞くと「何か進捗や成果を発表しなければならない」と考えがちですが、各社員の持っている情報を共有することも会議の重要な役割の一つです。

普段の会話ややり取りのなかでの情報共有があまり進んでいないと感じる場合は、会議という場を設けて情報共有を促進するのも手段の一つです。

その際、会議室を押さえてしっかりとした会議をするよりは、Web会議で気軽なかたちで会議をおこなったほうが、それぞれの社員も気構えずに参加できて発言回数が増えることが期待されます。

4. 若い社員が多く新しいツールの導入に抵抗感がない

Web会議は比較的最近導入が進み始めた方法であり、そういったものに対する受容性は得てして若い人のほうが優れているものです。

もちろん年齢を重ねていても新しいツールの導入に抵抗感がない人もいますが、そういった人はなかなか得がたい人材であることを忘れてはいけません。

ツールの導入自体には抵抗がなくとも、いざ使ってみようとすると使い方がわからずに四苦八苦するということも多いので、若い社員が多くインターネットへの親和性が高い会社・職場のほうが、Web会議は導入しやすいでしょう。

Web会議を始めるには専用のツールやサービスの導入から！

Web会議を始めるにあたっては、専用のツールやサービスの導入から始める必要があります。

Web会議用のツールやサービスにはいろいろなものがあり、それぞれの特徴や強みも異なります。

音声や映像がクリアであることを売りにしているものもあれば、一度に参加できる人数が多いことを強みにしているものもありますし、多機能であることを推しているものもあります。

自社がWeb会議をおこなうにあたってどのような体制でおこなうかを検討したうえで、多くの選択肢のなかからもっとも適したものを選ぶようにしましょう。

Web会議を導入する場合はシステムやツールの検討から始めよう

在宅での仕事やリモートワークがより一般的になるにつれ、Web会議を導入する企業も今以上に増えてくると考えられます。

Web会議はテレビ会議ほど大がかりな機器・設備を必要とはしませんが、会議をおこなうためには何かしらのシステムを導入しなければなりません。

Web会議用のシステムやツールには非常にいろいろな種類があるので、それぞれの特徴やメリットを把握したうえで、自社にもっとも適したものを選ぶようにしましょう。