テレワーク中の郵便物管理はどうする?知っておくべき解決策

多くの企業でテレワークが導入され、自宅で仕事をする人が増えました。しかし、テレワーク中にすべての従業員が完全に在宅勤務できるというわけではなく、出勤を余儀なくされている人がいることも事実です。出勤しなくてはいけない理由としてはさまざまな要因が考えられますが、その一つとして「郵便物管理」が挙げられます。

更新日:2022.6.28

多くの企業でテレワークが導入され、自宅で仕事をする人が増えました。しかし、テレワーク中にすべての従業員が完全に在宅勤務できるというわけではなく、出勤を余儀なくされている人がいることも事実です。出勤しなくてはいけない理由としてはさまざまな要因が考えられますが、その一つとして「郵便物管理」が挙げられます。

テレワークの導入時に気をつけたい郵便物の問題とは一体何なのでしょうか。この記事では、テレワークの郵便物問題と、郵便物の受取方法や発送方法について紹介します。

テレワーク中の郵便物問題とは

テレワーク中の企業であれば、一度は郵便物問題で頭を悩ませた経験があるかもしれません。
テレワーク中であっても、一般的に郵便物は会社宛に届きます。しかし、働く場所が自宅になったことで、郵便物の受取が難しくなった企業も多いでしょう。これが、テレワーク中にありがちな郵便物問題の原因です。

ここからは、テレワーク中に気をつけたい郵便物問題についてもう少し詳しく説明します。

テレワーク中で郵便物の受取のために出社が必要

テレワーク中は、各従業員が自宅などで仕事をすることになります。しかし、先述の通り、一般的にはテレワーク中であっても郵便物は会社に届きます。
そのため、総務や部署の担当者が定期的に交代で出社し、仕分けや処理をおこなうことになります。これが、テレワークの郵便物問題です。

せっかく新型コロナウイルスの感染対策や働き方改革でテレワークを実施しても、郵便物の受取をオフィスに指定している限り、誰かが出社する必要があります。場合によっては、郵便物の対応で出社する社員に負担が偏らないように、ローテーションを組んだり出社手当などを支払ったりすることもあるでしょう。

郵便物問題はテレワーク中の出社理由1位

月刊総務社の調査によれば、リモートワーク中における総務スタッフの出社理由第1位が「郵便物の対応」でした。さらに、約80%もの人が郵便物のために出社していることがわかっています。

また、「毎日出社している」と回答した総務スタッフは48.4%と多く、出社理由の65.6%が郵便物の対応と回答していました。[注1]

このように、郵便物問題は決して一部の企業だけが抱えている悩みではありません。多くの企業がリモートワーク中の郵便物の対応に頭を悩ませており、総務など一部の従業員に負担がかかっているのです。

テレワーク中の郵便物受取方法

従来の会社で郵便物を受け取る体制では、どうしても出勤の負担やそれに伴う感染のリスク、業務効率の低下などが課題となるでしょう。したがって、テレワーク中は郵便物の受取方法を工夫する必要があります。

じつは、会社で受け取って担当者が処理する以外にも、テレワーク中の郵便物を受け取る方法があります。
具体的な郵便物の受取方法は、以下の4つです。

1. 郵便転送

郵便転送を利用し、郵便物の配送先を責任者や総務担当の自宅に指定する方法です。
郵便転送とは、その名の通り郵便物を転送するサービスです。
本来は引っ越しをした際、昔の住所のまま送られてきた郵便物を新しい住所に転送するためのサービスを指します。郵便局に「転送届」を提出すると手続きができ、届出日から1年間は無料で郵便物を転送できます。なお、転送届を出し続ければ継続して転送を受けることも可能です。

対象となるのは、日本郵便が取り扱う普通郵便や簡易書留、レターパック、ゆうパックなどです。利用できるのは個人や法人で、Web上で簡単に手続きをすることができます。
ただし、転送不要の郵便物は受け取れません。また、日本郵政以外が取り扱う郵便物には対応していない点にも注意が必要です。転送を止めることはできないので、テレワークを解除するときは新たに会社宛の転送届を提出する必要があります。

2. バーチャルオフィス

テレワークが主流になった企業のなかには、リアルのオフィスを解約してバーチャルオフィスを利用しているところもあるでしょう。バーチャルオフィスとは、オンライン上に構えた架空の事務所のことを指します。

また制限はあるものの、バーチャルオフィスの提供元企業の住所を借りて、契約者が荷物を受け取ったり転送してもらえたりするサービスもあります。サービスによっては基本料金内に転送手数料が含まれており、一定期間ごとに転送を依頼できるケースもあるようです。
契約書や請求書など、重要度の高い郵便物をやり取りする頻度がそこまで多くなければ、便利に利用できるサービスといえるでしょう。

テレワークでのオフィス需要について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

3. 私書箱

私書箱とは、あらかじめ郵便局に申し込むことで郵便局内に専用の受取箱を設置し、そこで郵便物を受け取ることができるサービスです。また「私設私書箱」と呼ばれる、業者が提供する郵便物受取サービスもあります。私書箱を利用する場合、郵便物に宛先の氏名や郵便局名、私書箱番号を記入するだけで荷物を届けることができるようになります。

似たような郵便の受取方として「郵便局留め」があります。しかし、郵便局留めは会社住所の最寄り郵便局に届いた郵便物を、窓口まで受け取りに行くことができるサービスです。サービス内容が異なるので、区別しておきましょう。

4. クラウド郵便サービス

クラウド郵便サービスは、届いた郵便物を業者がクラウド上に取り込んで電子化するサービスです。
届いた郵便物の画像や送り主の情報はすべて記録に残されます。従業員はWeb上で郵便物を確認したうえで、業者に転送やスキャン、破棄などを依頼することができます。

郵便物ごとに転送先を設定できるため、各従業員の自宅やワーケーション先に送ることも可能です。さまざまな働き方の従業員に対応したい場合は、非常に便利なサービスといえるでしょう。

テレワーク中の郵便物発送方法

次に、テレワーク中の郵便物の発送方法を紹介します。企業によって、最適な発送方法や郵便物の管理に充てることができる予算はまったく異なるでしょう。発送だけであれば自宅からおこなっても問題ないケースが多いため、自社にとって負担のない方法を選ぶことが大切です。

ここからは、2つの発送方法を詳しくみていきましょう。

1. 自宅から発送する

郵便物の発送は、各従業員の自宅からおこなうことも可能です。企業側が問題ないと判断したのであれば、各自の自宅近所にある郵便ポストから発送して構いません。確実に届けるため、レターパックを活用するのも一つの方法です。

2. 代行サービスを利用する

郵便業務の代行サービスに、郵便物の発送業務を依頼することもできます。ただし、基本料金に発送サービスが含まれている場合もあれば、オプション代金が必要になる場合もあります。導入する際は、費用とサービス内容をしっかり検討しましょう。

テレワーク中はサービスを利用して郵便物問題を解消しよう

郵便物が会社に届き、従業員が定期的に出社して処理しなくてはいけない「郵便物問題」は、テレワーク中のよくある困りごとです。
テレワーク中の多くの総務スタッフが、郵便物の対応をするために出社しています。一部のスタッフに負担が偏ってしまうことは、企業にとって大きな課題といえるでしょう。

郵便物問題は、さまざまなサービスを利用することで解消できます。今回紹介した対策法をよく比較し、自社にとって最良の方法を選びましょう。

[注1]緊急事態宣言中に完全リモートワークができた総務は1.6% 出社理由は1位「郵便物の対応」2位「契約書等の押印」|PR Times

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