総務部のテレワーク普及に関する現状

残念ながら、総務部のテレワークは普及しているとはいいづらい状況です。

月間総務社が全国の総務担当者320名を対象におこなった「総務のリモートワークの実態」では、厳しい現状が浮き彫りになりました。同調査によると、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて発令された最初の緊急事態宣言が解除された後の2020年8月の時点で、完全にリモートワークをしていた総務はわずか0.6％で、48.4％が毎日出社していたのです。

原則はリモートワークであるものの、誰かが毎日出社していると回答した担当者も32.8％おり、総務部全体で交代制で毎日誰かが出社している割合を含めると全体の81.2％にのぼります。［注1］この調査からわかるように現状では、総務部のテレワーク導入は難しいといえるでしょう。

総務部はテレワークが難しいといわれる理由

総務部のテレワーク導入が難しいといわれるのには、理由があります。カスタマーサポートや資料作成などがテレワークに向いている業務なのに対し、総務部がおこなわれている業務はテレワークでおこないにくいのです。ここでは、総務部のテレワーク化を阻む4つの理由を紹介します。

1. 郵便物の対応

各企業の総務部では、会社に送られてくる郵便物の対応をおこなっています。資料などの電子化が進む一方で、会社に届く郵便物もまだまだ多いのです。郵便物のなかには、契約書や請求書、領収書などの重要な書類もあります。毎日、総務担当者による処理が必要な企業も多いでしょう。

さらに、会社に送られてくる荷物の受け取りも総務部が担当しています。会社の備品や取引先からの荷物など、業務に必要不可欠な荷物も多いでしょう。もちろん、自社から郵便物や荷物を発送するのも、基本的には総務部の業務です。総務担当者がテレワークになり、まったく出社しなくなると、業務に支障をきたす恐れがあるのです。

2. 書類の管理

総務部でテレワークを導入する際、書類の管理に関して悩む担当者も多いでしょう。

帳簿や決算書、証憑など紙で保管されているものに関するものは、総務部をはじめとした管掌部署の担当者が出社して管理しなければなりません。毎日の業務で書類の管理が発生する場合、テレワークを導入するのはさらに難しくなるでしょう。

加えて、銀行や役所への申請書類も紙での提出が求められることが多いです。こうした書類の提出も、基本的には総務や管掌部署の担当者が対応しなければなりません。

このように、紙での作成・管理をしている書類があると、総務部でのテレワーク推進を阻害する要因となります。

3. 押印

続いて押印も、総務部でテレワークが導入されにくい理由の一つです。契約書に押印し、収入印紙を貼り、返送する業務は、実際に出社しないとおこなえません。

現在では、電子契約を導入している企業も増えてきました。しかし、紙の契約書を使用している企業も多いでしょう。押印は毎日必要な業務というわけではありません。しかし、誰かが出社して対応しなければならないため、テレワークの導入を阻む要素となります。

4. 電話対応

総務部が電話対応を担っている場合も考えられます。　その場合、代表電話を受けるために、総務部の従業員が交代で出社して電話対応にあたるケースもあるでしょう。　

テレワークの導入によって出社する総務部の従業員が減ると、総務部の従業員一人あたりの電話対応に割く時間も増えます。場合によっては、ほかの業務に支障をきたすかもしれません。

対策として、一定の従業員が出社するよう調整した結果、テレワークの導入が進まない可能性もあります。

総務部のテレワークを進めるメリット

上記で説明したように、総務部ではなかなかテレワークの導入が進まないのが現状といえます。しかし、総務部のテレワークを推進すれば、さまざまなメリットが得られるのも事実です。総務部のテレワーク導入を推進するためにも、テレワークのメリットを押さえておきましょう。

ここでは、総務部でテレワークを進める4つのメリットを紹介します。

1. 生産性と業務効率の向上

総務部だけに限った話ではないものの、テレワークによって生産性や業務効率の向上が見込める点は大きなメリットです。

テレワークを導入すると、従業員の通勤時間が削減されます。
自宅から仕事ができるため、通勤時のストレスも軽減されます。電車で通勤していた従業員は満員電車や遅延のストレス、車で通勤していた従業員は渋滞のストレスがなくなるでしょう。

さらに、従業員は自宅などの静かな集中できる環境で業務にあたれるため、よりストレスのない環境で仕事ができ、生産性の向上が見込めます。

さらに、無駄な会議や雑談がなくなるのも利点です。オフィスワークの場合、会議の時間が長引いたり無駄な雑談によって時間を使ってしまうことがあります。

しかし、テレワークであれば、Web会議システムを用いて必要なことだけを話し合い、あとの時間は自分の業務に充てることができます。結果的により多くの時間を、より重要な業務に割くことができるため、業務の効率化が期待できるでしょう。

2. 事業の継続性の向上

総務部にテレワークを導入する別のメリットは、事業の継続性の向上です。

オフィスワークでは、会社が入っているビルが災害などで被害を受けた場合、出社して勤務することは難しくなります。

しかし、テレワークを導入していれば、企業の活動を継続することが可能です。地震や台風といった自然災害による被害が発生した際も事業を継続する体制ができているため、オフィスに出社しなくても業務をおこなうことができます。さらに、従業員の自宅からテレワークで業務をおこなえば、復旧も早くなるはずです。

とくに総務部の業務は、会社にとって重要な業務が多く含まれています。BCP対策や、リスクマネジメントを考慮すると、総務部にテレワークを導入することには大きなメリットがあるといえるでしょう。

3. 優秀な人材の離職防止

総務部にテレワークを導入すれば、優秀な人材の離職を防止することもできるでしょう。

オフィスワークの場合、出社時間や就業時間が明確に決められています。したがって、従業員は始業時間に合わせて出社し、業務をおこなわなければなりませんでした。そのため、育児や介護などの理由で、離職せざるを得なかった人も多いでしょう。

しかし、テレワークを導入すれば、多様な働き方ができるようになります。自宅から業務をおこなえるため、離職せずに済む人も増えるでしょう。

企業は従業員の採用や教育に膨大なコストをかけています。なかでも総務部は、個人情報の管理や、営業拠点の管理、コミュニケーションインフラの整備、BCP対策など、企業運営において重要な機能を担う部署です。したがって、企業にとって総務部の人材確保は大きな課題といえます。

4. 従業員の健康と安全確保

総務部でテレワークを導入することにより、従業員の安全を確保できる点もメリットの一つです。

新型コロナウイルスの拡大によって、公共交通機関の利用を避けたいと人は多いでしょう。しかし、会社に出社を命じられれば、電車・バスなどで通勤せざるを得ない人もいます。なかには、通勤時間をずらして出社するよう工夫している人もいるかもしれません。

しかし、テレワークを導入すれば、感染のリスクを最小限に抑えることができます。自宅で一人で業務をおこなうため、通勤が必須のオフィスワークと比べると、感染のリスクも低くなるでしょう。

総務部の場合、会社のテレワークが進むことによって、電話対応などの負担が増える可能性があります。総務部の従業員一人ひとりの健康と安全を確保することによって、従業員の負担もある程度分散できるでしょう。

総務部のテレワークを進めるデメリット

上記で紹介したように、総務部でテレワークを導入すれば、さまざまなメリットが得られます。しかし、以下2つのデメリットがある点も要注意です。

• セキュリティ面での不安がある
• 部署間の連携が取りにくくなる

ここでは、総務部のテレワーク導入を進める際に考慮すべきデメリット2つについて、詳しくみていきましょう。

1. セキュリティ面での不安がある

総務部でテレワークを導入するにあたり、もっとも懸念すべきなのはセキュリティ面です。テレワークでは、会社の資料や端末を外部に持ち出すことがあります。さらに、社内に保管されているデータに外部からアクセスすることもあるでしょう。

多くの企業が、社内PCやタブレット端末からデータにアクセスする際のセキュリティ対策をしっかり講じています。しかし、テレワークでも同じようなセキュリティ対策が取れるとは限りません。

したがって、不正アクセスやハッキングの危険性があり、情報漏洩につながるリスクがあるのです。カフェやコワーキングスペースなどを利用する場合は、画面の覗き見や不正アクセスによる情報の抜き取りといった被害もあり得ます。

2. 部署間の連携が取りにくくなる

総務部がテレワークを導入すると、部署間のコミュニケーションが取りにくくなる恐れがあります。なぜなら、総務部は社内の全部署の橋渡し役を担っている場合が多いためです。

部署間の連携を総務部が取り持っていた場合は、今後、関係部署間で直接コミュニケーションを取る必要が出てきます。

各部署に届く郵便物や荷物、かかってくる電話などの対応がスムーズにおこなわれないと、会社全体の業務に支障が出るかもしれません。

総務部のテレワーク推進のポイント

総務部でテレワークを導入し、スムーズに業務を進めるためには、さまざまな工夫が必要となるでしょう。とくに、以下2つのポイントはしっかり押さえておくです。

• ペーパーレス化の促進
• テレワークのセキュリティ強化

ここでは、総務部がテレワークを導入するのに欠かせない2つのポイントについて、詳しく解説します。

1. ペーパーレス化の促進

総務部がテレワークを導入しにくい理由の一つが「紙」の管理です。郵送されてくる契約書や請求書、領収書の対応に加え、帳簿などの管理が総務部の仕事です。ペーパーレス化を促進し、できる限り紙での保存を少なくすることで総務部のテレワークを促進できます。これにより、契約書への押印も電子化することができるでしょう。

2. テレワークのセキュリティ強化

総務部のテレワークに不可欠なのがセキュリティの強化です。総務部が扱う情報は機密情報であることが多いので、セキュリティ対策が必要となります。リモートデスクトップや仮想デスクトップなどを利用して社外に情報が保存されることを防いだり、従業員へのルールの周知を徹底したりすることが対策となるでしょう。

総務部でもテレワークを推進しよう

総務部はテレワークが導入しにくいとはいえ、ポイントを押さえれば導入は可能です。もちろん、最初は会社側も従業員側も戸惑う部分があるかもしれません。しかし、企業活動の継続性の向上や、従業員の健康と安全を考慮すれば、総務部でもテレワークは推進すべきといえるでしょう。ペーパーレスの推進やセキュリティ強化を進め、ぜひ前向きに導入を検討してください。

［注1］緊急事態宣言中に完全リモートワークができた総務は1.6％ 出社理由は1位「郵便物の対応」2位「契約書類等の押印」｜PR Times