テレワークの導入方法や成功のポイントをわかりやすく解説

2020年から企業の間で急速に広まったのがテレワークです。新型コロナウイルス対策のためにテレワークを導入した企業が非常に多く、従業員が出社せずに自宅で業務がおこなえるようになってきました。当記事では、テレワークの導入方法や成功のポイントを詳し

更新日:2022.6.28

2020年から企業の間で急速に広まったのがテレワークです。新型コロナウイルス対策のためにテレワークを導入した企業が非常に多く、従業員が出社せずに自宅で業務がおこなえるようになってきました。

当記事では、テレワークの導入方法や成功のポイントを詳しく解説します。

テレワークの導入方法9つの手順

企業がテレワークを導入しようとする場合、まずは目的を明確化したうえで、社内環境を整え、適切なセキュリティ対策を講じ、研修を実施するといったいくつかの手順を踏まなければなりません。テレワークの実施後には、評価をおこなうことも重要です。

具体的な手順は9つに分けられます。それぞれの手順について詳しくみていきましょう。

1. 導入目的の明確化

テレワークの導入に欠かせないのが、導入目的の明確化です。テレワークはただ導入すれば自然とうまくいくものではなく、企業として導入する目的をはっきりさせておかなければなりません。

もちろん、テレワーク導入の目的は一つではなく、複数の場合もあるでしょう。

たとえば総務省が発表した「平成30年通信利用動向調査」によれば、テレワークを導入している企業の目的の第1位は「定型的業務の生産性向上」でした。[注1]

今まで出社しておこなっていた定型的業務の中には、自宅でできるものも少なくありませんでした。そこで、定型的業務をより効率的におこなうためにテレワークを導入している企業が多くなっています。

同調査によれば、ほかにも従業員の移動時間の短縮、通勤困難者への対応、従業員の健康、人材の雇用確保、顧客満足度の向上、非常時の事業継続などさまざまな目的があります。

働き方改革の一環として、あるいは感染症の流行が起こっても事業が滞りなく続けられるようにテレワークを導入する企業も少なくありません。自社にテレワークを導入する目的は何なのか、その目的が経営とどのように密接に関係しているのかを明確にすることが重要です。

2. テレワークの対象を決定する

導入の目的が明確化されたなら、次におこなうべきなのはテレワークの対象の決定です。

テレワークの導入を検討していても、すべての職種で可能なわけではありません。たとえば、システムエンジニアのようにPCを使う職種やマーケティング職、営業職などはテレワークの導入が可能な業務の例です。

さらにすべてをテレワーク化できないとしても、特定の業務については自宅でおこなうことが可能である場合もあります。

たとえば資料作成や顧客との意思疎通、情報収集、会議や打ち合わせなどはテレワークでおこなえるかもしれません。すべてをテレワークにする職種とまったくテレワークにしない職種で分けるのではなく、1週間のうち一部はテレワークにするといった柔軟な対応も可能です。

3. 現状を把握する

導入の目的の決定と同時に必要なのが、現状の分析です。現状を把握せずにテレワークを導入すると、就業ルールがテレワークに合っていなかったり、混乱が生じたりする恐れがあります。現状を把握することで課題が浮き彫りになり、就業規則などの変更点が明確になります。

たとえば勤怠管理はどうするのか、人事評価の方法、労働組合がある場合には組合の意向などを検討しなければなりません。

とくにセキュリティ対策には力を入れるべきです。機密情報が流出してしまうと企業としての信頼が失墜する恐れがあるため、テレワークを導入するとしても、現状と同程度のセキュリティレベルが維持できるようにしなければなりません。

4. プロジェクトチームの設置

テレワーク導入に不可欠なのがプロジェクトチームの設置です。1人の担当者がテレワークの導入を推進するよりも、プロジェクトチームを作った方がよい効果が期待できます。

とくにテレワークの対象になる部署からバランスよく人員を揃えると、プロジェクトチーム内の意見交換が活発になります。部署によってテレワーク導入の際に抱える課題や問題は異なるので、プロジェクトチーム内でさまざまな意見が出せるようなメンバーを揃えなければなりません。

さらに経営方針に深くかかわる経営企画部門や勤怠管理・人事評価制度などを担当する人事・労務部門、ICT環境などを管理する情報システム部門もプロジェクトチームに入れることで、会社全体がテレワークへの理解を深めることができるようになります。

会社の中で、テレワークができる部署とできない部署ができる可能性は十分あるでしょう。部署間で不平不満が生じたり、部署間の連携や関係が悪くなったりしないよう、部署を横断した相互理解が重要となるのです。

5. 社内ルールの整備

テレワークの導入や実施に不可欠なのが、社内ルールの整備です。

テレワークを導入すると、多くの社員が自宅やほかの場所で業務をおこなうことになるでしょう。当然上司の目が届きにくくなり、自宅で仕事をするためオンとオフの差がつきにくくなります。

そこで重要となるのが勤怠管理、労務管理、人事評価、経費精算についてのルールを決めておくことです。

勤怠管理はテレワーク導入の際にとくに重要です。業務を始めたことや終えたことをどのように知らせるのかを決めなければなりません。たとえば始業時や就業時にはメールや電話で連絡を入れる、ビデオ通話をおこなうといった方法が有効です。

さらに実際に仕事をしているのかどうかを確認する方法の検討も必要です。
エンジニア職であれば、作業がどの程度進んだか、営業職であれば何人の顧客に対応したかなどを報告してもらいましょう。勤怠管理ツールの利用やGPSを使った位置情報の確認なども一つの方法です。

加えて、労務管理も必要です。
テレワーク導入にあたってはテレワーク用の就業規則を作ることが望ましく、労働基準監督署への届け出が不可欠です。勤怠管理を含め、就業規則の変更があった場合には、法律に則って労務管理もきちんとおこないましょう。

人事評価の方法もルール整備の一環となります。
オフィスワークで仕事をしている場合、成果だけでなく一人ひとりの勤務態度や職場での貢献度などを加味して人事評価をおこなうことができました。

しかしテレワークになると、一人ひとりがどのように仕事をしているかがみえにくくなるため人事評価の制度を変更する必要が生じるかもしれません。テレワークでは、とかく成果のみで人事評価しがちになりますが、成果とプロセスの両方を考慮できるような制度が必要です。

従業員が自分の成果やプロセスをアピールできるような場や方法を設けることで、従業員が不満を感じない人事評価がおこなえるでしょう。

また、これまで会社でおこなってきた業務を自宅でおこなうようになると、従業員に出費が発生することがあります。テレワークで発生するコストをどこまで企業側が負担するのかというルール作りも、テレワーク導入時にしっかりおこなわなければならないでしょう。

業務に使用するPCやタブレット端末などは、企業側が貸与したり購入したりするのが一般的ですが、通信費や光熱費、電子機器などを企業側が補助するケースもあります。

テレワークでのルールについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

6. セキュリティ対策をおこなう

テレワークの導入において欠かせない別のポイントがセキュリティ対策です。テレワークの導入に慎重な企業の多くは、セキュリティ対策を懸念しています。

従業員が出社して社内のPCで業務をおこなえば、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられるでしょう。会社のセキュリティやウイルス対策などを考慮すると、外部からの物理的な侵入やハッキングを防ぐことはそれほど難しくありません。

しかし従業員がそれぞれの自宅で仕事をするようになると、情報漏洩のリスクは急速に高まります。不正アクセスやマルウェアなどの脅威に晒されることはもちろん、PCの画面を覗き見されるといったリスクもあります。

とくにカフェや喫茶店など公共の場で業務をおこなう従業員に対しては、セキュリティについての教育をしっかりおこなうとともに、社内ルールの徹底した遵守を求める必要があるでしょう。

テレワークでのセキュリティについて、こちらの記事でも詳しく解説しています。

7. ICT環境の整備

テレワークの導入を成功させるためにはICT環境の整備が欠かせません。ICT環境が整う前にテレワークを導入してしまうと、従業員が自宅で仕事できなかったり、業務が滞ってしまったりする恐れがあります。

ICT環境の整備には、主に4つの手法があります。

まずリモートデスクトップです。
リモートデスクトップとは、社内に置かれたPCを従業員が外部から遠隔操作できるようにしたもので、自宅にいながら出社したときと同じように作業することが可能です。さらにデータ自体は社内のPCに保存されるため情報漏洩のリスクが少ないのがメリットです。

続いて仮想デスクトップ(VDN)という方法があります。
仮想デスクトップとは、サーバーが設置したデスクトップに自宅のPCからアクセスして遠隔操作で作業する方法です。リモートデスクトップの場合、会社用と自宅用の2つの端末が必要となりますが、仮想デスクトップであれば自宅用のPCだけで作業がおこなえます。

さらにクラウド型アプリを用いる方法もあります。
クラウドサーバー上にあるアプリを使って作業をおこなうことができる手法で、安価に使用できるのが大きなメリットです。ただしクラウド上のデータを従業員の自宅のPCにも保存できるため、セキュリティ面で不安があります。

4つ目の方法は会社支給のPCを使う方法です。
会社で使用しているPCを従業員が持ち帰って使用すれば、新たなシステムやアプリを使わずに済みます。ただしデータが入っているPCを持ち運ぶため、盗難や紛失、破損などのリスクは高くなります。テレワークをおこなう従業員に対する教育が必要となるでしょう。

コストやセキュリティ面のバランスを考慮してICT環境の整備することで、テレワークへのスムーズな移行が可能となるのです。

8. 社内研修の実施

テレワーク導入の準備が整ったら、社内研修を実施する必要があります。
とくに実際にテレワークを実施する部署や従業員に対しては、詳しい説明が必要となるでしょう。

テレワークの希望者に対しては運用ルールを説明し、どのような規定があるかをはっきり示さなければなりません。
たとえば社外に持ち出せる情報やセキュリティ対策、勤怠管理の手法や人事評価の制度などは、テレワークになる社員が必ず知っておくべきものです。

もしテレワークに移行するために導入した新たなシステムやアプリがあるのであれば、社内研修で従業員が使い方を理解できるよう教えなければならないでしょう。

可能であればテレワークをしない従業員に対しても、なぜある部署や従業員がテレワークになるのか、会社としてテレワークの導入がどうして必要なのかを説明します。

社内で不公平感が生まれないような配慮が必要です。テレワークの対象となる従業員が特別扱いを受けている印象を与えないよう、すべての従業員に対して研修を実施するのが望ましいでしょう。

9. テレワークの効果の評価

テレワークを実施したら、効果を評価することが重要です。
ただテレワークを実施しただけでは、どのような効果が出ているのか、設定した目標を達成しているのかがわかりません。

さらに経営者側が感じている効果と、従業員側が感じている効果には差があるケースもあります。どのような効果が出ているのか、どのように改善すべきかを検討することが重要です。

テレワークの導入率は横ばい状態

テレワークの導入方法を知ると、ステップが多くて導入するのが難しそうと感じるかもしれません。

しかし2020年に新型コロナウイルスの流行が顕著になり、緊急事態宣言が出されると、テレワークの導入率が急速に高まりました。その後緊急事態宣言が解除されるとテレワークの導入率の伸びは鈍化し、現在ではほぼ横ばい状態が続いています。

全国のテレワーク導入率の推移や現在の状況、将来の予測についてみていきましょう。

テレワークの導入率は全体の3割程度

2020年に感染症が拡大し、そのあとおこなわれた調査では、中小企業でテレワークを新たに導入したのは全体の2割程度にとどまっていることが明らかになっています。

総務省による「テレワークセキュリティに関する1次実態調査」(2020年7~8月)によれば、感染症拡大前からテレワークを導入していた企業は全国5,400あまりの企業のうちわずか6.6%で、感染症対策として導入した企業も22.3%にすぎません。[注2]

テレワークを導入したことがある中小企業は全体の28.9%で、導入していない、または導入の予定もない企業は62.7%に上りました。

日本生産性本部が2021年4月におこなった調査によれば、大阪府、兵庫県のテレワーク導入率はわずか18.4%でした。[注3]
新型コロナウイルスのまん延防止等重点措置がとられた都市部でもテレワークの実施率はそれほど高くないのが現状です。

緊急事態宣言が最初に発令された際には多くの企業が一時的にテレワークを導入したのに対し、回数を重ねるごとにテレワークの導入率が下がっているというデータもあります。より多くの企業がテレワークを導入するためには、まだまだ課題が多く残っているのです。

東京都は2030年までに導入率70%を目指す

新型コロナウイルスの流行が収束してもテレワークを推進しようと、東京都は2030年までにテレワークの導入率70%を目指すことを発表しました。
これは2019年12月に公開された「『未来の東京』戦略ビジョン」で発表されたものです。[注4]
東京都は、オフィスに努める従業員の出社は週1回程度に抑え、テレワークが一般的に普及することを目指すとしています。

テレワークの導入でよくある問題点

テレワークの導入は重要ですが、課題や問題がみつかることもあります。とくにセキュリティやコミュニケーション、評価などの点において、トラブルが発生する場合があるようです。

テレワークの導入を妨げるような問題点が見つかった場合、それを素早く解決することが重要です。

スムーズにテレワークを導入するために、発生しやすい5つの問題点をみていきましょう。

1. 情報漏洩のリスクが高まる

テレワークのもっとも大きな問題点・課題となるのがセキュリティでしょう。
会社には顧客情報や商品に関する機密情報がたくさん保存されています。

とくに顧客情報に関しては注意が必要です。
顧客の氏名や住所、クレジットカード番号、購入履歴などの情報が漏洩してしまえば、企業にとって大きなダメージとなります。最悪の場合、企業活動の継続が困難になることさえあるでしょう。

従業員が自宅で働いているのであれば、従業員自身がよく注意すれば情報漏洩を防ぐことも可能ですが、カフェや図書館などで業務をおこなう場合にはとくに注意が必要となります。
パブリックスペースでは第三者がPCの画面を覗き見したり、席を外したすきにUSBメモリなどを使って情報を抜き取ったりすることがあるからです。

さらに端末ごと盗まれてしまえば、大事な情報を丸ごと失ってしまうことも考えられます。
総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」では、技術面だけでなく従業員の教育や適切なルール作りがリスクを抑えるポイントであると解説されています。リモートデスクトップや仮想デスクトップなど技術面のサポートはもちろん、従業員に対する教育やルールの周知なども重要となるでしょう。

2. テレワークを導入できる業務が限られる

多くの企業抱える問題として、テレワークを導入できる業務が限られる点も挙げられます。

当然ですが、テレワークを導入できるのはPCやタブレット端末を使っておこなえる業務です。プログラマやシステムエンジニア、ライターなどはテレワークの導入によって出社の必要がなくなるでしょう。

さらにカスタマーサポートや、顧客対応をWeb会議システムでおこなえる営業職などもテレワークの導入が可能です。

しかし大きな機械を必要とする建設業、工場でおこなわれる製造業などはテレワークの導入が難しいでしょう。接客業、サービス業、対面式の販売業などもテレワークが導入しにくいと考えられる業種です。

こうした業種では、一部の業務をテレワークにできないか検討するとよいかもしれません。Web会議システムを使った会議や顧客対応、資料作成、事務処理などは従業員の自宅からおこなえるケースも多いので、より効率的に業務がおこなえないかを検討しましょう。

3. 従業員同士のコミュニケーションが不足する

テレワークの導入において起こりえる別の問題は、コミュニケーション不足です。

オフィスワークをしていれば、ちょっとした意見交換や情報の確認が気軽におこなえます。これは、コミュニケーションによってチーム内の結束が強まり、ミスを未然に防ぐことにもつながります。

しかし、テレワークをおこなう従業員の中には、コミュニケーションの不足により業務内容が理解できなかったり、孤独を感じたりしてしまう人もいます。
こうした問題を解決するためには、手軽にコミュニケーションをとることができるツールの導入が不可欠です。

テレワークでのコミュニケーションについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

4. 決裁や承認が取りにくくなる

テレワークでは、決裁や承認が取りにくくなるのも問題となります。

オフィスワークでは、上司のところに書類を持っておこなって押印してもらえば承認を得ることができました。スピーディーな決裁が可能で、業務が滞ることもなかったでしょう。

しかしテレワークが導入されると、すぐに上司に決裁や承認をしてもらうことが難しいことも多いです。上司が今仕事中なのか、自分が提出した書類に目が通せる状態なのかを確認しにくいからです。

さらに印鑑を使った押印では、書類のやりとりが発生し時間がかかります。これまでであれば数分程度で得られた承認が、数時間、あるいは数日かかることも考えられ、非効率的です。

こうした事態を避けるためには、書面でのやりとりが必要ない電子印鑑や電子契約の導入を検討するといいでしょう。

5. 人事評価が難しくなる

テレワークでは人事評価が難しくなるのも問題点となりえます。
テレワークでは、上司が部下を評価する基準が曖昧になりがちです。

従業員が出社していれば、一人ひとりがどのように業務にあたっているのか、勤務態度はどうか、実際の成果以外に貢献している部分はあるかを上司が確認できます。とくに事務やクレーム処理など目にみえる成果が上がりにくい業務では、普段の勤務態度などを適切に評価することが重要です。

しかしテレワークでは、上司が部下の働きを目で見て確認することができないため、人事評価が難しくなる傾向があります。

たとえばカスタマーサポートの対応件数が少ないオペレーターがいても、サボっていて件数が少なかったのか、一つひとつの問い合わせに丁寧に対応していたのかを判断するのは簡単ではありません。単純にテレワークでの成果だけを評価の対象にしてしまうと、従業員のモチベーションが下がってしまう恐れがあります。

上司は部下の業務を過大評価すべきではありませんが、過小評価すべきでもありません。一人ひとりにどのような業務が割り当てられているのかをしっかり把握したうえで、成果とプロセスの両方を人事評価反映できるようにすべきです。

場合によっては、テレワークの導入によって、新たな人事評価の基準やモデルを作成することが必要かもしれません。

テレワークでの評価について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

テレワークの導入を成功させるコツ

テレワークの導入は企業にとって大きな課題ですが、成功にはちょっとしたコツがあります。
ツールの導入や適切な評価など、一つひとつのコツはそれほど難しいものではないので、これからテレワークの導入を検討している場合には、ぜひ参考にしてみましょう。

それでは、テレワークの導入を成功させる3つのコツを紹介します。

1.コミュニケーションツールの導入

テレワークの導入に不可欠ともいえるのが、適切なコミュニケーションツールの導入です。

いうまでもなく、従業員同士のコミュニケーションは企業活動によって重要な意味を持ちます。従業員同士のコミュニケーションが密であれば、チームとしての連携がとりやすくなり、ミスが減ります。
さらに複数の従業員が同じ業務を重複しておこなうこともなくなり、業務の効率化が図れるでしょう。

しかしテレワークではコミュニケーションが不足しがちになると、それを補うためのコミュニケーションツールの導入が必要です。
従業員同士がコミュニケーションを密に取るようになれば、会社への帰属意識も高まります。

コミュニケーションツールとして導入できるものはたくさんあります。
たとえばWeb会議システムはその一つです。

Web会議システムを導入すれば、いつどこにいても従業員同士の会議がおこなえます。遠隔地にいる従業員でも移動の必要がなく、非常に効率的です。

Web会議システムの画面共有機能を利用すれば、必要な情報を視覚的に提供することが可能となります。さらに資料をその場で更新したり情報を追加したりできるため、常に最新の情報を共有することができるでしょう。

Web会議システム以外にも、ビジネスチャットを利用している会社もあります。
ビジネスチャットは、SNSのように気軽に使えるコミュニケーションツールで、文章による意思疎通が可能です。ファイルの送受信もできるので、必要な情報をやりとりするのに適しています。

プロジェクトやタスクを管理するツールもテレワークで役立ちます。
とくにチームでプロジェクトを推進している場合、メンバー一人ひとりがおこなうべき業務を明確にし、その情報を共有しなければなりません。

タスクが共有されていないと、重複して作業してしまったり、誰も取り掛かっていない作業が発生してしまったりする恐れがあります。タスクを整理し、担当を明確にし、タイムスケジュール通りにプロジェクトを進めていくためにも管理ツールが必要なのです。

こうした多様なコミュニケーションツールを組み合わせて用いることで、テレワークでも出社時とそれほど変わらないコミュニケーションが取れるはずです。

2. PDCAを使用して効果を検証する

テレワークを導入したあとは、PDCAを使用して導入の効果を検証する必要があります。

PDCAとは、「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」のことです。
テレワークの導入を計画・実施したなら、実際にどの程度の効果が上がっているのかを検証して改善策を講じなければなりません。

PDCAサイクルは、複数回おこなうことで効果を発揮します。
テレワークを導入して安心するのではなく、評価と改善を繰り返すことで、さらに効果的な方法やシステムをみつける必要があるのです。

とくに実際にテレワークで業務をおこなっている従業員の感想や意見を聞いて改善策を講じることが重要です。検証方法には、アンケート調査や従業員からのヒアリング、グループインタビューなどがあります。

3. 従業員のケアをおこなう

意外と見落とされがちなのが、テレワークをおこなっている従業員へのケアです。
テレワークは自宅で仕事ができるため、出社するよりもストレスが少ないと思えるかもしれませんが、じつはそうではありません。

テレワークでは従業員自身が運動不足になったり、仕事とプライベートの境目が曖昧になったりしてストレスを抱えやすい状況にあります。
さらに自分の仕事が正当に評価されているかという不安や、孤独感などからメンタル不調を訴える従業員も少なくありません。

一方、企業側も自宅で仕事をする従業員へのケアがわからず、対策を講じていない企業も多くあります。
相談窓口の設置やこまめな聞き取り調査、社内イベントの実施、週に1度の出社など、企業側の積極的な対策が必要となるでしょう。

テレワークのポイントを押さえてスムーズな導入を

テレワークの導入率は横ばいであるものの、今後も必要性は増していくことが予想されます。

テレワークの導入は、ポイントをしっかり押さえればそれほど困難ではありません。会社の業績向上や人材確保、従業員の安全のためにも、ぜひテレワークの導入を検討してみましょう。

[注1]平成30年通信利用動向調査の結果|総務省
[注2]テレワークセキュリティに関する1次実態調査|総務省
[注3]第5回 働く人の意識に関する調査 調査結果レポート|公共財団法人 日本生産性本部
[注4]「未来の東京」戦略ビジョン(概要版)|東京都

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