テレワークのサテライトオフィスにレンタルオフィスがおすすめの理由

テレワークの導入をきっかけに増加しているのが、オフィスの縮小や移転、サテライトオフィスの設置でしょう。ほかにも、コワーキングスペースやシェアオフィスなどもありますが、おすすめなのはレンタルオフィスです。レンタルオフィスには、コストの削

更新日:2022.6.28

テレワークの導入をきっかけに増加しているのが、オフィスの縮小や移転、サテライトオフィスの設置でしょう。
ほかにも、コワーキングスペースやシェアオフィスなどもありますが、おすすめなのはレンタルオフィスです。

レンタルオフィスには、コストの削減や事業の継続性の向上といったメリットがあります。

当記事では、テレワークにおけるサテライトオフィスにレンタルオフィスがおすすめの理由やメリット、注意点について解説します。

テレワークでサテライスオフィスの利用が増えている理由

テレワークでサテライトオフィスの利用が増えているのは、従業員のニーズや不満が大きな要因です。
新型コロナウイルス拡大に伴い、多くの企業がテレワークを導入しました。しかし、あまりに急激な変化だったため、さまざまな課題を抱えたままテレワークの業務を始めた企業も多いでしょう。
もちろん、従業員の自宅がテレワークに適しているとは限りません。テレワークを実施する環境自体が整っていないというケースもあるでしょう。

しかし、サテライトオフィスを利用すれば、整った環境での作業が可能です。場合によっては、自宅で業務をおこなうよりも集中しやすいかもしれません。
このように、テレワークの推進に伴ってサテライトオフィスのニーズが増えていると考えられます。

テレワークでのオフィスについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

サテライトオフィスの3つの種類

サテライトオフィスは、企業の本社や本拠から離れた場所に設置されたオフィスのことで、3種類に分けることができます。

まずは「都市型サテライトオフィス」があります。
都市型サテライトオフィスは、都市部に設置されるサテライトオフィスのことで、第2・第3の拠点として用いられる場所です。特定の拠点や取引先の近くにサテライトオフィスを設置して、テレワーク導入後も密にコミュニケーションが取れるようにする目的があります。
さらに、地方に本拠を置く企業が都市部での企業活動の拠点とする場合もあります。

「郊外型サテライトオフィス」を設置する企業もあります。都市から少し離れた郊外に設置されるオフィスで、従業員にとって都合の良い場所が選ばれます。
従業員が多く住むエリアにサテライトオフィスがあれば通勤時間が短縮でき、育児や介護による離職を防ぐ手段としても役立つでしょう。

最後は「地方型サテライトオフィス」です。都市部に本拠を持つ企業が地方に設置するオフィスで、地域の活性化を目的としています。
さらに、地方で新たな人材を確保し、万が一、事前災害などで本拠が被災した際は企業活動を継続できるようにしているのです。

テレワークにレンタルオフィスを利用するメリット

テレワークは在宅勤務だけでなく、サテライトオフィス勤務やモバイル勤務など、さまざまな選択肢があります。なかには、レンタルオフィスの利用を検討する人もいるかもしれません。
テレワークでレンタルオフィスを利用するメリットは、以下の5つです。

  • コストを削減できる
  • 優秀な人材を確保できる
  • 時間の有効利用できる
  • 仕事にメリハリが出る
  • 事業の継続性が向上する

それぞれについて、詳しく解説します。

1. コストを削減できる

レンタルオフィスでテレワークをおこなうメリットの一つが、コストの削減です。
とくに大都市に支所や営業所を設置した場合、高額な費用がかかることが予想されます。従業員の通勤や取引先との連絡に便利な反面、テレワークの実施で高額な費用をかけるのは望ましくないでしょう。

レンタルオフィスを利用すれば、賃料の低い郊外にサテライトオフィスを設置できます。本拠を面積の少ないオフィスに移動させつつ、郊外型サテライトオフィスを設置して経費削減につなげることもできるでしょう。

2. 優秀な人材を確保できる

レンタルオフィスで働きやすい環境作りを進めれば、優秀な人材を確保できるとともに、人材の流出を防ぐこともできます。
都市部に本拠を構える企業の場合、本社や営業所に通える人材を雇用するのが一般的です。しかし、郊外や地方にサテライトオフィスがあれば、採用活動の範囲も広がるため、優秀な人材を集めやすくなるでしょう。

さらに、通勤しやすい場所にサテライトオフィスを置くことで、介護や子育てをしながら働いている従業員の離職が減る可能性もあります。多様な働き方を促進できるサテライトオフィスの設置によって、優秀な人材を集められるでしょう。

3. 時間の有効利用できる

テレワークでレンタルオフィスを利用することで、時間が有効活用できるメリットもあります。
とくに、遠方から通勤していた従業員は、近くにレンタルオフィスができることで通勤時間を大幅に短縮できるかもしれません。毎日の通勤時間を活用できれば、従業員のワークライフバランスも向上するでしょう。
さらに、自宅とレンタルオフィスの距離によっては、従業員の交通費が削減できるかもしれません。

4. 仕事にメリハリが出る

テレワークでサテライトオフィスを利用する別のメリットは、仕事のメリハリです。
自宅で作業していると、仕事とプライベートの境目があいまいになり、仕事に集中できなかったり、サボってしまったりすることがあります。そのため、「テレワークはメリハリが出ない」と思っている人もいるかもしれません。

しかし、レンタルオフィスは「仕事をするための空間」なので、従業員のモチベーションに良い影響を与えるでしょう。
また、レンタルオフィスは自宅と違い、気を散らすものが少ない点も魅力です。テレワークの際も、集中して仕事しやすい環境といえるでしょう。

5. 事業の継続性が向上する

テレワークでサテライトオフィスを導入すれば、事業の継続性が向上します。たとえば自然災害が起こった際、本社では業務がおこなえなくなる恐れがあります。
最近では、新型コロナウイルスによる影響も心配です。たとえば、本社で感染者が出れば、多くの従業員が自宅待機となる可能性があります。
しかし、サテライトオフィスがあれば、本社で業務の継続が難しい際も対処しやすくなるでしょう。オフィスを分散することで、事業継続に関するリスクを低減できるのです。

テレワークにレンタルオフィスを利用する方法、注意点

テレワークでレンタルオフィスを利用するのは便利な反面、注意しなければならない点もあります。
たとえばレンタルオフィスのサービスやセキュリティについては、よくチェックしておくべきです。もちろん、費用や立地もしっかり考慮しなければなりません。
ここでは、レンタルオフィスを導入する方法と、注意点についてみていきましょう。

レンタルオフィスを導入する方法

レンタルオフィスを導入するにあたって、検討すべきなのはどのようなタイプのサテライトオフィスにするか、さらにどのような基準で選ぶかです。

まずは、サテライトオフィスのタイプについて考慮すべきでしょう。
サテライトオフィスは、都市型、郊外型、地方型の3種類があります。そのため、まずはどのタイプのサテライトオフィスが自社に合っているかを判断しなければなりません。

そのあとに考えるのが、費用や立地、セキュリティなどの要素です。
とくに、レンタルオフィスの導入時にかかる費用は非常に重要です。もし導入費用がかかりすぎる場合は、支社や営業所を作ったほうがよいという判断になるかもしれません。
また、立地はサテライトオフィスの満足度を左右する重要なポイントです。都市型であれば今後営業エリアとなりそうな場所、郊外型であれば従業員が多く住んでいるエリアにオフィスを借りるのがよいでしょう。
交通アクセスはよいか、周辺に飲食店や銀行、郵便局、コンビニなどはあるか、治安はよいかといったポイントも考慮する必要があります。

加えて、レンタルオフィスに付いているオプションも重要な要素です。とくにサテライトオフィスをテレワークで利用する場合には、どのような機能があるべきかを検討すべきでしょう。
たとえば、テレワークにおいてインターネット環境は必須です。プリンターやコピー機などのOA機器が必要な場合もあるでしょう。
一方、受付や来客対応、電話対応、郵便物の転送、クリーニングなどのオプションは必要ないかもしれません。
別途費用が発生するものも多いので、どのようなオプションを利用するか、前もって整理しておきましょう。

レンタルオフィスの注意点

レンタルオフィスを利用する際の注意点は、サービスの質とセキュリティです。

レンタルオフィスは、エリアや運営元によってサービスの質が大きく変わります。あまりよく選ばずにレンタルオフィスを借りると、高額な割にサービスが良くなかったり、防音性能が低かったりして別のオフィスを探さなければならなくなることもあります。
レンタルオフィスを借りる前には、必ず実際に見学し、どのようなメリットとデメリットがあるかをしっかり検討しなければなりません。

さらに、セキュリティも重要な注意点です。レンタルオフィスは本拠ほどセキュリティが強固ではないため、外部の人間が入ってしまう恐れがあります。
万が一、使用していたPCやタブレット端末から情報が漏洩すれば、企業としての信頼を失いかねません。
もちろん、端末の盗難にも注意すべきです。レンタルオフィスを利用する際は、改めてセキュリティに関するルールの徹底や注意点の周知を促しましょう。

サテライトオフィスで効率のよいテレワークを実現

レンタルオフィスを利用すれば、テレワークにぴったりのサテライトオフィスを実現できることでしょう。都市型、郊外型、地方型のいずれのサテライトオフィスも、レンタルオフィスであれば低予算で設置することができます。
ただし、サテライトオフィスの使い勝手や利便性は、立地やオプション、周辺環境に大きく左右されます。また、レンタルオフィスを利用する際は、事前にサービス内容やセキュリティなどをチェックし、実際に見学してから決定しましょう。

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