テレワークにおけるタスク管理のポイントとおすすめツールを紹介

2020年からテレワークを導入する企業が急激に増加し、その中で多くの課題が浮き彫りになってきました。

その一つがテレワークにおけるタスク管理の重要性です。タスク管理がしっかりおこなわれないと、会社全体の業務が滞ってしまう恐れがあります。

当記事では、テレワークにおけるタスク管理のポイントと、便利なおすすめツールについて解説します。

テレワークにおけるタスク管理の重要性

テレワークにおいて、タスク管理は非常に重要です。

オフィスワークではタスク管理にそれほど難しさを感じることはないでしょう。同じチーム内でのコミュニケーションがとりやすく、上司と部下の意思疎通もスムーズにおこなえるため、誰がどのような業務をおこなっているのかが明確です。

しかしテレワークにおいてはタスク管理に難しさを覚える企業は少なくありません。テレワークでタスク管理がなぜ重要なのか、3つの理由をみていきましょう。

1. 一人ひとりの業務効率が上がる

タスク管理がきちんとおこなわれていると、従業員一人ひとりの業務効率が上がります。

テレワークを導入する目的の一つは生産性や効率の向上です。テレワーク導入の目的を達成するためには、タスク管理が不可欠であることがわかるでしょう。

タスク管理がおこなわれていると、自分にどんな仕事が割り当てられているのかを視覚的に確認することができます。その日におこなうべき仕事の内容を把握できるので、優先順位をつけるのにもタスク管理が役立ちます。どの仕事は期日が迫っているのか、どの仕事がより重要度が高いのかを見極めやすくなるのです。

2. 作業漏れを防げる

タスク管理が重要な別の理由は、作業漏れを防げる点です。

とくにチームでプロジェクトにあたっている場合、チームメンバーがどのような業務をおこなっているかを全員が把握しておかなければなりません。そうしないと重複して業務をおこなってしまったり、ある業務が忘れられたりする恐れがあります。

チャットを使って業務の指示が伝わる場合には、指示を見逃したり忘れてしまったりすることも珍しくないので、タスク管理が不可欠となります。

3. 進捗状況が可視化できる

タスク管理の重要性は、進捗状況の可視化にもあります。

業務の進行状況を口頭で確認するのは簡単ですが、テレワークでは確認するのが難しい場合もあります。細かくチャットで従業員に進捗状況を確認するのも管理者の負担となります。

そこでタスク管理をおこない、従業員一人ひとりが進捗状況をアップデートすることで、それぞれの業務がどの程度進んでいるかを可視化できるのです。

テレワーク時のタスク管理のポイント

タスク管理の重要性を知ったところで、実際にテレワーク下でタスク管理をおこなう際のポイントを知っておきましょう。テレワークにおけるタスク管理では、タスクの洗い出しや見直しを定期的におこなうことと、コミュニケーションの量と質を向上させることが重要です。

業務をスムーズに進めるためにも、タスク管理のポイントをみていきましょう。

1. タスクの洗い出しや見直しを定期的におこなう

タスク管理の重要なポイントの一つは、業務の洗い出しや見直しです。タスク管理では、必要とされる業務をピックアップし、それをチームや部署のメンバーに割り振らなければなりません。

しかしタスク管理で決められた業務をおこなっていくなかで、新たな業務が発生したり、業務量に偏りがみられたりすることがあります。そのような場合には、タスクの見直しをおこない、業務をどのように割り振るかを再検討する必要があるでしょう。

さらに新たに発生した業務を誰に割り振るかを決定することも大切です。作業に漏れがないよう注意しましょう。

2. コミュニケーションの量と質を向上させる

テレワークの大きな課題は、コミュニケーションです。コミュニケーションの量と質を向上させることで、タスク管理をスムーズにおこなうことができるようになります。

コミュニケーションツールには、Web会議システムやチャットツール、SNSなどがありますが、複数のツールを用いることでコミュニケーションを促進できます。

それほど重要でない情報の交換についてはチャットツールを用いれば十分でしょう。一方で、資料を共有しながら重要な情報を伝えなければならないケースでは、チャットツールよりもWeb会議システムを用いたミーティングが必要かもしれません。

できるだけ短いスパンでWeb会議をおこなうと、コミュニケーションが促進されタスク管理が効果的におこなえるようになります。

テレワークでのコミュニケーションについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

テレワーク時のタスク管理でよくある課題

テレワークをおこなっている職場では、タスク管理についての課題に直面することもよくあります。

指示伝達がうまくいかない、業務の進捗がわからないなど、オフィスで顔と顔をあわせて仕事をしているときにはあまり生じなかった問題も多いので、最初は戸惑うことでしょう。

テレワーク時のタスク管理でよくある課題を2つ紹介します。

1. 指示伝達がうまくいかない

テレワーク時のタスク管理で起こりがちなのが指示の伝達がうまくいかない点です。

オフィスワークであれば、顔と顔を合わせてしっかりと口頭で指示を伝達することができました。部署が異なる従業員同士のコミュニケーションもそれほど難しくなかったはずです。

しかしテレワークになると、上司と部下、チームメンバー同士の指示伝達や情報共有がうまくいかなることがあります。

とくに、従業員によって業務をおこなう時間が異なると、指示の伝達にタイムラグが生じて業務の依頼を見逃したり忘れてしまったりすることが多くなるでしょう。

2. 業務の進捗がわからない

テレワーク時のタスク管理の別の課題は、進捗状況がわからないことがある点です。

オフィスワークであれば、従業員同士で業務の進捗状況について尋ねたり、作成した資料を見せてもらったりすることが容易でした。しかしテレワークでは、進捗状況を意識的に尋ねたり、情報を共有したりすることが必要となります。

もし進捗状況についての報告がなければ、本当に業務がタイムスケジュール通りに進んでいるのかどうかわからず管理者は不安になってしまうでしょう。

さらに、従業員がどの程度真面目に業務に取り組んでいるのかは従業員次第になります。業務は順調に進んでいると言われれば、それを信じるしかない点もタスク管理の課題といえるでしょう。

テレワーク時のタスク管理はExcelでできる？

テレワーク時のタスク管理を簡単におこなう方法の一つは、Excelを用いるものです。

ExcelはWindowsPCのほとんどに標準的に搭載されているソフトであるため、多くの会社でタスク管理をおこなう際に役立つでしょう。

テレワーク時のタスク管理をExcelでおこなう方法やメリット、デメリットについてみていきましょう。

テレワークのタスク管理をExcelでおこなう方法とメリット

テレワーク時のタスク管理をExcelでおこなう方法は、さまざまです。

たとえば個人でのタスク管理の場合、タスク名、期限、ステータス、備考欄を作って業務を管理できます。

ステータスに関しては未対応、対応中、完了などを作成し管理しましょう。期限順にタスクを並べたり、ステータスごとにタスクを管理したりすることも可能です。

もしチームでタスク管理をおこなうのであれば、ガンチャートを使ってみるのも一つの方法です。ガンチャートとはタスクの進捗状況を視覚的に確認できるもので、プロジェクトの進行状況をチェックするのに役立ちます。
Excelであればほとんどの従業員がそれほど苦労せず使いこなせると考えられるのでとても便利です。

さらに新たなツールを導入する必要がないので、安価にタスク管理を導入できます。Excelは非常に多機能なので、さまざまなタスク管理がおこなえるでしょう。

テレワークのタスク管理をExcelでおこなうデメリット

Excelでタスク管理をおこなうことには多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。

たとえば、Excelはタスクの作業順序を設定することができません。チーム内のタスクには大小さまざまなものがあり、優先順位があります。

Excelは未対応のタスクや期限による並べ替えはできても、仕事の重要度を区別して作業順序を設定することはできません。非常に細かい作業が含まれる場合は、Excelで管理しきれない部分も出てくるでしょう。

さらに、スマートフォンやタブレットなどのデバイスに対応しきれていないことも、Excelのデメリットといえます。

テレワーク時に導入すべきタスク管理ツールとは？

テレワーク時に導入すべきタスク管理ツールとは、無数にあるタスクをリストに記入し、進捗状況をすべての従業員やチームメンバーがチェックできるツールのことです。タスクごとの期限や担当者などの情報を一つのツールに集約できるため、タスクをまとめて管理するのに適しています。

ビジネスシーンにおいて、従業員が社外で業務をおこなうケースも増えてきたため、タスク管理が非常に重要になりました。テレワーク時でも一人ひとりの働きぶりがわかり、プロジェクトの進行状況も細かくチェックできるのでとても便利です。

定常的な業務でも、特別なプロジェクトでも、タスク管理ツールによってスムーズに業務を進めることができるのです。

テレワーク時のタスク管理ツールの選び方

テレワーク時のタスク管理ツールは非常にたくさん提供されているので、一定の基準に基づいて自社にあった製品を選ばなければなりません。

企業によってニーズは異なるので一概には言えないものの、タスク管理ツールを選ぶ際には、機能やコスト、サポート体制などを確認しておくことが重要です。これらの3つのポイントについて詳しく紹介します。

1. 機能の豊富さ

タスク管理ツールでまず確認すべき点は機能の豊富さです。タスク管理ツールの機能は、タスクを登録して進捗状況を確認することだけにとどまりません。

現在では進捗状況をグラフにしたり、どの部署の仕事が滞りがちなのかを分析したりできるものもあります。豊富な機能が搭載されていれば、それだけ細かな分析がおこなえるので業務の改善に役立つでしょう。

ただし、会社に必要な機能がきちんと揃っているかを第一に考え、それに加えてどのような機能があるかを確認することが重要です。

2. コスト

タスク管理ツールを導入する場合、コストも重要な要素です。膨大なコストをかけて導入したものの実際にはあまり利用されていないとなれば、無駄な支出となってしまうでしょう。

無料で使える機能があるのか、どのように課金されるのかをしっかりチェックしてから導入を検討するのがベストです。

3. サポート体制

タスク管理ツールを使い始めたばかりのころは、使い方がわからなかったりトラブルが発生したりするものです。

サポート体制が整っているツールを購入することで、効果的なタスク管理がおこなえるようになります。

テレワーク時におすすめのタスク管理ツール3選

テレワーク時のタスク管理に利用できるツールは非常に多くあるので、どれにしたらよいのか迷ってしまう方も多いでしょう。

ここでは、使い勝手のよさや充実した機能などから人気のツールを3つ紹介します。無料で利用できるツールもあるので、気になるツールは試してみることをおすすめします。ぜひテレワーク時のタスク管理に役立てましょう。

1. backlog

非常に人気の高いタスク管理ツールが「Backlog」です。タスク管理に必要とされる非常に多彩な機能が一つにまとまっており、ガンチャートで作業計画や進捗状況が見やすく表示できます。

30日間は無料で利用でき、スタータープランであれば月々2,400円と安価で利用可能です。

2. asana

Asanaは世界の195カ国で利用されているタスク管理ツールで、わかりやすいデザインと高い操作性で人気を集めています。

業務の優先順位を管理することが可能で、進捗状況を視覚的に表示できるのが大きな強みです。Basicプランであれば無料で利用できるのも嬉しいポイントです。

3. Trello

trelloは世界中の100万を超えるチームに選ばれている、タスク管理ツールの一つです。
無料で利用できるプランが用意されているのが大きなメリットで、タスクを追跡し、チームと共有することができます。

色分けされていて見やすく、操作も簡単なので、すぐに必要な情報を確認できます。

テレワーク時のタスク管理ではツールを使おう

テレワーク時のタスク管理は決して簡単ではありません。その一方で、納期に間に合わない業務があったり、滞っている業務があったりすれば、会社の信頼に関わります。

テレワークが増えても企業活動を滞りなくおこなうために役立つのがタスク管理ツールです。テレワークをしている従業員一人ひとりの、さらにチーム全体の業務の進捗状況を確認するためにも、タスク管理ツールを使いましょう。