テレワークとは職場ではない場所で勤務する業態の総称

テレワークとは、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務（施設利用型勤務）の3つの業態の総称です。メインの職場を従来のオフィスから自宅とするか、外出先とするか、別の近隣のスペースとするかで呼称も異なり、それぞれの違いは厚生労働省「テレワーク導入のための労務管理等Q&A集」で定義されています。［注1］

在宅勤務

所属するオフィスに行くことなく、自宅をメインの職場とする勤務形態で、会議や顧客訪問で外出をすることがなく、1日の業務を自宅でおこないます。通勤時間なども削減され、時間を有効的に使用することができます。

モバイルワーク

在宅勤務のように自宅を職場とすることに限らず、移動中（交通機関での移動中も含む）や顧客、カフェなど外出先を就業先とした働き方です。

営業など外勤が多い部署の場合は、都度、外出先から職場に戻る必要がないため出勤時間や、無駄な移動を減らすことができ、時間を有効に活用できるほか、ワークライフバランスを高める効果があります。

サテライトオフィス

自身が所属するオフィス以外のオフィスや、遠隔勤務用のフリースペースなどを就業場所とした働き方です。所属しているオフィス以外の近隣の場所をオフィスとすることで、従来よりも職場と自宅の距離が近くなり、移動時間や通勤時間の短縮につながります。

テレワークのメリット・デメリット

在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィスいずれの形態においても職場に行かずとも業務ができるため、移動時間や通勤時間の短縮につながります。ワークバランスが向上する、家族と一緒に過ごす時間ができるなど多くのメリットをもたらしています。

しかし、テレワークは便利な反面、企業としては従業員の業務内容や活動が見えにくというデメリットもあります。そして、今まではオフィスにいたのでまったく問題にならなかった、外出先や自宅で業務をする際の電気代やガス代などの光熱費や通信費などの負担は従業員と会社どちらがするべきかといった問題が発生しているのです。

テレワークの光熱費や通信費は会社負担か個人負担か

テレワークによって生じる電気代などの光熱費が会社負担なのか個人負担なのかは、とくに法律があるわけではありません。

ただし、労働基準法第89条第1条第5項によると、「労働者に食費や作業用品そのほかに負担をさせる場合は、就業規則に定めなければならない」とされています。［注2］

したがって、就業規則を見れば、光熱費が会社負担なのか個人負担なのかわかるということになりますが、テレワークが各企業に広まり始めたのはつい最近のこと。テレワークに関する就業規則がすでに定められているケースはあまりないため、テレワークを推進するには、企業は一部就業規則を修正し、従業員に通知をしたうえで進めていくことになります。

就業規則の作成義務のない会社であっても、労使協定を締結したり、労働条件通知書で従業員に通知をしておくことが必要です。

なお、労働契約法第9条によって、労働者に不利益な変更をおこなうことは禁止されています。［注2］そのため、就業規則に「テレワークの光熱費はすべて従業員負担にさせる」と明記することはできません。テレワークの光熱費は企業が負担をすることになることがわかります。

テレワークに伴う費用負担（実費精算、手当支給など）

電気やガス代といった光熱費は、業務での使用とプライベートでの使用の切り分けが難しという特徴があります。そのため、月ごとの業務時間に応じて実費精算をする方法や、毎月所定の金額を「在宅勤務手当」といった項目で給付している企業が多いようです。

また、テレワークによって新たにかかる費用は光熱費以外にもたくさんあります。テレワークで発生する主な費用とその精算方法を紹介します。

パソコンなどの情報機器

業務で使用しているパソコンやスマートフォンは、プライベートで使用しているものをそまま使用してしまうと、機能が不十分だったりセキュリティ対策がなされていなかったりする場合があります。

そのため、プライベートのものを使用させることは極力避け、会社が支給をするか、同程度のスペックのものを従業員に個々に購入させ、その費用を補填するようにしましょう。

通信費

パソコンやスマートフォンを使用する際のWi-Fiや無線LANなどの通信費用も、会社負担としている場合が多いようです。

テレワークに伴い、従業員の自宅に通信制回線を設置するということもあるでしょう。その場合、工事費やモデム・ルーター費用などが発生します。これも、従業員側が負担する場合と、会社が負担する場合のどちらも考えられます。
毎月の通信費や基本料金に関しては、業務使用とプライベート使用との切り分けが困難なので、手当金というかたちで定額を渡すケースも多いです。

文具や備品や宅配便などの費用

テレワークであっても、業務をしていれば文具を購入することがあるかもしれません。また、郵便物や宅配メール便なども利用する可能性があります。切手や宅配メール便などは、従業員にあらかじめ渡しておいたり、従業員が一時費用を立て替えて、企業が後日清算するなどの対応が考えられます。

水道代

テレワークの時間が増えれば、トイレの回数が増えたり、自宅で食事をするため水道を使う機会が増加するため、水道代も増加する傾向が多いです。これも光熱費と同様、業務使用とプライベート使用の切り分けが難しいため、手当金というかたちで支給するケースが多いようです。

そのほかの費用

今まではオフィスにいたので必要性はなかったものの、テレワークによって必要になってくる機器があります。たとえば、テレワークで打ち合わせをするときのWebカメラやイヤホン、書類を印刷するためのプリンターなどです。

これらの費用は業種によっても、部署によっても必要性の有無は分かれます。トラブルにならないように、そのほかの費用の負担についても事前にルールを作っておく必要があります。

課税・非課税、光熱費や通信費の業務使用部分における計算方法

テレワークによって発生をした光熱費を会社が負担する場合は、国税庁が紹介している計算式をもとに算出できます。より精緻な方法で計算をして支給している場合は、給与として課税しなくても差し支えありません。

通信費や光熱費の業務使用部分における具体的な計算方法については、国税庁「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）」に掲載されている法令で確認できます。［注3］

電気料金にかかる業務仕様部分における計算方法

前述の国税庁のFAQのなかで、国税庁が電気料金にかかる業務使用部分の計算方法についての質問と回答を掲載しているので紹介しましょう。

［問6］従業員が負担した電気料金について、在宅勤務に要した部分を支給する場合、業務のために使用した部分はどのように計算すればよいですか。

［答］基本料金や電気使用量については、業務のために使用した部分を合理的に計算する必要があります。例えば、次の【算式】により算出したものを従業員に支給した場合は、従業員に対する給与として課税しなくて差し支えありません。

引用：在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）｜国税庁

電気料金に関する業務仕様部分の算式

具体的な電気料金の業務部分の計算式は以下のとおりです。

業務のために使用した基本料金や電気使用料
＝従業員が負担した1カ月の基本料金や電気使用料
×業務のために使用した部屋の床面積÷自宅の床面積
×その従業員の1カ月の在宅勤務日数÷該当月の日数
×1/2（※）

引用：在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）｜国税庁

※1/2は、睡眠時間を除いた時間に占める労働時間の割合を算出したもので、「平成28年社会生活基本調査」による平均睡眠時間をもとに計算されています。詳しくは、「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）」の［問4］を参照してください。

電気料金負担のシミュレーション

上記計算式を使って、具体的な事例について計算してみましょう。
1カ月（30日）のうち20日テレワークをしたと仮定して、一人暮らしの場合と、4人暮らしの場合に分けて、シミュレーションをしてみます。

＜一人暮らしの場合＞
従業員が負担した1カ月の基本料金5,700円［注4］
×仕事スペース1.44m²［注5］÷自宅の広さ25.2m²［注6］
×20÷30
×1/2
＝109円（1円未満切り上げ）

＜4人暮らしの場合＞
従業員が負担した1カ月の基本料金11,761円［注4］
×仕事スペース1.44m²［注5］÷自宅の広さ125m²［注6］
×20÷30
×1/2
＝46円（1円未満切り上げ）

通信費にかかる業務仕様部分における計算方法

前述の国税庁のFAQのなかで、国税庁が通信費にかかる業務使用部分の計算方法についての質問と回答を掲載しているので紹介します。

〔問4〕従業員が負担した通信費について、在宅勤務に要した部分を支給する場合、業務のために使用した部分はどのように計算すればよいですか。

［答］
〇電話料金
イ 通話料
通話料（下記ロの基本使用料を除きます。）については、通話明細書等により業務のための通話に係る料金が確認できますので、その金額を企業が従業員に支給する場合には、従業員に対する給与として課税する必要はありません。

なお、業務のための通話を頻繁に行う業務に従事する従業員については、通話明細書等による業務のための通話に係る料金に代えて、例えば、次の【算式】により算出したものを、業務のための通話に係る料金として差し支えありません。

（注）業務のための通話を頻繁に行う業務とは、例えば、営業担当や出張サポート担〔問4〕従業員が負担した通信費について、在宅勤務に要した部分を支給する場合、業務のために使用した部分はどのように計算すればよいですか。
4当など、顧客や取引先等と電話で連絡を取り合う機会が多い業務として企業が認めるものをいいます。

ロ 基本使用料
基本使用料などについては、業務のために使用した部分を合理的に計算する必要があります。

例えば、次の【算式】により算出したものを企業が従業員に支給する場合には、従業員に対する給与として課税しなくて差し支えありません。

引用：在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）｜国税庁

通信費に関する業務仕様部分の算式

具体的な通信費の業務部分の計算式は以下のとおりになります。

業務のために使用した基本使用料や通信料等
＝従業員が負担した1カ月の基本使用料や通信料等
×その従業員の1カ月の在宅勤務日数÷該当月の日数
×1/2（※）

引用：在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）｜国税庁

※1/2は、電気使用料の場合と同様、睡眠時間を除いた時間に占める労働時間の割合を算出したもの。

通信費負担のシミュレーション

実際に、企業が通信費を負担するにはどれほどの金額になるのでしょうか。同資料で紹介されていた例でシミュレーションしてみましょう。

従業員が9月に在宅勤務を20日間行い、1カ月に基本使用料や通信料1万円を負担した場合の業務のために使用した部分の計算方法。

10,000円
×20日（在宅勤務日数）÷30（9月の日数）
×1/2
＝3,334円（1円未満切上げ）

引用：在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）｜国税庁

在宅勤務手当を支給する企業も多い

テレワークでかかる経費については、紹介した計算式などを使って計算することも可能です。しかし、相手の姿が見えない以上、完全に業務内容や時間などを把握することは不可能です。そのため、在宅勤務手当として定額で支給している事例も多いようです。

こちらでは、在宅勤務手当を支給している大手企業の事例をいくつか紹介します。

富士通

在宅勤務の通信費や光熱費を環境設備費用扶助として、月額5,000円を支給し、通勤定期券の支給を廃止しました。テレワーク普及をきっかけに、今後3年かけて既存のオフィスの面積を50％に削減することを決定しました。

ヤフー

月額4,000円の「どこでもオフィス手当」や通信費3,000円を支給しています。さらにコロナの収束がおさまらない状況を鑑み、「働く環境応援資金」50,000円分をPayPayで支給しました。また、通信費補助も従来の3,000円から5,000円に増額予定です。

NTT

全従業員約18万人に1日200円の在宅勤務手当を支給しています。在宅勤務率5割以上の部署では、通勤定期代の給付を廃止し、通勤に使用した交通費を実費で支給しました。

ソフトバンク

在宅勤務の光熱費や備品の費用に充当してもらうことを想定し、在宅勤務手当として月額4,000円を支給しています。またソフトバンクも通勤定期代の支給を廃止し、通勤にかかった交通費を支給するよう変更しています。

テレワークの光熱費支払いに関するトラブル回避策

テレワークに関わる光熱費負担は、業務にかかるものに関しては会社負担となると考えられますが、水道代や光熱費はとくに業務使用とプライベート使用の区別が困難です。トラブルを回避するためには、企業としてもテレワークに対応した社内ルールの整備が大切になります。

テレワークに関わる就業規則や契約を定める

全従業員に該当することは就業規則に、従業員ごとに異なることは雇用契約書に記載しておきましょう。

就業規則に記載する場合は、就業規則本体に定める場合と、「テレワーク勤務規定」といった個別の規定を定めることもあります。いずれの場合も、テレワーク勤務に関する規定を作るまたは変更したときは、所轄労働基準監督署に届け出ることが必要です。

就業規則を作成する義務のない、10人未満の会社や個人事業の場合は労働契約書をもとに、書面で明確に提示をして会社も従業員も同意をしたうえでスタートをする必要があります。テレワークの頻度や期間も含めた雇用契約書を取り交わすようにしましょう。

水道光熱費に関しては、国税庁の計算式をもとに計算することもできたり、先に紹介した企業の事例のように、「在宅勤務手当」手当として定額で支給したりするケースも存在します。

水道光熱費も含めた経費に妥当性があるかをどう判断するか、負担する割合を決めて支払うのか、在宅勤務手当として定額支給をするのかなどを従業員と話し合い、書面に残しておくとトラブルを避けることができます。

従業員の労働時間管理の仕組みをつくる

テレワークには従業員の活動が見えにくく管理がしにくい側面があるため、各従業員の業務開始時間、終了時間を報告する仕組みを作っておくことも大切です。

電話やメール、人数が多い場合はクラウド型の勤怠管理ソフトを使用するなど社内で管理の方法を定めておきましょう。光熱費や通信費の費用負担について社員と従業員の間で認識の相違がある場合も、勤務時間の履歴がまったくない場合と、勤務時間の履歴が残っているのでは対処がまったく異なってくるでしょう。

新型コロナウィルスが収束しても、テレワークの人口はある程度は高止まりすることが予想されます。この機会に光熱費に関することに限らず、テレワークに関する就業規則などの整備をしておくことをおすすめします。

光熱費等の費用負担について話し合い書面に残しましょう

テレワークの光熱費は基本的には会社負担となりますが、光熱費はプライベートと業務使用の区別が難しいという側面があります。

光熱費は国税庁が公開している資料で計算できますが、在宅勤務手当というかたちで、通信費や光熱費も含めて毎月定額で給与に上乗せで支給している会社も多いようです。

いずれにしても、テレワークに関するルールはまだ未整備な会社が多く、経費の負担についてはトラブルにつながる可能性があります。光熱費を含めた費用負担については従業員と話し合い、従業員と合意のもと文書で残しておくことを徹底しましょう。

［注1］テレワーク導入のための労務管理等Q&A集｜厚生労働省
［注2］労働基準法｜e-Gov法令検索
［注3］在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）｜国税庁
［注4］家計調査年報（家計収支編）2019年（令和元年）｜総務省統計局
［注5］一人当たりのオフィス面積｜大光ビルサービス
［注6］住生活基本計画における居住面積水準｜厚生労働省