Web会議のやり方とは?準備から進め方まで基礎知識を解説

リモートワークの拡大と継続が定着しつつある昨今、Web会議のやり方を模索している方も少なくないでしょう。Web会議を始めるにあたっては、あらかじめ周到な準備をおこない、進め方をきちんと決めておくことが成功へのカギとなります。今回は、より導入成果のあがるWeb会議の準備や進め方について紹介します。

更新日:2022.6.28

リモートワークの拡大と継続が定着しつつある昨今、Web会議のやり方を模索している方も少なくないでしょう。
Web会議を始めるにあたっては、あらかじめ周到な準備をおこない、進め方をきちんと決めておくことが成功へのカギとなります。

今回は、より導入成果のあがるWeb会議の準備や進め方について紹介します。

Web会議とは

Web会議はインターネットを利用しておこなう会議の形態です。PCやスマートフォンを通じて対話するため、場所や時間を選ばずに実施できます。無料のビデオ通話ツール(ZoomやSkypeなど)で手軽に開催することが可能です。

Web会議サービスが提供され始めた当初は「画質が悪い」「音声が途切れやすい」といった問題点を抱えていました。しかし、技術の進歩により問題点は解消されつつあります。とくに新型コロナウイルスの感染が拡大してからは、めざましいスピードでWeb会議の分野が発展しています。いまでは専用回線がなくても高解像度で低遅延なWeb会議が可能です。

Web会議については、こちらの記事でも紹介しているため、気になる方はこちらの記事もご覧ください。

関連記事:Web会議システムとは

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議とテレビ会議が異なる点は、専用機器を利用するかどうかです。

Web会議では、アプリやツールを導入すればいずれの端末からでも会議に参加できます。複数の端末から参加できるようにしておけば、外出先や自宅でWeb会議を開催することも可能です。ただし、なりすましや盗聴などの被害を受ける可能性があるため、セキュリティ対策を考えなければならないでしょう。

一方テレビ会議は、専用の通信端末やモニター、カメラを用いて決まった拠点から会議に繋ぎます。利便性やコスト面はWeb会議より劣りますが、専用回線を利用するため高品質な通話が可能です。また、外部のネットワークから干渉されにくいメリットもあります。

Web会議とテレビ会議の違いについては、こちらの記事でまとめています。

関連記事:Web会議の仕組みとは?テレビ会議の仕組みとの違いやシステムの選定ポイントをご紹介

Web会議を導入するための準備にはどのようなものがある?

Web会議を導入するための準備にはどのようなものがあるのでしょうか。主に準備する内容としては、次の4つが挙げられます。

  1. Web会議システムを選ぶ
  2. 会議に必要な機材を揃える
  3. 使用する資料をまとめる
  4. 周辺環境の整備をおこなう

ここからは、これら4つの準備内容について確認していきましょう

1. Web会議システムを選ぶ

Web会議をおこなうためにまず必要となるのはWeb会議システムです。Web会議システムを利用して会議をおこなう際は、会議をおこなう相手も同じシステムを利用していなければなりません。

また、参加者が利用するパソコンすべてで同じシステムやサービスを使用できるようにしておく必要もあります。

会議の相手への負担を軽減するためにも、なるべくリーズナブルで操作のしやすいシステムを選ぶのがおすすめです。Web会議システム選定の参考に、さまざまなシステムを比較し、より導入実績の高い商品を選ぶとよいでしょう。

2. 会議に必要な機材を揃える

次に、Web会議に必要な機材を揃えましょう。

Web会議で必要な機材には、次の5点が挙げられます。

  • パソコンまたはタブレット
  • インターネット環境
  • マイク
  • カメラ
  • ヘッドセット

カメラはすでにパソコンに内蔵されているものでも使用できますが、可能であればWeb会議専用の外付けカメラを用意するとよいでしょう。パソコンの内蔵カメラと比較し、専用カメラのほうが高画質で、安定した映像の送受信が可能となる場合が多いためです。

ヘッドセットは、会議中の音声を聞き取りやすくするためにも重要な役割を果たします。ぜひ準備しておきましょう。

なお、これらの機材を使用する場合は、会議の実施前に一度動作確認をしておくことをおすすめします。

Web会議に必要な機材について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

3. 使用する資料をまとめる

Web会議に利用する資料は、会議開始までにあらかじめまとめておくのがおすすめです。会議の途中で資料の提示を求められた場合に備えて、すぐ取り出せるように1つのフォルダに格納するなどしておくとよいでしょう。

また、Web会議ではデスクトップ画面や資料の共有が可能です。もちろんやり方はさまざまですが、使用する機材の機能を最大限に活かしつつ、スムーズなWeb会議の進行を目指してください。

4. 周辺環境の整備をおこなう

最後に、Web会議をよりスムーズに進めるためにも、使用する機材を含め、会議を実施する周辺環境の整備をおこないましょう。機材を準備したあとは、それらを設置する場所にも配慮しなければなりません。

とくに、Web会議進行の妨げとなりやすい不快音(ハウリング等)を防止するためには、マイクとスピーカーの位置関係や、スピーカーの音量に注意しましょう。

また、カメラの設置位置にも確認が必要です。事前にカメラに映り込む範囲を確認しておくことで、「うっかりデスク周りに置いてある機密資料が映り込んでしまった」ということも防げます。

Web会議の始め方・進め方とは

まずは、Web会議を始めるにあたって気をつけておきたいポイントについて確認していきましょう。主に注意すべき点としては、次の6つが挙げられます。

  1. 日程調整をする
  2. Web会議ルームのURLの発行し、
  3. 参加者全員に送る
  4. 資料についての案内をおこなっておく
  5. 進行役を選ぶ
  6. システムの動作確認をおこなう

1.日程調整をする

Web会議の開催にあたって、まずは日程を調整しましょう。すでに時間を決めている場合は調整する必要はありません。

参加者の都合を確認するには、大きく分けて2通りの方法があります。

  • 一人ひとりに確認する
  • 日程調整ツールを利用する

それぞれの参加者に希望日を聞く場合は、複数の候補日を挙げると答えてもらいやすくなります。どの程度の時間がかかる会議なのかを伝えると親切でしょう。

TimeRexやeeasy、LINEスケジュールなどの日程調整ツールを利用する場合は、ツール上で予定を入力してもらいます。ツールの使い方を伝えたうえで入力ページへ誘導しましょう。

どちらの場合も、回答期日を設けておくのを忘れないでください。期日がなければ回答の重要性が伝わらず、あとまわしにされる可能性が高いです。また、あらかじめ時間を指定しているため、回答を催促しやすくなります。

2.Web会議ルームのURLを発行する

日程が決まったらWeb会議を予約し、会議ルームのURLを発行します。

URLを発行する方法はツールによって異なりますが、基本的にはツール内で予約設定をすれば発行可能です。
たとえばZoomでは、「スケジュール」にタイトルや日程を設定することで予約スケジュールが作成されます。作成したスケジュールの詳細を開くことで、会議へ参加するためのURLが確認できます。

利用するツールによっては、一つの会議ルームを作成して、何度も使うことも可能です。定期的な会議であれば、同じURLを繰り返し使用すれば、URLを毎回共有する手間が省けるでしょう。ただし、URLに有効期限が設定されている場合も多いため、注意が必要です。

主催者が参加者全員にリンクを送る

3.案内メールを送る

発行したURLとともに、Web会議の詳細を案内するメールを送信しましょう。

具体的には開催日時やURL、パスワードを記載してください。当日になって入室できないトラブルを防ぐため、記載したURLから入室できるか確認もしておきましょう。

そして、社外の相手とWeb会議をおこなうのであれば、1週間前には案内メールを送りたいところです。直前の案内になってしまう場合は、急に開催することになった理由も案内文に含めておくとよいでしょう。

また、開催直前および当日にはリマインドメールを送ることで、日程を忘れていた人にもスムーズな参加を促せます。

 4.資料についての案内をおこなっておく

会議中に使用する資料がある場合は、Web会議開始前にあらかじめ共有しておくと、参加者はスムーズに会議に参加できます。

音声参加のみで手元でのみ資料を確認する参加者がいることにも配慮しつつ、資料の準備をしておくとさまざまなパターンの参加者に対応が可能です。

5.進行役を選ぶ

Web会議では、進行役が重要な役割を果たします。対面型とは異なるWeb会議では、発言のタイミングや相手の反応がわかりづらくなることも多いです。会議が煩雑になることを防ぐためにも、進行役を決めておきましょう。

6. システムの動作確認をおこなう

Web会議の開催前には、必ず使用するシステムの動作確認をおこないましょう。会議中に音声や映像のトラブルが発生すると、スムーズな会議の進行が妨げられてしまい、参加者の印象も悪くなってしまうので、注意しましょう。

Web会議を円滑に進めるためのポイント

Web会議をスムーズに進行できるよう、当日におこなうべきことを3点紹介します。

  1. 主催者は早めに入室する
  2. 自分の順番以外はマイクをオフにしておく
  3. カメラをオンに設定しておく
  4. 進行役は参加者全員の様子に気を配る

自己紹介・名刺交換

会議を始める前に、自己紹介と名刺交換をおこないましょう。

自己紹介を最初に済ませておくと人となりが把握でき、会議で発言しやすくなります。あまり長々と挨拶しても会議時間に影響が出るため、30秒程度にまとめて簡潔に話しましょう。

自己紹介するときに名刺も交換しておくとよいでしょう。Web会議のチャット機能などを利用すれば画像やPDFファイルを送信できます。実際に持ち歩いている名刺を画像にするだけでなく、PC上で新しく作成する選択肢も考えられます。
また、背景を画像に差し替える機能があるWeb会議ツールを活用すれば、ファイルを送信せずに名刺を見せることも可能です。

関連記事:Web会議での名刺交換方法やツール選びのポイントを徹底解説

画面共有などを活用する

Web会議ツールに備わっている各種機能を活用すれば、円滑に会議を進行できます。

たとえば、自分のPCやスマートフォンの画面を会議で共有するには画面共有機能が便利です。資料やPCの画面を見せながら説明するので、参加者全員で同じ資料を見ながら会議を進めることができ、理解度が高まります。
ほかにも、発表者以外の声が聞こえないようにできるミュート機能や、発言する許可を求めるための挙手機能、発言せずに意見を伝えられるチャット機能など、用意されている機能は多彩です。

使用するツールによって利用できる機能は異なるため、利用できる機能をあらかじめ確認し、使い方を覚えておくとよいでしょう。

関連記事:画面共有ができるWeb会議システム10選

議事録を作成する

会議中もしくは終わった後に議事録を作成しましょう。

議事録を作成することで、あとで会議の内容を忘れたときの備忘録として活用できます。また、会議での発言を証明するための証拠にもなるでしょう。

議事録の作り方としておすすめの方法は、Web会議システムによる議事録の自動作成です。会議中にテキストで書きとめたり、録音した音声を文字に起こしたりといった方法もありますが、これらのやり方では大変手間がかかります。優れた議事録機能であれば、発言内容や発言した時間、発言者名まで判別してテキストが作成されます。

会議に集中して参加できるよう、議事録の自動作成機能を備えたWeb会議システムを検討してみるとよいでしょう。

関連記事:議事録機能付きWeb会議システム3選|議事録作成を効率化しよう!

Web会議を成功に導くために準備しましょう!

今回は、Web会議を成功に導くための準備や実施のポイントについて紹介しました。

Web会議は対面の会議と異なり、どうしても相手の表情や反応が見えづらくなります。実施前にしっかり準備するとともに、やり方をあらかじめ決めておき、スムーズな進行を心がけましょう。

もちろん、職場やチームによってやり方はさまざまです。紹介した内容を参考に、より効果的なWeb会議を目指してください。

会議を開催するまでの段取りが悪ければ会社全体の評価にも影響を与えかねません。また、会議の進行が滞ったり遅れたりすると、参加者全員の貴重な時間を無駄にしてしまいます。円滑に会議を進めることができるよう、本記事で挙げたポイントを押さえて行動しましょう。

なお、Web会議をおこなうコツを紹介する記事も用意しているので、こちらの記事もあわせて読んで万全の準備を整えておきましょう。

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