タイムカードの電子化とは関連する法律やデメリット・メリットも説明

タイムカードを活用して、勤怠管理をおこなっている企業は少なくないでしょう。近年では、政府の進めるDX推進やITツールの発展により、タイムカードを電子化して勤怠管理をおこないたいと考えている方は多いのではないのでしょうか。当記事では、タイムカードを電子化する目的やメリット、デメリットなどについて解説します。タイムカードなどの紙での勤怠管理から脱却したいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

更新日:2022.5.25

タイムカードを活用して、勤怠管理をおこなっている企業は少なくないでしょう。近年では、政府の進めるDX推進やITツールの発展により、タイムカードを電子化して勤怠管理をおこないたいと考えている方は多いのではないのでしょうか。当記事では、タイムカードを電子化する目的やメリット、デメリットなどについて解説します。タイムカードなどの紙での勤怠管理から脱却したいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

タイムカードの電子化(デジタル化)とは

タイムカードとは、始業や終業の時刻を記載する紙媒体のカードのことです。タイムカードをタイムレコーダーに挿入すれば、打刻することができます。

そして、タイムカードの電子化とは、勤怠管理をデジタル化することであり、紙を使用した勤怠管理を廃止することを指します。たとえば、勤怠管理システムを導入すれば、スムーズに勤怠管理の電子化を実現することが可能です。

タイムカードを電子化する方法とは

タイムカードを電子化する方法には、勤怠管理システムを導入して、従業員の勤務状況を管理する方法があります。

勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードを廃止し、PCやスマホ、ICカード、生体認証など、さまざまな方法を活用して打刻することが可能です。また、勤怠管理システムには、自動集計・ワークフロー・スケジュール管理・外部連携・アラートなど、勤怠管理をおこなうにあたって、便利な機能が豊富に備わっているという特徴があります。

紙のタイムカードを使用している場合、給与計算を手作業で集計しなければならないこともあります。そのため、人的ミスが起こりやすいというデメリットがあります。一方、勤怠管理システムを使用すれば、勤務記録をデータとして出力したり、給与計算ツールと連携させたりして管理できるため、人的ミスが生じにくく、業務の生産性の向上が期待できます。

タイムカードの電子化が進む理由

ここでは、タイムカードの電子化が進む理由について詳しく紹介します。

法律の変化に対応しやすい

紙のタイムカードを使用して勤務状況を管理している場合、勤怠管理における法律の改正が実施されると、会社規定の変更など、法改正のたびに自社で対応しなければなりません。そのため、業務負担の増加や、給与計算のミスなどのトラブルの発生につながる可能性があります。

一方、勤怠管理システムを使用している場合には、一般的にシステムを提供しているベンダーが法改正に対応するために、ソフトウェアのバージョンアップを実施します。

このように、法律の変化への対応のしやすさを考慮して、タイムカードを電子化する動きは加速しています。なお、勤怠管理システムの法改正にともなう対応については、ベンダーによって異なるため、導入する前にきちんと確認しておくことが大切です。

働き方の多様化

近年では、働き方改革の影響を受け、テレワークや時短勤務など、働き方の多様化が進んでいます。たとえば、在宅勤務やサテライトオフィスなどを導入する企業も増加しています。

紙のタイムカードによる勤怠管理は、オフィスへの出社を前提としています。テレワークを導入するには、出社しない場合でも適切に勤怠管理をおこなうことができるよう、管理方法を変える必要があります。また、勤務形態が多様化すれば、労働時間の集計も複雑になるため、手作業のままでは集計作業の負担が大きくなります。

このように、従業員の多様な働き方のニーズに対応するために、タイムカードを電子化して管理する企業は増加しています。

工数削減につながる

タイムカードを電子化すれば、データとして勤怠情報を管理できるため、業務効率の向上が期待できます。また、ITツールを活用して、打刻する仕組みを構築すれば、自動でシステムに勤怠情報が取り込まれるため、集計や給与計算にかかる工数を削減することが可能です。

タイムカードを使用する場合、全国に複数の支社があると、タイムカードを本社に収集するためのコストがかかります。また、集計や給与計算に関する業務は、手作業でおこなう必要もあるため、転記ミスや計算ミスが発生すると、誤った給与計算をおこなってしまう恐れや、業務負担が増加してしまう可能性もあります。

このように、タイムカードを電子化すれば、勤怠管理の業務にかかるコストを削減することが可能です。

タイムカードの電子化に関連する法律とは

タイムカードの電子化に関連する法律には、「労働基準法」「e-文書法」「電子帳簿保存法」などがあります。

ここでは、法改正の内容を中心に、労働基準法について紹介します。

労働基準法

労働基準法とは、1947年に制定され、労働条件に関する最低基準を定める日本の法律を指します。労働者の生存権の保障を目的に、雇用契約・労働時間・給与・有給休暇・災害補償・就業規則・解雇など、さまざまな項目について基準を定めているのが特徴です。

2019年4月には、人手不足や長時間労働問題、柔軟な働き方に対応するために改正がおこなわれています。勤怠面においては、時間外労働の上限規制や、労働時間の客観的な把握、年次有給休暇の年5日取得の義務化、フレックスタイム制の清算期間の延長などが当てはまります。

また、2023年4月には、1カ月で60時間を超える時間外労働に対して、法定割増賃金を50%以上とすることを、中小企業に対しても適用することが決定されています。

このように、労働基準法の法改正は、これまでだけでなく、今後も実施されることが決定されているため、適切に対応することが企業に対して求められています。

タイムカードの電子化に伴うメリット

タイムカードを電子化すれば、人事担当者と従業員ともに、さまざまなメリットを得ることができます。まず、従業員が打刻した情報を自動でシステムに取り込めるため、人事担当者の業務負担の軽減につながります。また、勤怠データを活用し、時間外労働や休日出勤数の多い従業員を分析し、働き方の改善につなげることも可能です。

さらに、タイムカードの場合、ほかの人に代理で打刻してもらうことができてしまうという可能性がありますが、生体認証やPC・スマホを使用した打刻方法を採用すれば、不正打刻を未然に防ぐことが可能です。そして、従業員にとっても、外出先での打刻がしやすい、有休の申請などを簡単におこなうことができるなどのメリットがあります。

タイムカードの電子化に伴うデメリットと注意点

タイムカードを電子化するにあたって、勤怠管理システムの導入・運用に関する費用や、会社規定の変更など、時間や手間がかかるというデメリットがあります。また、導入するシステムによって、費用形態やサポート体制などは異なるため、事前に確認することが大切です。

打刻方法について、スマホ、ICカードを採用する場合には、紛失の恐れがあります。また、クラウド型の勤怠管理システムの場合、セキュリティ面でのリスクもあります。また、指紋や顔などの生体認証を採用する場合、システムの不具合や反応速度などの懸念があります。

このように、タイムカードを電子化するにあたって、デメリットもあるため、事前に目的を明確化し、注意点を洗い出すことが重要です。たとえば、システムの費用対効果を計測したり、自社にあう打刻方法を検討したりすることは大切といえます。また、運用方法や従業員への周知についても、あらかじめ明確にしておきましょう。

タイムカードと勤怠管理システムを比較

タイムカードと勤怠管理システムには、それぞれメリットやデメリットがあります。

コスト面で比較すると、タイムカードの場合、カードとタイムレコーダーを用意すれば、素早く導入できるため、コストを抑えられるメリットがあります。一方、勤怠管理システムの場合、料金プランや導入形態、サポート体制、セキュリティ体制などによって、料金は大きく異なる可能性があります。

法律の改定への適用しやすさの観点から比較すると、タイムカードの場合、法改正のたびに自社で対応しなければならないため、管理の手間がかかります、一方、勤怠管理システムの場合、ベンダーによる機能のアップデートがある場合が多く、管理の手間を省くことが可能です。

運用方法について比較すると、タイムカードの場合、紙を使用しているため、誰でも簡単に打刻できるというメリットがあります。一方、勤怠管理システムの場合、パソコンの操作が苦手な従業員に対しても、きちんと使い方を周知しなければならないため、導入や運用に手間がかかります。

このように、タイムカードと勤怠管理システムのそれぞれの特徴を把握し、自社の規模や勤務形態に応じて、勤怠管理の方法を決めるのがおすすめです。

タイムカードの電子化で勤怠管理を効率化しよう!

タイムカードを電子化すれば、働き方の多様化を実現させたり、業務負担を削減させたりすることができます。また、勤怠管理システムを導入すれば、法改正に対応しやすいというメリットがあります。

ただし、タイムカードを電子化するにあたって、コスト面や従業員への周知の徹底など注意点があります。そのため、タイムカードを電子化する目的を明確にし、自社のニーズにあった電子化方法や勤怠管理システムを導入することが大切です。

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