テレワーク導入におけるDXとは?メリットや課題点を紹介

テレワークの導入には、オンラインで会話できるようにする、ファイルを送受信できるようにする、ビデオを使用した会議ができるなど、DXが欠かせません。今回はテレワーク導入のメリットと併せて、課題や導入時の注意点を解説します。テレワークに課題を感じている方は、ぜひご覧ください。

更新日:2022.5.25

テレワークを導入する企業が増えていますが、同時にDXが実現できていると、さらに働きやすくなります。今回はテレワーク導入におけるDX(デジタルトランスフォーメーション)や、DXを実現するメリット・課題点・注意点をご紹介します。

テレワークとDXの関係性とは

テレワークにはDXが必要不可欠です。テレワークでは対面のやり取りができないため、紙を使った書類のやり取りや、会話でのコミュニケーションの代わりになるシステムが必要です。従って、DXはテレワークに欠かせない大切な要素だということがわかります。

また、DXといっても、情報技術だけでなく情報リテラシーやツールに備わった機能を使いこなせるかも大切なポイント。DXが実現できている企業と、そうでない企業ではコミュニケーションが疎かになるだけでなく、重要な情報の漏洩リスクも発生する可能性があります。

また、仮に紙で書類を作成した際にペーパーレス化が図れていないと、出社する手間が増えたり、FAXで対応したりなどの手間が増えます。さらに、顧客とのやり取りや情報の蓄積にもDXが密接に関係するのがポイント。パソコンやスマートフォンで連絡が取れれば、電話にかかる時間が省け、時間をより効率的に使えます。

以上の通り、テレワークには情報技術で業務を改善するDXが欠かせません。

テレワークを導入するメリット

テレワークを導入するメリットは次のことが挙げられます。

  • 働き方改革による人材確保
  • 業務効率化
  • コスト削減・環境負担削減
  • 持続継続性
  • オフィスコスト削減

テレワークは非常事態や災害時だけでなく、日常でも十分に活用できるのがポイントです。例えば、出社する人数を減らしてオフィスの規模を縮小させたり、出社する必要がない業務は原則自宅でおこなったり、出社して働くという概念から離れた、新しい働き方ができます。

また、オフィスコストの削減だけでなく紙資源の削減や、電気の削減など、テレワークならではのメリットが得られるのも魅力です。不必要な業務が見直され、結果的に業務の効率が上がった、コストカットが実現できたという企業もあります。

また、テレワークでは出社時間をカットできるので、従業員それぞれに合わせた働き方を提供できます。移動時間が削減できる分、限られた時間をフルに活用できるのがポイントです。

加えて、災害や事故などで出社できない時、すぐにテレワークに切り替えられるのも魅力のひとつ。常日頃からテレワークの体制が整っていれば、出社できない事態に陥っても、すぐに対応して業務を再開できます。

テレワークの課題点

メリットが多く、便利なテレワークですが、一方でテレワークには課題点も多く残っています。例えば、以下のような課題が挙げられます。

  • 私生活と仕事を混同してしまう
  • 労働時間が管理しにくい
  • メリハリがつかず労働時間が長くなってしまう
  • コミュニケーションがとりにくい
  • テレワーク自体に負担を感じる

テレワークは通勤時間を削減できるのがメリットですが、仕事に対する気持ちの切り替えがしにくいデメリットがあります。また、昼食時や休憩でも仕事との区別がつきにくく、疲労を感じやすくなる可能性もあります。

また、気持ちの切り替えができないため、メリハリが生まれず長時間労働になってしまう方もいるのが難点。加えて、テレワークは労働時間の管理がしにくいため、残業しにくくなった、仕事をしっかりしているかわからないなどの疑問や不満も生まれています。

さらに、テレワークでは顔を合わせて対面で会話するコミュニケーションがとれないため、孤立感を感じたり、社員同士のつながりが弱くなったと感じたり、コミュニケーションへの課題もテレワークのデメリットとして挙げられます。コミュニケーションが取れないことにより、ツールが使いこなせない、入社して間もない社員にとっては、テレワークが負担に感じる可能性もあります。

テレワークを実施する上での注意点

ここまでテレワークのメリット・デメリットをご紹介しましたが、最新の情報技術を活用すれば解決できるデメリットもあります。ここではテレワークのデメリットを踏まえて、テレワークを実施する上での注意点を解説します。

テレワークの注意点①労働時間はチャットでの報告や専用のツールを使う

テレワークの課題の中でも特に大きい、労働時間の管理は報告を義務付けたり、専用のツールを使うと解決できます。テレワークに切り替える際は、チャットツールを導入すると思いますが、始業時間と就業時間はあらかじめ報告することを義務付けるのが大切。残業する場合は、残業時間を申請して管理するのも一つの手です。

報告の手間を省きたい方には、パソコンの稼働時間や使用したアプリケーションを記録する専用ツールの導入がおすすめ。労働時間がより正確に管理しやすくなります。

テレワークの注意点②業務管理はToDoリストを活用する

労働時間の管理に加えて、従業員の働きぶりを管理するにはToDoリストを使うのがおすすめです。チーム内で当日のタスクを決め、消化していくスタイルなら着手・完了した業務がわかりやすくなります。

テレワークの注意点③チャット・ウェブ会議ツールを使ってコミュニケーションを活発化する

テレワークではコミュニケーションも課題に挙げられますが、チャットやWeb会議ツールを使えば、対面には届かないものの円滑なコミュニケーションが図れます。

使用してよい時間(業務時間外は使用禁止など)と使い方に関するルールをしっかり決めておくと、トラブルも避けられます。特にファイルの共有方法やWeb会議ツールを使用するタイミングなどを決めておくとよいでしょう。

テレワークの注意点④セキュリティ対策は万全におこなう

情報技術を活用するテレワークでは、セキュリティ対策が欠かせません。特に重要事項を記載したファイルの共有は、セキュリティ対策がしっかりできているツールを通すのが鉄則。気軽にチャットツールで送りあわないよう、社内で規則を作っておくのがおすすめです。

テレワークの注意点⑤導入するツールは環境をしっかり整える

意外と見落としがちなのが、導入するツールの環境整備です。ツールは導入してすぐに使えるものは少なく、人数や環境に合わせた初期設定が欠かせません。ツールに関する基本的な設定はテレワーク移行前に完了させておかないと、業務効率が悪くなるケースがあります。

焦らず、環境は時間をかけてしっかり整えましょう

関連記事:DX化に役立つツールを紹介!一覧や選定ポイントを解説

テレワークを導入するには業務を改善するDXが欠かせない!

テレワークを導入する際は情報技術が欠かせません。特に情報技術によって業務を改善したり、新しい価値を創造したりするDXは、テレワークに欠かせない重要な存在です。

テレワークで必要なのが、コミュニケーションをとるチャットツールやWeb会議ツール、ファイルをやり取りするクラウドシステム、業務時間を管理するツール、タスク管理ツールなどです。

テレワークの導入を検討している方、すでに導入している方は、メリットだけでなく課題にも着目し、解決する方法も併せて検討してみてください。

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