Web会議7つのマナー、最低限注意したいポイントを解説

テレワークや柔軟な働き方に対応するために、Web会議システムの導入の比較や検討をおこなっている企業は多いのではないでしょうか。Web会議をおこなううえでの注意点やリスクについて事前に把握しておくと、システムの導入をスムーズに進めることができます。当記事では、Web会議の注意点やリスクについて解説します。Web会議システムを導入するにあたって、悩みを抱えている方や、予備知識を身に付けたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

更新日:2022.6.28

Web会議の注意点とは

Web会議は、PCやスマホなどのデバイスを活用したり、インターネットを使用したりするため、対面でおこなう会議とは異なった注意点やリスクがあります。

自宅やカフェなど、オフィスとは異なる環境で、Web会議を実施することは多いでしょう。そのため、場合によっては、対面会議よりも、セキュリティに対して注意を払わなければなりません。また、Web会議ならではのマナーを把握していない場合、クライアントに失礼な態度を無意識にとってしまっている可能性もあります。

このように、Web会議ならではの注意点やマナー、セキュリティ対策について、事前にきちんと把握しておくと、円滑で快適なWeb会議をおこなうことが可能です。

Web会議で最低限注意すべき10つのマナー

自宅でWeb会議に参加する場合、集中していないとつい最低限のマナーを忘れてしまう恐れがあります。とくに身だしなみや話し方などは、基本的なマナーでありながらWeb会議では忘れがちです。職場にいないとしても、Web会議をしている間は仕事中なので、マナーを守りながら緊張感をもって参加しなければなりません。Web会議ではどのようなマナーに注意しなければならないのでしょうか。以下では、Web会議で最低限注意すべきマナーを10個紹介します。

1. 服装はビジネスカジュアル

Web会議は通常の会議とは異なり、普段着のような格好で参加できる場合が少なくありません。
しかしやはりビジネスシーンであることに違いはないので、最低でもビジネスカジュアルの服装を着用しておくべきでしょう。

もちろん、業種や社風によってルールが異なるので一概にはいえませんが、男性は襟付きのシャツ、女性はブラウスを着ておけばマナー違反にはならないでしょう。
Web会議では上半身しか映らないため下の服装に気を遣わない方もいますが、立ち上がらなければならないときのことも考慮し、全身の服装に注意を払っておいたほうが無難です。
どうしても上半身の服装しか整えられなかった場合には、カメラの角度をしっかり調整して下の服装が映らないように細心の注意を払いましょう。

2. 最低限の身だしなみを整える

服装とともに重要なのが身だしなみです。

通常Web会議では参加者の顔や上半身しか画面に映りません。さらに通勤中に人に会うこともないので、身だしなみに無頓着になりがちです。
Web会議に参加する際には対面よりも情報が少なくなるため、画面に映る自分の姿が参加者にどんな印象を与えるか意識しましょう。

とくに髭や髪の毛を整えるのは最低限のマナーです。寝癖がついていたり、髭が伸びたりしたままでWeb会議に参加すると、参加者に不快感を与えてしまう恐れがあります。

たとえWeb会議直前に起床したとしても、髭を剃って髪の毛を整える程度の最低限の身だしなみは整えましょう。

3.Web会議システムや機器を事前にチェックする

Web会議をおこなうには、デバイスやネット環境、マイク、スピーカーなど環境を整えなければなりませんWeb会議システムにおける使い方の確認や、周辺機器の整備をおこなわないと、Web会議の実施中に映像や音声の乱れが発生したり、資料の共有に手間が生じたりするなど、会議参加者に不快感を与えてしまう可能性があります。そのため、Web会議をスムーズに進めるにあたって、あらかじめシステムの操作方法や、周辺機材がきちんと機能するかどうかを確認するのが重要です。

4.周りの騒音に注意する

Web会議のメリットとして、デバイスとネット環境があれば、時間や場所を問わず会議を開催できることが挙げられます。ただし、オフィスの自席や、カフェなど実施する場所によっては、周りがうるさいために、会議の音声が聞き取りづらく、会議参加者に迷惑をかけてしまう可能性があります。

そのため、Web会議を実施するときには、オフィスにいる場合は、別室に移動するなど、静かな環境を用意するのが大切です。また、プリンターやネットワーク機器など、自分では気づかない雑音が、Web会議システムに取り込まれている可能性もあるため、会議の開始前に音声テストをおこなうのがおすすめです。

5.背景の映り込みに気を付ける

Web会議では、背景に注意を払うのが大切です。服装や騒音対策など、基本的なWeb会議の注意点を考慮したとしても、急に人が横切りWeb会議の画面に映ってしまうなど、背景の映り込みによっては、会議に集中できない可能性があります。
たとえば、自宅でWeb会議をおこなう場合、子どもやペットが画面を横切るなどのハプニングがあるでしょう。このようなトラブルは問題にならない場合がほとんどですが、状況によっては、相手に不快感を与えてしまう可能性もあります。

このように、参加者に不快感を与えないためにも、Web会議を実施する前に、背景の映り込みについて確認するのが大切です。 Web会議システムのなかには、バーチャル背景機能があり、背景をオフィスの風景にするなど、自由に設定できる製品もあります。たとえば、自社の情報や自分のプロフィールを背景に設定し、商談で上手く活用することも可能です。

6. 最初の発言では所属・氏名を述べる

Web会議がどのくらいの規模かにもよりますが、最初に発言する際は、自分の氏名や所属を述べるのがマナーです。

取引先や新入社員は、発言者のことを知らない可能性があります。また参加者が多い場合、声で発言者を認識することも困難です。
氏名や所属を述べることで、参加者は誰の発言かを把握しやすくなります。もし途中でインターネット接続の調子が悪くなったり、カメラに不具合が起きたりして顔が映らなくなったとしても、最初に氏名を伝えておけば声だけで誰が発言しているのか伝わるでしょう。

氏名が表示される機能が付いたWeb会議システムも多くありますが、所属も伝えておくと会議の内容を参加者が理解しやすくなるでしょう。

7.ゆっくり、はっきり話す

Web会議に参加する際に忘れがちなのが、ゆっくりはっきり話す点です。

どれほど速いインターネット回線を使っていても、Web会議と対面の会議とでは映像や音声の伝わり方が異なります。参加者の声が聞こえにくかったり、途切れてしまったり、タイムラグが発生したりするのは避けられません。

発言者の声がよく聞こえないままWeb会議が進んでしまうと、参加者は内容をよく理解できず意見や質問ができない状態になってしまいます。参加者のことを考えて、できるかぎりゆっくり、はっきり話す必要があります。

さらに不自然にならない程度に口を大きく開けて話せば、参加者に視覚的な情報も伝わるので、発言の内容を理解してもらいやすくなるでしょう。

ゆっくり話すことは発言者にもメリットがあります。速く話す必要がないので、発言しながらこれから話す内容を整理できるからです。

このマナーを守ればより質の高いWeb会議をおこなえるため、有意義なものとなるでしょう。

関連記事:Web会議のコツ|目線、司会進行や営業での工夫も紹介!

8.発言するタイミングを見計らう

Web会議で非常に難しいのが発言するタイミングです。
タイムラグがあるため、自分が発言しようとしたタイミングで別の参加者が発言しはじめる場合があります。

そこで重要となるマナーが譲り合いです。別の参加者が発言を始めたら、いったん自分の発言をやめ相手の意見に耳を傾けましょう。そして、誰も発言しないことを確認し、自分の意見を述べるようにします。もし発言の際に「手を挙げる」などの機能を使うことになっているのならば、そのルールに従いましょう。

こうした基本的なマナーをしっかり守れば、緊張感はやわらぎ和やかな雰囲気でWeb会議がおこなえます。

9. 相槌はうなずきで表す

10. カメラを見てWeb会議に参加する

Web会議では参加者の映像がタブレットやパソコンの画面に表示されます。意識していないと画面の映像を見てしまいがちですが、Web会議では自分を映しているカメラを見るのが基本的なマナーです。

自分のパソコンやタブレットのカメラを見ると、発言者はしっかり目線を合わせられていると感じます。結果的に発言者からより多くの意見を引き出せる可能性があるのです。

カメラを見て発言者の話を聞くのは難しさを感じるかもしれませんが、より活発な意見交換をするために非常に重要なポイントといえます。

一方、画面の映像を見たり、通知に対応したりしてしまうと目線が合わなかったり動いたりするので発言者に伝わってしまいます。
発言者の集中を切らしてしまったり、マナー違反になってしまったりする恐れがあるので自分の目線も十分な注意を払わなければなりません。

Web会議のセキュリティ上のリスク・注意点

ここでは、Web会議のセキュリティ上のリスクや注意点について詳しく紹介します。

会議ルームのURLを使い回さない

Web会議システムによって、会議の参加方法はさまざまです。URLをクリックするだけで、Web会議に参加できる製品もあり、簡単に会議に参加できます。ただし、URLを把握すれば、誰でも容易に参加できるという不正アクセスのセキュリティ上のリスクがあります。

会議ルームを作成するたびに、新しくURLを発行すれば、不正アクセスのリスクを軽減することが可能です。一方、URLを使い回してしまうと、それだけ情報漏洩するリスクは高まります。また、URLは参加者のみに送付するようにしましょう。さらに、会議ルームにセキュリティコードを設定できる製品を利用すると、万が一URLの情報が漏洩してしまったとしても、入室に制限をかけることができます。

パスワードを設定する

Web会議には、主催者のアカウントにログインする場合や、会議ルームに参加する場合に、一般的にパスワードを設定できます。メールアドレスや会議IDのみで、Web会議に参加できてしまうと、不正アクセスのセキュリティ上のリスクが高まります。

そのため、社外秘の情報や個人情報を取り扱うことが多い場合には、強度の高いパスワードを設定するのが大切です。また、会議ルームに設定するパスワードを使い回すのは、セキュリティ上の観点からおすすめできません。さらに、主催者としてログインするアカウントのパスワードは、定期的に変更し、強固なセキュリティ体制を構築しましょう。そして、パスワードだけではなく、適切なアカウント権限の設定をおこなうのも、セキュリティ上のリスクを軽減するために大切です。

セキュリティが高いシステムを使う

セキュリティを重視して、Web会議システムを導入したいと考えている方は、製品のセキュリティ性能をチェックするのが大切です。

たとえば、通信の暗号化・セキュリティコードの設定・IPアドレスの指定・端末認証などの機能が搭載されているWeb会議システムであれば、柔軟かつ強固なセキュリティ体制を構築することができます。

また、無料で使用できるシステムや、海外製のシステムでは、セキュリティの脆弱性が発見された事例があります。そのため、セキュリティを重視する場合、コストはかかるかもしれませんが、有償の信頼性の高いシステムや、国産のシステムの導入を検討するのがおすすめです。

関連記事:Web会議のセキュリティ対策とは|SkypeとZoom、Teamsの比較表つき

Web会議でやりがちなマナー違反と対処法

Web会議は対面の会議とは異なるマナーがいくつかあります。しっかり意識していないと、意図せず参加者に不快感を与えてしまう恐れもあります。

Web会議でやりがちなマナー違反と対処法を4つ紹介します。マナーをしっかり守っていれば、取引先からも信頼されやすくなるでしょう。

1. 生活音が入ってしまう:ミュート機能を使う

もし自宅からWeb会議に参加しているのであれば、家の生活音が入ってしまわないように注意しましょう。

自分にとっては日常の音であっても、参加者の気を散らしてしまうかもしれません。
家族の話し声や笑い声が聞こえると、自分や家族のプライベートな情報が漏れてしまう可能性もあります。自分や家族、参加者のためにも音には十分注意しましょう。

Web会議中、発言しない間はマイクをミュートにしておくなど配慮しましょう。自分が発言するときだけマイクをオンにすれば、余計な音が入らずに済みます。

マイクをミュートにしておくことにはほかのメリットもあります。
マイクをオンにしていると、タイピングの音や咳払いの音などが意図せずマイクに入ってしまいます。発言者の話を遮ってしまったり、ほかの作業をしていることが悟られてしまったりするかもしれません。

発言者や参加者に不快な思いをさせないためにも、マイクのミュート機能を利用しましょう。

2. カメラに映るものに気を付ける

Web会議ではカメラに映るものにも気を配る必要があります。

とくに背景に気を付けましょう。どれほど服装や身だしなみに注意を払っていても、背景に洗濯物が映っていたり乱れた本棚が見えたりしてしまっては参加者に失礼になります。

可能であればWeb会議がはじまる前にカメラチェックをおこない、背景に移りこむものは片づけておくのがよいでしょう。また最近では背景を自由に変更できるような機能が付いているWeb会議システムもあります。会社で許可されているのであれば、背景を設定するものよい方法です。

加えてWeb会議の途中では、家族やペットが画面を横切ることがないような配慮が必要です。小さなお子さんやペットはWeb会議中でも関係なく画面の前を横切ることがあるでしょう。
微笑ましい一瞬ですが、取引先との商談などでは相手に不快感を与える恐れもあるので避けたほうが賢明です。

Web会議のために1人になれる空間を見つけておくことが重要でしょう。

3. 明るさを適度に保つ

Web会議はパソコンのカメラを使うことが多いので、対面で会って会議するよりも顔が暗く見えがちです。明るさを保って顔がはっきり見えるようにするのが、マナーです。

部屋の照明をつける、自然光を取り入れるなどして顔が明るく見えるように心がけましょう。ただしWeb会議の際、窓を背にした状態は顔を暗くしてしまう原因となります。なぜなら、窓に背を向けた状態で自然光が入ると、システムに画面が明るすぎると判断され明るさが落とされてしまうからです。結果顔が真っ暗になってしまうのです。

参加者からすると、顔が見えないだけでなく背景の光が気になって会議に集中できないでしょう。

現在では格安の撮影用ライトも販売されているので、ライトを活用して顔が明るく映るよう工夫するとよいかもしれません。

4. 相手の話をしっかり聞く

Web会議の別の注意点は、相手の話をしっかり聞くことです。
相手の話を聞くのは当たり前のことですが、自宅のデスクやソファに座りながらWeb会議に参加していると注意力が散漫になりがちです。対面の会議とは違い、あまり注意を払わなくても相手に気づかれにくいように感じるのも注意を払いにくい要因です。

しかしWeb会議では参加者の上半身がアップで映されているため、よほど大人数の参加者がいないかぎり注意力が散漫になっているのは気づかれてしまいます。

取引先や参加者に失礼にならないよう、Web会議の間は集中して話を聞くようにしましょう。対面の会議と同様、メモを取ったりスマートフォンをマナーモードにしたりして集中できる環境を整えることが重要です。

Web会議で上座や下座は意識すべき?

対面の会議では当然、上座と下座を意識しなければなりませんが、Web会議では意識する必要はあまりないでしょう。

対面の会議では一般的に、入り口から離れた場所が上座、入り口に近い場所が下座とされます。年長者や肩書が上の社員が上座に座り、役職が低くなれば下座に座ります。しかしWeb会議では会議に参加した順番に画面が追加されていくため、上座や下座が関係なくなります。

画面の上側に出ている参加者が上座だと考える方もいますが、明確な決まりがあるわけではありません。

あるWeb会議システムでは、ホストが表示画面の配置を変えられるようになりました。そしてその画面が参加者に反映される機能が追加されたため、上座や下座を意識しなければならないのかと考える人が多くいました。

ただしこの機能は上座や下座を意識するためのものではなく、大勢の参加者から発言者を探す手間を省くために追加された機能です。講座を開催する際に講師をある場所に固定したり、誕生日会で主役を中央に配置したりする場面で利用できるでしょう。

Web会議では上座や下座にこだわらず、多くの意見を交わせるような雰囲気が重要です。

注意点やリスクを理解したうえでWeb会議をおこなおう!

Web会議は、対面での会議とは異なった注意点やリスクがあります。システムを利用するため、デバイスや周辺機器がきちんと機能するか事前に確認するのが大切です。また、Web会議をおこなううえで、周囲の環境や、背景の映り込み、話し方、聞き方に注意を払うのも重要といえます。

そして、Web会議では、不正アクセスなどのセキュリティ上のリスクがあります。会議ルームやパスワードの設定方法には、十分に気を付けましょう。また、セキュリティを重視して、Web会議システムの導入を考えている方は、製品のセキュリティ性能をきちんと確認するのが大切です。

このように、Web会議ならではの注意点やリスクを把握して、システムの導入を検討したり、Web会議を実施したりするようにしましょう。

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