Web会議で最低限注意すべき7つのマナー

自宅でWeb会議に参加する場合、集中していないとつい最低限のマナーを忘れてしまう恐れがあります。とくに身だしなみや話し方などは、基本的なマナーでありながらWeb会議では忘れがちです。

職場にいないとしても、Web会議をしている間は仕事中なので、マナーを守りながら緊張感をもって参加しなければなりません。Web会議ではどのようなマナーに注意しなければならないのでしょうか。

以下では、Web会議で最低限注意すべきマナーを7つ紹介します。

1. 服装はビジネスカジュアル

Web会議は通常の会議とは異なり、普段着のような格好で参加できる場合が少なくありません。しかしやはりビジネスシーンであることに違いはないので、最低でもビジネスカジュアルの服装を着用しておくべきでしょう。

もちろん、業種や社風によってルールが異なるので一概にはいえませんが、男性は襟付きのシャツ、女性はブラウスを着ておけばマナー違反にはならないでしょう。Web会議では上半身しか映らないため下の服装に気を遣わない方もいますが、立ち上がらなければならないときのことも考慮し、全身の服装に注意を払っておいたほうが無難です。どうしても上半身の服装しか整えられなかった場合には、カメラの角度をしっかり調整して下の服装が映らないように細心の注意を払いましょう。

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2. 最低限の身だしなみを整える

服装とともに重要なのが身だしなみです。通常Web会議では参加者の顔や上半身しか画面に映りません。さらに通勤中に人に会うこともないので、身だしなみに無頓着になりがちです。Web会議に参加する際には対面よりも情報が少なくなるため、画面に映る自分の姿が参加者にどんな印象を与えるか意識しましょう。

とくに髭や髪の毛を整えるのは最低限のマナーです。寝癖がついていたり、髭が伸びたりしたままでWeb会議に参加すると、参加者に不快感を与えてしまう恐れがあります。たとえWeb会議直前に起床したとしても、髭を剃って髪の毛を整える程度の最低限の身だしなみは整えましょう。

Web会議に適した服装について、こちらの記事でも詳しく解説しています。

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3. 最初の発言では所属・氏名を述べる

Web会議がどのくらいの規模かにもよりますが、最初に発言する際は、自分の氏名や所属を述べるのがマナーです。取引先や新入社員は、発言者のことを知らない可能性があります。

また参加者が多い場合、声で発言者を認識することも困難です。氏名や所属を述べることで、参加者は誰の発言かを把握しやすくなります。もし途中でインターネット接続の調子が悪くなったり、カメラに不具合が起きたりして顔が映らなくなったとしても、最初に氏名を伝えておけば声だけで誰が発言しているのか伝わるでしょう。

氏名が表示される機能が付いたWeb会議システムも多くありますが、所属も伝えておくと会議の内容を参加者が理解しやすくなるでしょう。

4. ゆっくり、はっきり話す

Web会議に参加する際に忘れがちなのが、ゆっくりはっきり話す点です。どれほど速いインターネット回線を使っていても、Web会議と対面の会議とでは映像や音声の伝わり方が異なります。参加者の声が聞こえにくかったり、途切れてしまったり、タイムラグが発生したりするのは避けられません。

発言者の声がよく聞こえないままWeb会議が進んでしまうと、参加者は内容をよく理解できず意見や質問ができない状態になってしまいます。参加者のことを考えて、できるかぎりゆっくり、はっきり話す必要があります。

さらに不自然にならない程度に口を大きく開けて話せば、参加者に視覚的な情報も伝わるので、発言の内容を理解してもらいやすくなるでしょう。ゆっくり話すことは発言者にもメリットがあります。速く話す必要がないので、発言しながらこれから話す内容を整理できるからです。

このマナーを守ればより質の高いWeb会議をおこなえるため、有意義なものとなるでしょう。

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5. 発言するタイミングを見計らう

Web会議で非常に難しいのが発言するタイミングです。タイムラグがあるため、自分が発言しようとしたタイミングで別の参加者が発言しはじめる場合があります。

そこで重要となるマナーが譲り合いです。別の参加者が発言を始めたら、いったん自分の発言をやめ相手の意見に耳を傾けましょう。そして、誰も発言しないことを確認し、自分の意見を述べるようにします。もし発言の際に「手を挙げる」などの機能を使うことになっているのならば、そのルールに従いましょう。

こうした基本的なマナーをしっかり守れば、緊張感はやわらぎ和やかな雰囲気でWeb会議がおこなえます。

6. 相槌はうなずきで表す

Web会議でも対面の会議でも、別の参加者の意見に賛同したり、感心したりしていることを表すのに相槌は欠かせません。しかしWeb会議ではマイクをつけたまま相槌を打つと発言者の話を遮ることになります。また相槌によって参加者の集中力が切れてしまう恐れもあるでしょう。Web会議ではタイムラグが生じることも珍しくないので、相槌が発言と重なって聞き取りにくくなってしまうデメリットもあります。

Web会議での相槌は声を出すのではなく、うなずくことで表すのがマナーです。Web会議を円滑に進めるためにも、マイクを切ったまま相槌を打つようにしましょう。

7. カメラを見てWeb会議に参加する

Web会議では参加者の映像がタブレットやパソコンの画面に表示されます。意識していないと画面の映像を見てしまいがちですが、Web会議では自分を映しているカメラを見るのが基本的なマナーです。

自分のパソコンやタブレットのカメラを見ると、発言者はしっかり目線を合わせられていると感じます。結果的に発言者からより多くの意見を引き出せる可能性があるのです。カメラを見て発言者の話を聞くのは難しさを感じるかもしれませんが、より活発な意見交換をするために非常に重要なポイントといえます。

一方、画面の映像を見たり、通知に対応したりしてしまうと目線が合わなかったり動いたりするので発言者に伝わってしまいます。発言者の集中を切らしてしまったり、マナー違反になってしまったりする恐れがあるので自分の目線も十分な注意を払わなければなりません。

Web会議でやりがちなマナー違反と対処法

Web会議は対面の会議とは異なるマナーがいくつかあります。しっかり意識していないと、意図せず参加者に不快感を与えてしまう恐れもあります。Web会議でやりがちなマナー違反と対処法を4つ紹介します。マナーをしっかり守っていれば、取引先からも信頼されやすくなるでしょう。

1. 生活音が入ってしまう：ミュート機能を使う

もし自宅からWeb会議に参加しているのであれば、家の生活音が入ってしまわないように注意しましょう。自分にとっては日常の音であっても、参加者の気を散らしてしまうかもしれません。家族の話し声や笑い声が聞こえると、自分や家族のプライベートな情報が漏れてしまう可能性もあります。自分や家族、参加者のためにも音には十分注意しましょう。

Web会議中、発言しない間はマイクをミュートにしておくなど配慮しましょう。自分が発言するときだけマイクをオンにすれば、余計な音が入らずに済みます。

マイクをミュートにしておくことにはほかのメリットもあります。マイクをオンにしていると、タイピングの音や咳払いの音などが意図せずマイクに入ってしまいます。発言者の話を遮ってしまったり、ほかの作業をしていることが悟られてしまったりするかもしれません。発言者や参加者に不快な思いをさせないためにも、マイクのミュート機能を利用しましょう。

2. カメラに映るものに気を付ける

Web会議ではカメラに映るものにも気を配る必要があります。とくに背景に気を付けましょう。どれほど服装や身だしなみに注意を払っていても、背景に洗濯物が映っていたり乱れた本棚が見えたりしてしまっては参加者に失礼になります。

可能であればWeb会議がはじまる前にカメラチェックをおこない、背景に移りこむものは片づけておくのがよいでしょう。また最近では背景を自由に変更できるような機能が付いているWeb会議システムもあります。会社で許可されているのであれば、背景を設定するものよい方法です。

加えてWeb会議の途中では、家族やペットが画面を横切ることがないような配慮が必要です。小さなお子さんやペットはWeb会議中でも関係なく画面の前を横切ることがあるでしょう。微笑ましい一瞬ですが、取引先との商談などでは相手に不快感を与える恐れもあるので避けたほうが賢明です。Web会議のために1人になれる空間を見つけておくことが重要でしょう。

3. 明るさを適度に保つ

Web会議はパソコンのカメラを使うことが多いので、対面で会って会議するよりも顔が暗く見えがちです。明るさを保って顔がはっきり見えるようにするのが、マナーです。

部屋の照明をつける、自然光を取り入れるなどして顔が明るく見えるように心がけましょう。ただしWeb会議の際、窓を背にした状態は顔を暗くしてしまう原因となります。なぜなら、窓に背を向けた状態で自然光が入ると、システムに画面が明るすぎると判断され明るさが落とされてしまうからです。結果顔が真っ暗になってしまうのです。

参加者からすると、顔が見えないだけでなく背景の光が気になって会議に集中できないでしょう。現在では格安の撮影用ライトも販売されているので、ライトを活用して顔が明るく映るよう工夫するとよいかもしれません。

4. 相手の話をしっかり聞く

Web会議の別の注意点は、相手の話をしっかり聞くことです。相手の話を聞くのは当たり前のことですが、自宅のデスクやソファに座りながらWeb会議に参加していると注意力が散漫になりがちです。対面の会議とは違い、あまり注意を払わなくても相手に気づかれにくいように感じるのも注意を払いにくい要因です。

しかしWeb会議では参加者の上半身がアップで映されているため、よほど大人数の参加者がいないかぎり注意力が散漫になっているのは気づかれてしまいます。取引先や参加者に失礼にならないよう、Web会議の間は集中して話を聞くようにしましょう。対面の会議と同様、メモを取ったりスマートフォンをマナーモードにしたりして集中できる環境を整えることが重要です。

Web会議で上座や下座は意識すべき？

対面の会議では当然、上座と下座を意識しなければなりませんが、Web会議では意識する必要はあまりないでしょう。

対面の会議では一般的に、入り口から離れた場所が上座、入り口に近い場所が下座とされます。年長者や肩書が上の社員が上座に座り、役職が低くなれば下座に座ります。しかしWeb会議では会議に参加した順番に画面が追加されていくため、上座や下座が関係なくなります。

画面の上側に出ている参加者が上座だと考える方もいますが、明確な決まりがあるわけではありません。あるWeb会議システムでは、ホストが表示画面の配置を変えられるようになりました。そしてその画面が参加者に反映される機能が追加されたため、上座や下座を意識しなければならないのかと考える人が多くいました。

ただしこの機能は上座や下座を意識するためのものではなく、大勢の参加者から発言者を探す手間を省くために追加された機能です。講座を開催する際に講師をある場所に固定したり、誕生日会で主役を中央に配置したりする場面で利用できるでしょう。Web会議では上座や下座にこだわらず、多くの意見を交わせるような雰囲気が重要です。

相手を思いやるマナーでWeb会議を気持ちよく進めよう

Web会議では参加者から自分がどう見えるか、どのような印象を与えるかをより意識する必要があります。服装や身だしなみ、話し方、照明のあて方など、参加者に不快感を与えないように注意すべき点は少なくありません。基本的なマナーをしっかり守って、誰もが気持ちよくWeb会議に参加できるよう心がけましょう。