Web会議システムの価格相場とは

Web会議システムの価格は、課金形態や導入形態などによって変化します。また、有料だけではなく、無料で使用できるWeb会議システムもあります。ただし、無料のWeb会議システムの場合、会議参加人数や利用時間が制限されたり、セキュリティやサポート体制が十分でなかったりする可能性があります。

まず、課金形態には、主に従量課金制と定額制があります。従量課金制の場合、使用する時間や人数などによって、価格は変化するため、Web会議システムを利用する頻度が比較的低いような企業に向いています。一方、定額制の場合、利用時間や人数にかかわらず、月額や年額で決まった価格で契約するため、コスト管理がしやすく、どの程度使用するかどうかわからない企業におすすめです。そして、ルーム課金やID課金など、独自の課金体系でWeb会議システムを提供しているベンダーもあります。

また、導入形態には、主にクラウド型とオンプレミス型があります。オンプレミス型は、自社のニーズにあわせて、機能やセキュリティなどを柔軟にカスタマイズできますが、初期費用がクラウド型と比較すると高い傾向にあります。一方、クラウド型の場合、初期費用は比較的低いですが、利用料金を支払い続ける必要があります。さらに、サポート体制や機能などのオプションサービスを追加で導入すると、コストは高くなります。

このように、Web会議システムの価格は、さまざまな要因で変化するため、相場を判断するのは難しい傾向にあります。そのため、自社の導入規模や、導入する目的を明確にし、複数の製品を比較したうえで、自社のニーズにあうシステムを導入するのがおすすめです。

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価格以外のWeb会議システム選びのポイント

ここでは、価格以外のWeb会議システム選びのポイントについて詳しく紹介します。

音声・映像の品質は高いか

Web会議システムを利用するうえで、音声・映像の品質が悪いと、音声が聞き取れなかったり、相手の表情や画面共有された資料が読み取れなかったりする可能性があります。また、製品によっては、接続する拠点数により、通信が不安定になってしまい、スムーズにWeb会議が進まないことも少なくありません。

このように、音声や映像の品質が担保されている製品を選定するのは、快適にWeb会議をおこなううえで重要です。無料で使用できる製品や、無料トライアル期間が用意されている製品であれば、導入する前に、自社の環境下で実際にテストしてみて導入を検討するのがおすすめです。

サポートは充実しているか

とくに初めてWeb会議システムを導入する場合、サポート体制が充実している製品を選ぶのがおすすめです。サポート体制が充実していると、システムの導入から運用まで、スムーズにおこなうことができます。

また、Web会議システムを使用中に不具合やトラブルが発生したときに、サポート体制がない場合、自社で対応しなければならず、時間やコストがかかってしまいます。サポート範囲や問い合わせ方法、トラブル対応にかかる時間などを、導入前に明確にしておくのが大切です。さらに、海外の製品であれば、日本語対応ができるかどうかも確認しておきましょう。

セキュリティは万全か

近年では、サイバー攻撃の種類は多様化しており、セキュリティの重要性が高まっています。Web会議では、社外秘の情報や個人情報を取り扱う場合は多いでしょう。セキュリティ体制が不十分であると、情報漏洩につながり、自社の信用性が下がってしまうという可能性があります。

Web会議システムのセキュリティ体制を見極めるにあたって、通信の暗号化がされているか、会議室のパスワードの設定ができるかなどをきちんと確認するのが大切です。

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自社に合うWeb会議システムを導入しよう！

Web会議システムの価格は、課金形態や導入形態などによって異なります。また、オプションサービスを付けるかどうかでコストは変化します。さらに、機能などの制限はありますが、無料で使用できる製品も多くあります。

Web会議システムを選定するにあたって、長期的な費用を考慮し、自社の規模感にあった製品や価格プランを選ぶのがおすすめです。そして、価格だけではなく、音声・映像の品質やサポート体制、セキュリティについてもきちんと考慮に入れるのが大切といえます。

Web会議システムにはさまざまな価格プランがあるため、用途を明確にして、複数の製品を比較し、自社のニーズにあうシステムを導入しましょう。