領収書の但し書きとはどんな項目?自分で書くケースや注意すべきポイントについて

領収書の記載項目のなかでも、トラブルの原因になりやすいのが「但し書き」です。商品の代金を支払ったとき、但し書きの欄が空欄のままだったり、「お品代」「備品代」と記載されていたりするケースがあります。しかし、領収書の但し書きに具体的な品目が記載されていない場合、代金を支払った証憑書類として認められない可能性があります。この記事では、領収書の但し書きの役割や書き方、注意したいポイントについて解説します。

更新日:2022.5.25

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領収書の但し書きは取引の内容を記載する項目のこと

一般的な様式の領収書では、発行者側が「宛名」「日付」「金額」「但し書き」「発行者住所氏名」などの項目を記載します。領収書の記載項目のなかでも、「但し書き」は取引の内容を表す重要な項目です。

たとえば、会社の備品としてボールペンを購入した場合は「ボールペン代として」、社外のセミナーに参加した場合は「セミナー参加費として」と具体的な品目を記載します。但し書きの末尾に「として」と書くのは、第三者によって品目を改ざんされるのを防ぐためです。

領収書に「宛名」「日付」「金額」「但し書き」「発行者住所氏名」の5点の項目が記載されていれば、「誰が」「いつ」「いくら」「何のために」「誰に対して」代金を支払ったかが判然とするため、取引の事実を正確に証明することができます。

領収書を発行するとき、「但し書きはどうしますか?」と聞かれたら、必ず但し書きの欄に具体的な品目を記載してもらいましょう。

領収書の但し書きの「お品代」「備品代」とはどんなもの?

領収書の発行者によって、但し書きの欄に「お品代」「備品代」「商品代」「景品代」と記載するケースがあります。商慣習上、但し書きを「お品代」「備品代」とするのは広くおこなわれていますが、実は経費精算上あまり望ましい書き方ではありません。

「お品代」「備品代」と書かれている場合は、具体的にどのような品目に代金を支払ったのかが判然としないため、経費として本当に計上可能な品目かどうかを証明できません。取引金額が少額の場合は、店名からある程度品目を推定できるため、経費として計上することが認められます。

しかし、領収書の金額が大きい場合は税務署の調査官のチェックが厳しくなるため、使途不明金として扱われる可能性があります。経費精算の際のトラブルを防止するため、領収書には必ず但し書きを記載してもらいましょう。

領収書の但し書きは「なし」でも経費で認められる?

領収書の不備や書き忘れなどにより、但し書きが空欄の場合はどうなるのでしょうか。領収書に「日付」や「金額」が記載されており、「発行者住所氏名(店名など)」がわかる場合は、店名から品目を推定できます。

また、領収書の受領者が品目について補足説明をすれば、経費精算をおこなうことは可能です。
ただし、経費精算の金額が大きい場合は、税務調査の際に調査官から指摘を受ける恐れがあります。

領収書の但し書きがなければ、本当に経費かどうかを証明するのが難しくなるため、領収書に但し書きが記載されているか必ず確認しましょう。
もし領収書の但し書きが空欄の場合、発行者に領収書の不備について説明し、再発行を検討してもらうことが大切です。

領収書の但し書きを自分で書くのは問題ない?

領収書の但し書きが空欄の場合に、自分で品目を記載するのは問題がないのでしょうか。

原則として、領収書の項目は発行者が記入しなければなりません。領収書の受領者が日付や金額などの加筆修正をおこなったり、但し書きを自分で記入したりした場合、領収書の改ざんをおこなったと判断されるリスクがあります。

税務調査の際に領収書の改ざんの有無もチェックされるため、調査官の心象を損ねる可能性もありますので、領収書の加筆修正は原則おこなわないようにしましょう。

領収書の但し書きで注意すべきポイント2つ

領収書の但し書きを記載するとき、注意すべきポイントが2つあります。まず、領収書の但し書きには具体的な品目を記載する必要があります。但し書きを「雑費」でまとめるのではなく、可能な限り詳しく書きましょう。ただし、一度に複数のものを購入した場合は、品目を全て書く必要はありません。領収書の但し書きには購入商品のうち代表的なもののみを記載しましょう。

品目は可能な限り具体的に書く

領収書の但し書きでよくあるのが、但し書きに何を書くべきか判断に困り、「雑費」でまとめてしまうケースです。雑費の勘定科目が多すぎる場合、確定申告の際にチェックが入り、経費計上が認められないリスクがあります。

領収書の但し書きは、可能な限り勘定科目を分け、なるべく具体的に記載することが大切です。その場で勘定科目の判断ができない場合は、購入した商品名やサービス名を記載しましょう。たとえば、ビジネスシーンでよくある但し書きの例として、以下のようなものがあります。

勘定科目但し書きの例
会議費会場使用料としてお茶菓子代として
交際費菓子折り代としてお中元代としてお歳暮代として飲食代(人数も記載)として
福利厚生費社員旅行代金としてレクリエーション費として
研修費セミナー参加費として
交通費出張宿泊代として駐車料金としてガソリン代として

一度に複数のものを購入した場合は代表となる商品を記載する

領収書の但し書きの欄は小さいため、購入した品目を全て記載することはできません。一度に複数のものを購入した場合は、代表となる商品のみ記載すれば問題ありません。また、商品名を全て記載すれば、領収書の発行に時間がかかるのも問題です。「代表となる商品」として望ましいのは、購入した商品のうちもっとも購入価格が大きいものです。たとえば、万年筆を代表として記載する場合、「万年筆他●●点」と品目も合わせて但し書きに記載しましょう。

購入した商品が多い場合はレシートを代わりに利用する方法も

購入時のレシートの様式によっては、国税庁のホームページの見解の通り、領収書の代わりとして経費精算に使える場合があります。

「受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」とか「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭又は有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭又は有価証券の受取書に該当します。

引用:金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁

購入した商品が多い場合は、手書きの領収書の発行ではなく、レシートを証憑書類として活用する方法もあります。レシートには購入した品目や点数が記載されているため、手書きの領収書よりもお金の流れを明確化できます。

なお、商慣習上は手書きの領収書とレシートを同時発行しない事業者が一般的です。レシートを利用する場合は、証憑書類の二重発行を防止するため、手書きの領収書の発行を断りましょう。

領収書の但し書きには具体的な品目や商品名を

領収書の但し書きは、取引の内容を表す重要な項目です。領収書の但し書きに「お品代」「備品代」と記載されていたり、空欄のままになっていたりする場合、取引があった事実を証明できません。
少額の経費精算では問題ありませんが、領収書の金額が大きい場合、税務調査の際に指摘を受ける可能性があります。領収書の但し書きに何を書くべきか判断に困った場合も、「雑費」などとまとめるのではなく、具体的な品目や商品名を記載することが大切です。

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