BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは？

BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは、航空機のチケットの発券や宿泊予約といった出張の際に必要な一連の業務を代行し、まとめて管理してくれるサービス、もしくはそういった管理ができるシステムのことを指します。 ビジネストラベルに精通した旅行会社などから提供されていることが多く、出張業務の効率化が期待できるということで、近年注目を集めています。

BTMを導入する4つのメリット

企業がBTMを導入するメリットとしては、以下のようなことが挙げられます。

• コストの削減
• 業務の効率化
• リスク管理体制の充実
• ガバナンスの強化

それぞれについて、説明します。

コストの削減

BTMを利用すると、出張業務が一元化されるので、出張にかかるコストを把握しやすくなります。そうすることでどこに無駄があるのかがわかりやすくなり、優先的に改善すべきポイントを特定することができます。 一度改善してしまえばその効果は継続するので、コストを効率的に削減することができます。

業務の効率化

BTMでは、「トラベルマネージャー」と呼ばれる人が出張に関わる業務全体を把握して取り仕切ります。 そのため、これまで出張業務に関わっていたさまざまな人的リソースを、本来あるべきところに投入することができるため、全体的な業務の効率化が期待できます。 同時に、それぞれの社員が各自のコア業務に集中できるため、人件費の削減にもつながります。

リスク管理体制の充実

これまでのように、実際に出張に行く社員自身が交通手段や宿泊場所の手配をおこなう場合では、出発した後の社員の行動を把握するのはなかなか困難でした。

そこで、BTMを利用して移動手段やスケジュールなどを一元管理することで、万が一の際の安否確認もおこないやすくなります。 とくに海外出張の場合は、社員の行動を把握する必要性がより一層増します。

また、BTMのサービスを手がける企業によっては海外に拠点を持つところもあるので、そういった企業のサービスを利用することで、海外出張の際の安全もある程度担保することができます。

ガバナンスの強化

企業によっては、出張で飛行機を利用する際のマイレージの扱いやクレジットカードでの支払いで貯まるポイントの扱いなどについて、規程を設けていることも少なくありません。

ただし、従業員が規程をきちんと把握していない、または知っていながら悪用するというように、規程がしっかり活かせていない企業もあるでしょう。 BTMを導入することで、社内規程で認められているプランしか選択できないようにする、などの対処をおこなうことができるので、ガバナンスの強化が期待できます。

BTMを導入するうえでの3つのポイント

BTMは便利なシステムまたはサービスですが、そのメリットを最大限発揮するためには、導入する際に気を付けておかなければならないこともあります。 BTMを導入するうえでのポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

• 出張に関する具体的な課題を洗い出す
• 導入によるコスト削減効果を確認する
• 社員に対する周知を徹底する

それぞれのポイントについて、説明します。

出張に関する具体的な課題を洗い出す

出張においてどのような課題を抱えているかはそれぞれの企業によって異なり、課題によって導入すべきBTMは異なります。そのため、まずは自社がどのような課題を抱えているかを洗い出す必要があります。 たとえば、出張にかかる経費精算に時間と手間がかかっているのであれば、そういった点に強みを持つBTMを導入することで、高い効果が期待できるでしょう。

導入によるコスト削減効果を試算する

導入するBTMが決まったら、BTMによりどれくらいのコスト削減効果が見込めるかを試算しましょう。 この試算により、BTM導入によるコスト削減目標として具体的な数値を設定することができ、導入後の効果測定や振り返りにも役立てることができます。

社員に対する周知を徹底する

せっかくBTMを導入しても、社員が利用しなければその効果は期待できません。社員の利用率を向上させるためにも、システムの使い方などについて周知徹底することを心がけましょう。 必要に応じて、業務プロセスを変更することも検討するとよいでしょう。

BTMを利用して出張業務を効率化しよう

BTMを利用することで、宿泊先の選定や新幹線のチケットの予約などの面倒な作業を、すべて一元管理することが可能です。業務の効率化につながり、ガバナンスの強化も期待できます。 システムによって強みとするポイントは異なるので、自社が出張においてどのような点を課題としているかを洗い出したうえで、最適なシステムを選ぶようにしましょう。

以下の記事では、さまざまなBTM（出張管理システム）を紹介しています。導入を検討されている方は、ぜひチェックしてみてください。