Web会議での名刺交換方法やツール選びのポイントを徹底解説

新しい生活様式の普及により、さまざまな場面でWeb会議が浸透しつつあります。初対面の相手と非対面で話し合うケースもあるでしょうが、そのようなときに困るのが名刺交換ではないでしょうか。しかし、そもそもWeb会議で名刺交換は必要なのでしょうか。
必要だとしても、オンラインでどのようにすればスムーズな名刺交換が可能なのか気になるところです。そこで、今回はWeb会議で名刺交換する必要性とそれを可能にする方法について解説します。

Web会議でも名刺交換する必要性は高く、機会も増加中

ここ数年でテレワークやリモートワークは急激に進み、多くの方が自宅から業務をおこなうようになりました。テレワークの一環としてWeb会議も開かれるのが普通になっていることでしょう。

ただし、Web会議で難しさを感じる点の1つに、名刺交換が挙げられます。これまで手渡しでおこなっていた名刺交換をオンライン上でおこなうには、Web会議中に名刺交換をおこなえるツールを活用することをおすすめします。本記事では、Web会議で名刺交換する方法や専用ツールの選び方について解説します。※1:専門家会議/「新しい生活様式」と「業種別ガイドラインの留意点」提示|流通ニュース

Web会議でも名刺交換をする必要性

Web会議では参加者の氏名が画面に表示されることも多いため、名刺交換が本当に必要なのか疑問に思う方もいるでしょう。実際名刺交換ができなくてもそれほど不便を感じない場合もあります。

しかしWeb会議であっても名刺交換には大きな意味があり、ビジネスパーソンとしてどうしても必要です。Web会議であっても名刺交換をすべきといえる5つの理由を見ていきましょう。

1. 取引相手の正式な部署・肩書がわかる

対面の会議と同様、名刺交換によって会議に参加している取引相手の正式な部署・肩書を把握できます。

名刺はビジネスパーソンにとって顔ともいえるツールで、相手の情報を記録・記憶するのに役立ちます。誰がどのような役職についているのかわかれば、誰を主なターゲットにして話せばよいかを判断できるでしょう。

たとえば取引先からWeb会議に複数の従業員が参加していた場合、決定権を持つ人が誰かわかれば、プレゼンテーションや商談をおこなうのはより容易になります。取引相手の正式な部署名が把握できれば、再度電話で連絡するときにもスムーズに取り次いでもらえるでしょう。

取引先とは何度も顔を合わせる可能性が高いので、相手の情報をしっかり把握しておくために名刺交換が必要なのです。もちろん、自分の氏名や所属を相手に覚えてもらう点でも名刺は役立ちます。

2. 人脈を広げるのに役立つ

対面の名刺交換でも同じですが、名刺を交換することで人脈が広がります。

Web会議ではこれまでになかった人脈を広げるチャンスがあります。対面での名刺交換では、通常営業担当者や受注担当者の名刺をもらうことが多かったでしょう。対面の会議ではこうした部署に所属している従業員が参加することが多く、研究開発やカスタマーサポートに所属している従業員と顔を合わせることはほとんどありませんでした。

しかしWeb会議になると、いわば裏方として働いている従業員とも意見交換できるかもしれず、今までにない人脈を手に入れられる可能性があるのです。Web会議を利用して名刺交換をしておけば、会社にとって役立つ人脈を作り上げられるかもしれません。ビジネスパーソンにとって人脈作りは非常に重要な業務の1つなので、ぜひ名刺交換を活用していきましょう。

3. Web会議の日時や内容を記録できる

Web会議で名刺交換すれば、いつ会議をおこなったかを記録できます。とくにオンラインの名刺交換サービスでは、何時に名刺をやり取りしたか記録できるのでとても便利です。

メモ機能を搭載している名刺交換サービスもあり、Web会議でどんなやりとりがあったのか、どんなことを決定したかなどを忘れずにすみます。紙の名刺だけでは、いつ交換したものなのか、どんな内容について話したのかをすべて記憶するのは難しいので、Web会議での名刺交換はとても大切です。

オンラインで名刺を受け取っていると、名刺を紛失してしまうリスクも最小限に抑えられるのも大きなメリットです。

4. データ管理が容易になる

Web会議での名刺交換には、データの管理が容易になるというメリットもあります。

紙の名刺を受け取った場合、保管したり管理したりするのが大変だったことでしょう。名刺が増えると、名前から顔が浮かばないこともあります。

しかしオンラインで名刺を交換すれば、さまざまなデータを紐づけて管理できるのでとても便利です。名刺に書かれている氏名や所属、顔写真とともに、会議で話された内容や取引内容を一緒に管理できるのです。

取引先からもらった紙の名刺をすべて持ち歩くことは不可能ですが、Web会議で交換した名刺であればスマートフォンにすべて保存して必要なときに見ることができます。名刺を保管するスペースもほとんど必要なく、より多くの情報が保存・管理できるため、Web会議での名刺交換は今後も活発におこなわれていくでしょう。

5. 低コストで名刺交換が可能

Web会議で名刺交換をおこなうべき別の理由は、非常に低コストだからです。

紙の名刺を使っていたときには、名刺を印刷するコストがかかっていました。営業担当や受注担当の場合、名刺の印刷代もかなりの額になっていたことでしょう。カラフルな名刺や写真付きの名刺はさらにコストがかかります。名刺を切らさないように、いつも多くの量を持ち歩いていたかもしれません。

しかしWeb会議でQRコード化した名刺を渡せば、コストを大幅に削減できます。無料で利用できるツールを使えば、お金をかけずに魅力的な名刺を作ることも可能です。いざ名刺交換しようと思ったときに名刺を切らしてしまう心配もありません。

さらに、紙の名刺よりもはるかに多くの情報を掲載できる点もメリットです。オンラインの名刺に商品ページや会社のホームページのURLを載せておけば、それをタップしてもらうだけで相手を目的のページに誘導することも可能です。

Web会議で名刺交換を可能にする4つの方法

対面の会議では、はじめに取引先と名刺交換するのが必要なマナーとされていました。
しかしWeb会議では実際に自分の名刺を渡すことも、相手の名刺をもらうこともできません。

名刺があれば、Web会議をした相手の名前や所属を覚えておくことができ、今後もよい関係を築ける可能性があります。

  1. QRコードを使って名刺を交換する
  2. メールやチャットで名刺情報を送る
  3. 名刺情報を含めたオリジナル背景を作る
  4. 名刺管理サービスのオンライン名刺作成ツールを活用する

紙の名刺をスキャンしてデータ化したものを相手に送付したり、QRコードなどを活用して相手に名刺に記載されている情報を相手に知らせたりする方法が一般的です。

1.QRコードを使って名刺を交換する

簡単に取引先と名刺交換する方法の1つは、QRコードです。現在ではオンライン上で自分の名刺の写真を保存し、URLをQRコード化できます。QRコードを相手に送り、相手のスマートフォンで作成したQRコードをスキャンしてもらえば、自分の名刺を写真として相手に届けられるのです。

もう少しスマートにQRコードを表示したいのであれば、自分の画面に映るバーチャル背景に映し出す手もあります。インタネット上にある無料のツールを利用すれば、自分の背景にQRコードを埋め込めます。

QRコードを背景に入れておけば、ほかの参加者はいつでも好きなときにコードをスキャンして名刺を閲覧できます。名刺だけでなく、自分のSNSのアカウントのコードなども埋め込めるのが大きな魅力です。

ただしQRコードを使って名刺交換する場合には、QRコードはできるだけ解像度の高いものにする必要があります。QRコードがぼやけているとスマートフォンでスキャンできず名刺が相手に渡せません。自分のスマートフォンにQRコードを表示して相手に見せる場合には、画面をできるだけ明るくしバーチャル背景はオフにしておきます。

さらに相手から見てQRコードにピントが合う距離を見つけておきましょう。いずれも相手がQRコードをスキャンしやすいようにするための配慮です。Web会議の前にはカメラチェックをおこなうので、そのときを利用してQRコードが鮮明に見えるかどうかも併せて確認するとよいかもしれません。相手から見やすいQRコードを作り、名刺交換をスムーズにおこなうようにしましょう。

2. メールやチャットで名刺情報を送る

QRコードよりも手軽に名刺交換がしたいと思う方は、メールやチャットツールを使って名刺情報を交換する方法もあります。取引先のメールアドレスやチャットツールのIDを知っているのであれば、Web会議の前に名刺情報を送れるでしょう。

オンライン名刺のURLを相手に送っておけば、いつでも都合のよいときにURLを開いて名刺を確認してもらえます。Web会議の前に相手の氏名や所属を知っておくことで、出席を取りやすくなりスムーズに会議を始められるのが大きなメリットです。

⒉Web会議中にチャット機能を使って名刺データを送付する方法

Web会議中にチャットツールを起動させて、名刺データを送付する方法もあります。
PDFや画像ファイルを送付できるWeb会議システムを使っていれば、会議中にそのまま名刺データを送付できます。

3. 名刺情報を含めたオリジナル背景を作る

Web会議システムによっては、オリジナル背景を利用できます。海や山などの自然、車やスポーツチームが描かれたものなどさまざまな背景が設定可能です。自宅からWeb会議に参加している場合、生活感を隠すためにバーチャル背景を利用している人も少なくありません。

そこで自分の氏名や会社名、所属などの情報を含めたオリジナル背景を作っておいて名刺代わりにする方法もあります。この背景を使えば、参加者はすぐに相手が誰なのか、どの会社の従業員なのかを把握できるのです。

Web会議で利用できるオリジナル背景は無料のツールを利用してすぐに作れます。
自分の氏名や所属を入力するだけで自動的に背景を作ってくれるので、大変便利です。ただしあまりに多くの情報を詰め込みすぎないような配慮も必要です。

Web会議用背景の選び方について、こちらの記事で詳しく解説をしています。

https://dxlog.biz/media/atcl-24133/

4.名刺管理サービスのオンライン名刺作成ツールを活用する

名刺管理サービスのオンライン名刺作成ツールを活用する方法は、もともと紙の名刺をデータ化して管理するシステムにある機能を使います。
単に名刺を交換するだけではなく、商談後は案件管理や社内で名刺データを共有管理するにも便利です。

名刺の形を活かして交換できるのもメリットの1つです。
名刺をスキャンしてデータ化という工程がなくなり、かえって利便性が高くなるという見方もあります

Web会議で活用できる名刺交換サービス5選

ここからは、Web会議で名刺交換に活用できる以下のサービスを紹介します。

1.個人向けの名刺管理ツールとして高いシェアを誇っている「Eight」

Eightは個人向けの名刺管理アプリで、スマホで撮影して登録した名刺を、ラベルによってグルーピングしてくれます。
あらかじめ登録した名刺データのQRコード自動生成や、QRコード入りのバーチャル背景も作成可能です。

相手がQRコードを読み込むと、名刺交換が完了するシステムです。
スマホ・PCどちらからもアクセス可能で、フィード機能を使ってSNSのようにつながることもできます。

初対面の人にも「名刺」の形のまま連絡先を交換できるため、オンライン名刺交換に抵抗がある人にもおすすめです。また、管理している名刺について、異動や昇進など情報が変わった際に通知が届く便利な機能もあります。

基本的に無料ですが、年額4,800円の「Eightプレミアム」には連絡先アプリと連携可能になるなど、より便利な機能が備わっています。
個人向けサービスとなっていますが、少人数や、名刺管理コストを抑えたい企業にもおすすめです。

2.3つのプランから選べる法人向け名刺管理サービス「Sansan」

SansanはEightと同じ企業が運営している、法人向けの名刺管理システムの代表格といえるサービスです。
事前に登録したオンライン名刺のURLを相手に送るだけで、名刺情報にアクセス可能になります。

双方がSansanのサービスを利用している場合は、URLだけで名刺交換が完了します。
どちらかがサービス未加入の場合でも、URLから相手の名刺情報をダウンロードする際に表示されるQRコードを使い、自分の名刺をスマホで撮影するだけで名刺画像が登録されて、名刺交換が完了します。

交換した名刺情報は自動的にSansanに登録されて、人脈のデータベース化が簡略化できて顧客管理にも有効です。

基本のプランはLite・Standard・DXの3つあります。
初期費用や運用支援費用・ライセンス費用(月額)については、導入検討の際に見積依頼書によってその企業に最適なプランが提案されるため、見積もりを依頼しないとわからないシステムになっています。

主な機能としては、以下の通りです。

  • 名刺管理機能(名刺のデータ化・オンライン名刺作成など)
  • 顧客管理(CRM)機能(人事異動や叙勲受賞情報・帝国データバンク連携など)
  • コミュニケーション機能(社内クラウド電話帳や社員のプロフィールを統合管理など)
  • 連携機能(SFAやCRMなど顧客データの統合・OpenAPI・CSV出力など)
  • セキュリティ機能(2要素認証・IPアドレス制限・デバイス利用制限・利用ログダウンロードなど)

部署や従業員数が多い企業におすすめのサービスです。

3.LINEが運営する全て無料の名刺管理アプリ「myBridge」

myBridgeはLINE社が運営する名刺管理アプリで、他社では有料となっているサービスも含めて全て無料で利用できるのが大きなメリットです。

オンラインの名刺交換は、URLを相手に送るだけで完了します。
交換した名刺情報を共有するのも、LINEのトーク画面から簡単におこなえます。

myBridgeに名刺を登録していれば、スマホの連絡先に未登録の相手から着信があった場合に、相手の名刺情報が表示されるなど仕事でもLINEを活用している人には特におすすめのアプリです。

LINEというとスマホのイメージですが、myBridgeはPCでも利用可能です。

myBridgeの主な機能は以下の通りです。

  • 名刺は撮影するだけで正確にデータ化
  • QRコードを埋め込んだ背景画像の作成
  • 社内で共同管理する共有名刺帳
  • 着信時に発信者情報を表示
  • LINEとの連携
  • 連絡先をExcelファイルやGoogle連絡帳にダウンロード
  • 他サービスに登録した名刺データの簡単移行
  • 入力・転送・保存全てのデータを暗号化
  • 24時間365日リアルタイムのモニタリング

4.顧客管理ツールとしても定評のある「ホットプロファイル」

ホットプロファイルはオンライン名刺管理ツールとしてだけではなく、営業活動サポートに重点が置かれたクラウドサービスです。

Web会議中に表示させたQRコードを相手がスマホで読み取ると、簡単に電話帳に登録されます。
それから相手が自分の名刺をカメラで撮影すれば、名刺交換は完了です。

交換された名刺データは「お客さまカルテ」として営業活動履歴・興味・関心といった顧客のさまざまな情報と連携してクラウド上に管理されます。

費用は、オンライン名刺交換と管理ができる基本パックが1ユーザーで月額3,000円、さらに営業支援がついたSFAパックは1ユーザー月額5,000円です。他に必要に応じてオプションもつけられます。

また、人数に応じたボリュームディスカウントや30日間の無料トライアルを実施しています。
オンライン名刺交換と管理以外に営業ツールとして総合的に強化を検討している企業におすすめのサービスです。

5.手軽にQRコードつき背景が作れる「バーチャル背景ジェネレーター」

ここまで紹介した4つのサービスは全て名刺管理サービスでしたが、名刺データを管理するほどではなく、もっと手軽なオンライン名刺交換がしたい場合におすすめなのが、バーチャル背景ジェネレーターです。

名刺交換には、お互いにQRコードつき背景を作って読み込み合う必要がありますが、プライベートなどに使いたい人にはおすすめです。
名刺のような背景が作れる「バーチャル名刺背景ジェネレーター」もあります。

Web会議ツールには欠かせないバーチャル背景に、あらかじめ作成したプロフィールなどを読み込むためのQRコードを自動作成し、配置できます。
背景画像だけですから、使用するWeb会議ツールの選択肢が広くなるでしょう。

また、自分で気に入ったイラストやグラフィックを背景画像に使う場合は、Photoshopやパワーポイントなどを使って自作するのも1つの方法ですが、著作権には注意が必要です。

Web会議でスムーズに名刺交換を可能にするツールを活用しよう

新しい生活様式によってWeb会議が浸透しつつあります。
従来の対面での名刺交換する機会は減り、オンラインで名刺交換するケースが増えています。

「オンラインだから名刺を交換しなくてもいい」のではなくて、「オンラインだからより効率的でスムーズに名刺交換できる」と考えてみるのはどうでしょう。

Web会議で名刺交換するには、メールやSNSで名刺の情報をやりとりしたり、Web会議のバーチャル背景に連絡先情報にアクセスできるQRコードを貼り付ける方法などがあります。

なかでも、名刺管理ツールの名刺交換機能がおすすめです。
名刺交換後は、商談の案件管理や顧客情報管理もできるなど大きなメリットがあります。
データ化された名刺をオンラインで交換すれば、もともと紙の名刺をスキャンしてデータ化する手間も省けます。

今回、紹介した名刺交換に活用できるサービスには、便利な機能を完全無料で利用できるものや、有料サービスをお試しできるものもあります。
自分に必要な機能とコストを考えて最適なサービスを選びましょう。

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