▼名刺管理を効率化したい方向け！エクセルテンプレート

名刺管理に年間20.5時間費やしている！

仕事をするうえで、名刺管理や名刺整理の負担に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。名刺は増えれば増えるほど、どこに誰の名刺があるのかわからなくなっていってしまうものです。

名刺管理サービスを提供しているSansan社がビジネスパーソンを対象におこなった「ビジネス名刺実態調査」によると、ビジネスパーソンは名刺を探している時間だけで年間20.5時間も費やしているようです。この時間を効率化できれば他の業務に時間を割くことができるかもしれません。

名刺管理の方法はアナログな管理方法からソフトやシステムやアプリを使ったデジタルな方法までさまざまな方法があります。

本記事を読んで、自社に合った名刺管理方法を取り入れてみましょう。

アナログな名刺管理方法

アナログな名刺管理として一般的な方法を紹介します。

アナログな名刺管理の方法①：名刺ファイルにまとめる

一般的な方法として、名刺ファイルにまとめるという管理方法が挙げられます。名刺ファイルにまとめておくと、もらった名刺を一覧で確認できるため、名刺を探すのにかかる時間を短くすることができます。

ただ、フォルダにまとめるときに1つひとつ名刺を差し込む必要があるため、収納する工数が多くかかってしまいます。また、名刺の並び替えが必要になった際に、その入れ替え作業で多くの時間を割かれるといったデメリットもあります。

アナログな名刺管理の方法②：名刺ボックスで管理する

アナログで管理している人のなかには、名刺ボックスで管理している人も多いのではないでしょうか。名刺ボックスは、上から差し込むだけで良いため、収納する工数を抑えることができます。また、あいうえお順や業界別など好みの分け方で管理できるため、自由度高く管理することができます。

しかし一方で、卓上に名刺ボックスをおいて管理していると、名刺の枚数が増えてきたときにスペースを取ってしまうというデメリットもあります。

アナログな名刺管理の方法③：秘書やアシスタントに頼む

大企業では役員などの役職者には秘書がつくことがあります。また、特定の役割の人にはアシスタントがついたり、サポートのメンバーがいたりすることもあるでしょう。そのような場合、名刺管理などの事務作業を秘書やアシスタントに頼むことができます。

秘書やアシスタントに名刺管理を依頼することで、煩雑な管理にかかる工数を削減したり、細かな要望をお願いしたりすることができるでしょう。秘書やアシスタントがすでにいる方、新たに確保する余裕のある方は秘書やアシスタントに名刺管理を依頼しても良いかもしれません。

アナログ名刺管理のメリット

ここでは、アナログ名刺管理のメリットについて紹介していきます。この後で紹介するデジタル名刺管理のメリットと比較しながら確認してみてください。

コストがあまりかからない

アナログの名刺管理には、コストがあまりかからないというメリットがあります。デジタルの名刺管理をおこなう場合は、ツールやアプリ導入のために費用がかかることも多いです。

一方、アナログでの名刺管理では、新しく何かを導入したり登録したりする必要がほとんどありません。

少ない枚数であれば、効率的に管理できる

アナログな名刺管理でも名刺の枚数が少なければ、効率的に管理することは可能です。アナログ名刺管理は、個人での管理がメインとなりますが、名刺の保管場所を記憶できていればスムーズに取り出して、確認することもできるでしょう。業種や職種ごとに分けて整理しておくなど、自分のわかりやすいように工夫するとより効率的に管理することが可能です。

名刺にメモすることができる

アナログ名刺管理のメリットとして、名刺自体にメモなどを書き込むことができるというメリットもあります。名刺を交換した相手の特徴や商談の感触などを書いておくと、見返したり次回の商談に持ち込む際の情報として活用できるでしょう。

名刺管理をアプリやソフトで電子化する方法

ここでは、デジタルで名刺を管理する方法を紹介します。 それぞれの特徴を押さえておきましょう。

デジタルな名刺管理の方法①：エクセルを活用する

デジタルな名刺管理の方法として、エクセルを活用する方法があります。エクセルは表計算ソフトとしてデータを蓄積できたり、入力作業の効率化を促したりします。

エクセルのようにメンバーと共有し、閲覧・入力できるツールを活用すると、アナログな名刺管理と比べて、会社の資産としてデータを蓄積しやすくなります。データ化をしておくことにより紙の名刺を持ち歩く必要も無くなるので、名刺を紛失してしまう心配もありません。

また、スマホなどでも確認ができるため、商談先や外出先で簡単に顧客の情報をチェックすることが可能です。確認したい名刺を探す手間も省くことができます。

デジタルな名刺管理の方法②：OneNoteを活用する

OneNoteは、マイクロソフト社が提供しているソフトです。OneNoteは電子ノートとして利用されており、簡単な操作で名刺管理ができます。デジタルで名刺管理をおこなう上で必要となる機能が搭載されており、使いやすいのも魅力的な点でしょう。

名刺データをOneNote上に取り込んで、その周りにメモをするだけの機能で、アナログ名刺管理とさほど形態は変わらず管理することができます。しかし、アナログ名刺管理との決定的な違いとして、ページ内での検索できる点があります。名刺を取り込む際は、「Office Lens」という同じマイクロソフト社が提供しているスキャンアプリを利用しましょう。

名刺をスキャンして取り込んだ後は、テキストデータに変換されるので、名前や単語を検索すると、簡単に名刺データを見つけることができます。アナログ名刺管理と比べて、名刺を探す手間を省くことができ、無料で利用できるのが魅力的な点です。

デジタルな名刺管理の方法③：Evernoteを活用する

Evernoteは、ビジネスで活用している人も多く、パソコンやスマホで簡単にアクセスできる点が魅力的なソフトです。そんなEvernoteにも名刺管理の機能がついており、Evernoteプレミアムというプランでは、名刺をスキャンするとEvernote上にデータを自動保存することができます。

Evernoteでは自由に書き込みができるので、名刺と一緒にテキストや手書きで顧客の情報を簡単に残しておくと良いでしょう。メモを残しておくことで、どういった顧客だったかなど、その場の状況を思い出すことができるのでおすすめです。手書き文字の検索もできるようになっているのでテキスト入力が苦手な人でも使いやすいでしょう。

また、Evernoteの特徴として、社内メンバーと情報を共有できるメリットがあります。グルーピング機能を利用すれば、メンバー間同士での検索も簡単なので活用しましょう。

デジタルな名刺管理の方法④：Google Keepを活用する

Google keepは、Google社が提供するクラウドメモアプリです。ほかにスキャンアプリを用意する必要がなく、Google keepのみで名刺管理ができるのもメリットのひとつでしょう。

取り込んだ画像のテキストを自動抽出し、URLなどが記載されている場合は自動的にリンクとして認識をします。また、文章を手で打ち込むことができない場合や時間がない場合は、音声入力ですぐにメモを取ることも可能です。

メモにはリマインダー機能が搭載されていて、次回の商談や連絡する時間などを事前に設定しておくなどの作業にも活用できそうです。

また、ラベルによってさまざまな情報を分けることもできるので、普段のメモ使いと名刺管理で二重使いをしても難なく利用できるでしょう。顧客の情報ごとにラベルで分けても良いでしょう。

デジタルな名刺管理の方法⑤：名刺管理アプリやクラウドシステムを導入する

名刺管理を本格的におこないたい場合は、名刺管理アプリや名刺管理クラウドシステムの導入を検討してみてください。これまでに紹介したサービスとは違い、名刺管理に特化した電子ツールなので、名刺管理をおこなう際に便利な機能がたくさんついています。

名刺を複数枚自動に読み込める機能や、スキャンした画像テキストの自動読み取り機能も、名刺管理の専用ツールであれば、より正確である可能性も高いでしょう。実際、名刺データを読み込んだ後オペレーターによる確認をおこなっていたり、データを手入力していたりするアプリやシステムもあります。読み込まれた後に、自分で手直しをするといった手間を省くことができるので、名刺データ入力の効率化がかなり期待できます。

取り込み後の管理についてもスマホやPCから複数人で確認や追加入力ができるので、管理側もメンバーも利用しやすいでしょう。

また、名刺管理アプリは名刺以外の顧客情報が活用できるCRMやMAツールと連携できるものも多いです。名刺の情報を元に、さまざまな顧客の情報を拡張させ、戦略的に営業活動をおこなえるようになります。もし既にCRMやMAツールを導入している場合はそれらのシステムと、連携できるアプリを導入するとより良いでしょう。

名刺管理アプリや名刺管理システムを利用するメリット

名刺管理アプリやシステムは、写真を撮影するだけで名刺情報を入力することができたり、検索で対象者を探し出すことができたりといったメリットがあります。ここでは、名刺管理アプリを利用するメリットを紹介します。

名刺管理アプリを利用するメリット①：名刺管理を効率化できる

まず第一に、名刺管理アプリを利用すると名刺管理業務を効率化することができます。数ある名刺管理アプリのなかには、複数枚同時に撮影しても正確に名刺データを読み込めるものもあり、これまでの管理方法と比べて格段に効率を上げることができるでしょう。また、スマホアプリで利用するため、オフィスにいない外出中などの時間でもデータ入力できることは名刺管理アプリの魅力の1つです。

名刺管理アプリを利用するメリット②：検索で対象者を探すことができる

名刺管理アプリでは、連絡を取りたい人を検索で探し出すことができます。Sansan社が公表した「ビジネス名刺実態調査」で年間20.5時間も名刺を探しているという結果が出たように、アナログで名刺を管理していると名刺を探すことにも多くの時間を割いてしまいます。アプリを利用することで検索して対象者を探すことができ、探すためにかかっていた時間を削減することができるでしょう。

名刺管理アプリを利用するメリット③：スペースを確保できる

名刺管理アプリはデジタルで名刺を管理できるため、紙の名刺を管理するために必要だったスペースを有効活用することができます。デスクが綺麗に整頓されていると仕事が捗るとよく言われるように、スペースを確保することで仕事が捗るようになるでしょう。

効率的な名刺管理にはアプリやクラウドシステムの活用がおすすめ

いかがでしたか。今回はアナログなスタイルの名刺管理とデジタルなスタイルの名刺管理をどちらも紹介しました。

アナログな名刺管理方法にも始めやすさなどの魅力はありますが、業務効率を考えるとドキュメント管理サービスや名刺管理アプリを利用したほうが良いかもしれません。

これまで名刺管理にかかっていた時間を削減するためにも、この機会に今回紹介したアプリを利用してみてください。

▼名刺管理を効率化したい方向け！エクセルテンプレート