採用管理システムとは？応募から採用までのプロセスを一元管理

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）とは、募集・選考・内定後のすべての採用プロセスを1つの管理画面で一元管理し、採用業務を効率化するITツールです。 代表的な機能として、たとえば次のようなものがあります。

採用管理システムがあればさまざまな採用業務を効率化できます。 応募から内定までのリードタイムを短縮することで、学生や採用候補者との接点を強化し、欲しい人材へ確実にリーチすることが可能です。

また、応募資料や選考資料をペーパーレス化し、オンラインで一元管理することで、データ分析に基づく戦略的な採用計画を立案できます。
就職情報サイトごとの応募率や、人材紹介サービス・就職エージェントごとの採用率のレポートを作成すれば、採用効果を客観的に測定し、KPIや数値目標に基づく合理的な採用活動が実現します。

採用業務を効率化・スピードアップしたい方は、採用管理システムの導入を検討しましょう。

採用管理システムを選ぶ3つのポイント

市場にはさまざまな採用管理システムが存在します。 採用効果を実感するためには、自社のニーズや企業規模に合った採用管理システムを選ぶことが大切です。 ここでは、採用管理システム選びで失敗しないための3つの比較ポイントを紹介します。

①UIや操作性が優れたサービスを選ぼう

採用業務を効率化するためには、ユーザーインターフェース（UI）や管理画面の操作性が優れ、ストレスなく使用できる製品を選ぶことが大切です。

ソフトウェアのレスポンスが悪かったり、データの取り込みが遅かったり、直感的な操作ができなかったりすると、かえって業務量を増やしてしまう可能性があります。 ソフトウェアベンダーによっては、製品のトライアル期間を設定しています。トライアル期間を利用し、製品の使用感を実際に触ってチェックしましょう。

また、企業の採用担当者だけでなく、応募者にとっての使い勝手も重要な比較ポイントです。 たとえば、応募者向けのマイページの提供や、求人情報や求人サイトの公開、Webセミナーやオリジナル動画コンテンツの配信などをおこなう場合、一般の学生や採用候補者もサービスを利用することになります。

「一般ユーザーにとって使い勝手がいいか」「ストレスを感じさせるようなデザインや操作感になっていないか」という視点を持ち、採用管理システムを選ぶことが大切です。

②ほかの情報システムとAPI連携できるサービスを選ぼう

採用管理システムによっては、ほかのクラウドサービスとAPI連携が可能な製品があります。 たとえば、LINEをはじめとしたSNSや、Slackのようなビジネスチャットツール、カレンダーやスケジュール管理ができるアプリケーションなどが代表例です。

すでにクラウドサービスを導入している場合は、なるべく互換性が高い製品を選ぶことで、さらなる業務効率化につながります。 採用管理システムを導入する前に、すでに導入済みのソフトウェアの洗い出しをおこないましょう。

③採用目的に見合った機能を持つサービスを選ぼう

採用管理システムは、採用目的に合わせて4種類に分けることができます。

採用管理システムにはさまざまな種類があり、それぞれ強みや特徴が異なります。 自社の採用目的に合致したサービスを選ぶことが、業務効率化の第一歩です。

自社の採用課題に合った採用管理システムを選ぶことが大切

ここまで、「中途採用向け」「新卒採用向け」「パート・アルバイト採用向け」「リファラル採用向け」の4つのタイプの採用管理システムについて説明してきました。採用プロセスを効率化するには、自社の採用課題に合ったサービスを選ぶことが大切です。

活用イメージがつかめない場合は、無料トライアルやデモサイトなどを利用し、実際にサービスの使用感を確かめてみましょう。