Web面接ツールとは

Web面接とはその名のとおりインターネット経由でおこなわれる面接ですが、インターネット経由でおこなわれる以上、何かしらの機器を利用しなければなりません。その際に用いられるのがWeb面接ツールであり、Web面接・説明会などに特化したものやオンライン会議にも利用されるものなど、さまざまな種類があります。

知名度の高い企業でいえば、Yahoo社・リクルート社・ミニストップ社・マクドナルド社なども、採用活動の一環としてWeb面接を取り入れています。 コロナ禍の影響もあり、Web面接を採用しているのは、いまやIT企業、接客業やサービス業を営む企業などに留まりません。

Web面接は時間や場所を選ばずに面接をおこなうことができるのが、企業側にとっても応募者側にとっても大きなメリットのひとつです。Web面接を導入する企業は今後さらに増えていくと思われます。導入タイミングはもちろん、適切なWeb面接ツールを見極めることが重要です。

ただし、Web面接には従来の対面式の面接にはないメリット・デメリットがあるので、Web面接を導入するかどうかは、Web面接によるメリット・デメリットが自社にとってどれくらい影響があるかを踏まえて決定しなければなりません。

また、Web面接ツールは有料・無料といった料金形態をはじめ、さまざまな特徴のものがあります。自社でおこなう面接の形式によって、利用しやすいツール・利用しにくいツールも変わってくるでしょう。

Web面接ツールが普及している背景には新型コロナの影響も

Web面接ツールが普及してきた背景には、Web面接を導入する企業が増えてきたことが挙げられます。 先ほど少し触れたように、これまでにもIT関係の企業やサービス業を営む企業などを中心に、Web面接をおこなう企業はありました。

そういった企業はITに対する親和性が高く、新しい取り組みにも積極的に挑戦する社風のところが多いため、面接のスタイルを従来のものからWeb面接に切り替えることを自然におこなえる土壌があったといえます。 しかしそういった企業以外にも、時間や場所を気にすることなくおこなえる、応募者の負担が減るといったWeb面接のメリットが徐々に浸透していきました。

加えて、新型コロナの感染拡大の影響によって外出を控えたほうがよい、人が集まるような場所はできるだけ避けたほうがよいというような考え方が広まるようになり、面接のあり方も見直されるようになりました。

その結果、外出せずに自宅でおこなうことができ、三密を避けられるWeb面接が、多くの企業で導入されるようになったと考えられます。

Web面接ツールを企業が導入する6つのメリット

Web面接ツールを企業が導入する、つまり企業がWeb面接をおこなうことのメリットは、以下のようなことが挙げられます。

• 採用にかかるコストを削減できる
• 選考活動の効率化・迅速化につながる
• 遠方に住んでいる応募者と面接をおこなうことができる
• 多忙な応募者からの応募が期待できる
• 現場の社員が面接を担当することができる
• 面接の仕組み化につながり採用基準にブレが少なくなる

それぞれのメリットについて、説明します。

1.採用にかかるコストを削減できる

Web面接はインターネット経由でおこなわれるので、面接会場をレンタルするための費用や会場の設営や運営などの業務に関わる費用が、一切必要ありません。

たとえば東京の面接会場で面接をおこなう場合は、遠方から来る応募者に対して交通費を支給したりホテルを手配したりする場合もありますが、Web面接の場合はそういった費用も発生しません。

削減できるコストは費用に関するものだけではなく、採用担当の社員が面接会場に移動するための時間も必要なくなりますし、面接に付帯する業務も大幅に少なくなります。 浮いた時間でほかの仕事をおこなうことができれば、社員の生産性も上がることになるでしょう。

従来の方式での面接よりもコストを大幅に削減できて、従来の方式での面接と同じような成果が期待できるのであれば、企業にとって非常に大きなメリットがあるといえます。

2.選考活動の効率化・迅速化につながる

面接にかかる時間も、従来の方式の面接よりもWeb面接のほうが圧倒的に短縮されます。 Web面接では会場までの移動時間も必要ありませんし、ほかの応募者が面接を受けている間に控え室などで待っている必要もありません。

「面接時間30分」といわれても、従来の場合は移動時間や待ち時間なども含めて前後1～2時間程度を面接で拘束されるようなイメージでしたが、Web面接では実際に30分間で面接が終わります。 また、対面方式での面接よりもWeb面接のほうが面接の所要時間も短縮される傾向にあります。

そのため選考活動の効率化・迅速化が進み、企業がこれまでよりも早いテンポで内定を出せるようになる可能性が高まります。 早いテンポで内定を出せるようになることで応募者の安心感や満足度も高まりますし、社員を面接の業務に従事させる期間も短くなるので、仕事の生産性を維持しやすくなります。

3.遠方に住んでいる応募者と面接をおこなうことができる

Web面接は場所も時間も気にせずに面接をおこなうことができるのが大きなメリットのひとつなので、遠方に住んでいる人でも面接の応募をおこないやすくなります。 遠方に住んでいる人にとって、面接会場への移動は時間的にも金銭的にも負担になることが多く、企業が移動費を負担してくれる場合でも移動がネックになって応募をためらうこともあります。

企業の採用担当が地方に足を運んで面接をおこなうケースもないわけではありませんが、必ずしもすべての企業がそういった採用活動をおこなっているわけではないため、距離の壁や居住地が採用活動におけるボトルネックになっていることも多々あるのです。

Web面接を利用すればそういったボトルネックを解消した採用活動がおこなえるので、遠方に住んでいる人からの応募が増えることが見込まれます。 これまで企業がリーチできていなかった層からの応募を獲得できることになるので、優秀な応募者を発掘するきっかけにもなるでしょう。

4.多忙な応募者の獲得が期待できる

Web面接は選考活動の効率化・迅速化につながるということを先ほどメリットとして挙げましたが、選考活動がスピーディーに終わるのであれば、多忙で面接のための時間をなかなか確保できないような人からの応募も期待できます。

たとえば、今の会社で仕事をしながら転職活動をおこなおうと考えているようなサラリーマンの場合、他社の面接を受けるためには仕事が休みの日に面接を入れるか、有休を利用するというのが一般的な選択肢です。 しかしWeb面接であれば、仕事を終えて帰宅してから面接を受けることもできますし、働き方によっては仕事の合間に面接を受けることができる場合もあります。

遠方に住んでいる応募者のケースと同じく、これまでリーチできていなかった層にリーチできることは、企業の採用機会の拡大につながるでしょう。 多忙な応募者は優秀であることも多いので、企業にとって魅力的な応募者を発見できる可能性が高いことも、大きなメリットと考えられます。

5.現場の社員が面接を担当することができる

面接は人事部の社員がおこなうことが少なくありません。 しかし、実際に採用されたあとにおこなう仕事によっては、人事部の社員ではなく実際に現場で働いている社員が面接を担当したほうが、仕事にフィットする人を採用できる可能性が高くなる場合もあります。

ただし従来の面接では、面接を担当する社員を長時間拘束することになるため、とくに部長や課長クラスの社員が面接をおこなうことは、最終面接などを除いてはなかなか困難でした。 しかしWeb面接では必要最低限の時間の拘束で済み、面接のためにわざわざ本社や面接会場などに足を運ぶ必要もありません。

多くの人をふるいにかける序盤の面接は人事部の社員が担当して、会社や組織・仕事へのフィット感を確認する後半の面接は現場の社員が担当するといったように、面接の目的に応じていろいろな社員が担当することも、Web面接であれば容易です。

6.面接の仕組み化につながり採用基準にブレが少なくなる

Web面接の内容は動画として社内で共有することができるため、面接のノウハウの蓄積に役立ちますし、面接を得意としている社員の面接を模倣することで面接の仕組み化にもつながります。

面接で合否を判断する際、社員によって判断基準が異なることもありますが、面接を仕組み化してある程度の基準を設けておけば、採用基準にブレが少なくなって納得のいく採用活動をおこなえる可能性が高くなるでしょう。 面接を担当する社員のスキルアップに利用することもできるので、生産性の向上も期待できます。

Web面接ツールを企業が導入する4つのデメリット

企業がWeb面接を導入することのデメリットは、以下の4つが挙げられます。

• ネット環境が悪いと面接の実施が困難
• 対面と比べて表情や雰囲気を感じ取りにくい
• 応募者も会社の空気感や印象を感じ取りにくい
• Web面接ツールの説明をおこなうという業務が発生する

それぞれのデメリットについて、説明します。

1.ネット環境が悪いと面接の実施が困難

Web面接はインターネット経由でおこなわれるものなので、ネット環境が悪いと面接の実施自体が困難です。 なんとか面接をおこなうことができたとしても、途中で音声や画像が乱れてしまったり声が途切れ途切れになってしまったりすると、後日あらためて面接をやり直すことになる可能性もあります。

応募者の自宅のネット環境が悪い場合は、フリーWi-Fiが利用できる喫茶店などで面接を受けるという選択肢もありますが、他人の目があるところで面接を受けるのは難しいでしょう。 あらかじめ応募者に対して、面接時に用いるWeb面接ツールを利用して通信テストをおこない、通信環境が安定しているかどうかを確認してもらうことが重要です。

また、接続が途切れてしまった場合、応募者はどのように対処すべきかわからずに呆然としてしまう可能性があります。 万が一、接続が途切れてしまった場合の対応や連絡先についても、あらかじめ応募者に伝えておくのが賢明です。

2.対面と比べて表情や雰囲気を感じ取りにくい

通信環境が良くなったり、Web面接ツールの品質が向上したりと、最近ではインターネット越しでも対面して話しているのと同じような感覚で会話することができます。 しかし、表情や雰囲気といったものをWeb面接で正確に感じ取ることは、まだまだ難しいといえます。

またWeb面接では、応募者は顔から肩より少し下当たりの上半身までをカメラに映すことが多いので、カメラに映らない部分の情報は面接官には伝わりません。 そのため、たとえば緊張したり困ったりしたときに右の太ももあたりを引っかくような癖があったとしても、そのことを面接官は把握できません。

応募者の細かな仕草や挙動を面接中に把握して質問ややり取りに活かす面接官の方も多いので、そういった方にとっては、Web面接では100%納得できる面接をおこなうことは難しいかもしれません。 音声によるコミュニケーションとバストショットの映像だけで、なるべく多くの情報を引き出すための練習やトレーニングが必要となるでしょう。

3.応募者も会社の空気感や印象を感じ取りにくい

インターネット越しだと相手の印象を感じ取りにくいというのは、応募者側にも当てはまります。 実際に企業のオフィスに出向いて面接を受ける場合、職場の空気間や廊下ですれ違って声をかけてくれた方の印象、面接官の方の雰囲気などによって、その企業への志望度が変わることもあります。

そういった情報は、企業のホームページや会社説明会などでは得られない情報であることが多いからです。 企業の「生の」情報が、入社するかどうかの判断に実際にどの程度関与しているかはわかりませんが、応募者自身が「生の情報を感じ取りにくい」と感じていること自体が判断に大きな影響を与える可能性は、十分に考えられます。

そのため企業側としては、実際に社員が働いている様子をまとめた動画を見せたり、社員との座談会の場を設けたりといった対処を検討する必要があるでしょう。

4.Web面接ツールの説明をおこなうという業務が発生する

Web面接ツールによっては、それらのインストールやセットアップの方法・利用手順の説明といった業務が発生する可能性があります。 Web面接ツールは決して複雑なものではありませんが、応募者のITリテラシーにはばらつきがあるため、説明なしではWeb面接をおこなうための環境を整えられない応募者がいることも考えられるからです。

基本的にはマニュアルをメールで送付するなどして対応するかたちになりますが、場合によっては電話でのフォローが必要になる可能性もあるでしょう。 対面で面接をおこなう場合と比べると全体的な業務量こそ減るものの、これまでは必要なかった業務が発生することは、念頭に置いておかなければなりません。

アカウントの登録やインストールなどが必要なWeb面接ツールでは、フォローアップの必要性が高まるので、そういったことをおこなう必要がなくできるだけ簡単に利用できるツールを利用するのが、望ましいといえます。

Web面接ツールを選ぶ際の6つのポイント

実際にWeb面接を導入する場合、まずはどのようなWeb面接ツールを利用するかを決めなければなりません。 Web面接ツールを選ぶ際のポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

• さまざまなデバイスで利用できるか
• アカウント登録やダウンロードなどが必要か
• 使い勝手がシンプルでわかりやすいか
• 映像や音声の品質は安定しているか
• 必要な機能が備わっているか
• 有料か無料か

それぞれのポイントについて、説明します。

1.さまざまなデバイスで利用できるか

以前は情報機器や情報端末といえば、ほぼパソコンのことを指していましたが、最近ではスマートフォンやタブレット端末なども幅広く普及しています。 むしろ若い世代では、スマートフォンやタブレット端末は持っていてもパソコンは持っていないという場合も少なくありません。

そのためWeb面接ツールは、パソコン・スマートフォン・タブレット端末といった幅広いデバイスで利用できることが求められます。

利用できるデバイスが限られるツールを選んでしまうと、Web面接をおこなうことができる応募者に対してはWeb面接をおこない、そうでない応募者に対しては対面式の面接をおこなうというような対応を取らざるを得なくなり、業務が煩雑になってしまいます。

一律的な対応でなるべく幅広い層にリーチできるように、対応デバイスが幅広いものを選ぶことを心がけましょう。

2.アカウント登録やダウンロードなどが必要か

先ほどWeb面接のデメリットを説明する際に少し触れましたが、アカウント登録やダウンロード・インストールなどが必要なツールだと、応募者に対するフォローアップをおこなわなければならない可能性が出てきます。

また、アカウントとして応募者のプライベートなアカウントを利用する必要がある場合は、情報流出などを懸念して応募者に敬遠されてしまうことも考えられます。

URLを共有するだけでWeb面接が開始できるツールであれば、応募者の手間も必要ありませんし敬遠される可能性もないでしょう。

ただ、セキュリティ機能や使い勝手を考慮したうえで、アカウント登録やダウンロードなどが必要なツールを利用することも十分考えられます。

そのような場合は、あらかじめアカウント登録やダウンロードなどの手順をわかりやすく説明した資料を用意して、メールで応募者に送付しておきましょう。応募者が迷うことなくWeb面接をおこなう環境をセッティングできるようにすることが重要です。

3.使い勝手がシンプルでわかりやすいか

Web面接ツールはあくまでもWeb面接の実施を補佐するためのものなので、使い勝手はシンプルでわかりやすいほうが望ましいでしょう。

ツールの使い勝手や操作性が悪いと、応募者がツールを正しく利用することのほうに意識がいってしまって、肝心の面接に集中できない可能性があるからです。

UIがわかりやすいかどうかや、各ボタンやパラメータなどの役割が判断しやすいかどうかについては、面接官同士で事前に利用するなどして確認しておくようにしましょう。 少しややこしい部分がある場合は、その点を注意点としてあらかじめ応募者にメールで送付しておくなどすることで、面接をスムーズに進めやすくなります。

またツールのなかには、利用するデバイスによってUIが微妙に異なるものもあります。 事前確認をおこなう場合は、可能であればパソコン・スマートフォン・タブレット端末のすべてで確認をおこなうようにしましょう。

4.映像や音声の品質は安定しているか

映像や音声の品質は、Web面接で応募者を正しく判断するために非常に重要な要素です。 面接時間は短くとも30分程度かかります。少なくともそれくらいの時間は映像や音声の品質が安定した状態で会話ができるツールを選ぶことが重要です。

なお、面接官が面接をおこなう環境と応募者が面接を受ける環境では、通信環境に差があることも考えられます。 面接官が事前に通信の品質チェックをおこなうであろうオフィスの通信環境は良好であることが多いですが、応募者の自宅の通信環境は必ずしもオフィスと同レベルであるとは限りません。

そのため、通信するデータ容量が少ないものを選んで、通信環境がよくない場合でも映像や音声の品質がある程度キープできるものを選ぶように心がけるとよいでしょう。

応募者のITリテラシーが総じて高い企業の場合は、ツールが推奨するスペックや通信環境を満たしているかどうかを、応募者に事前に確認しておいてもらうというのもひとつの方法です。

5.必要な機能が備わっているか

面接官が応募者に質問をして、応募者がそれに対して答えるというのが基本的な面接の流れですが、場合によっては面接時に資料などを用いることもあります。

そのような場合、対面式の面接であれば面接が始まる前、もしくは資料が必要になるタイミングで応募者に資料を渡しておけばよいですが、Web面接では実際に資料を渡すことはできません。

そのため、応募者が資料をダウンロードできる機能や、面接官の持つ資料を応募者が確認するための画面共有のような機能が必要になってきます。

また、Web面接の様子を録画して面接官のスキルアップに利用したりノウハウの蓄積に利用したりしたい場合は、録画機能および応募者に対して録画していることを通知する機能も必要です。

どのような形式のWeb面接をおこなうのかによって必要な機能は変わってくるので、自社がおこなう形式の面接にフィットする機能を備えたツールを選ぶことが重要です。

6.有料か無料か

Web面接ツールには有料のものもあれば無料のものもあります。フルスペックで利用する場合は有料だが一部機能のみの利用であれば無料、というようなものもあります。

コストのことを考えるともちろん無料のものを選ぶことが望ましいですが、有料のもののほうがセキュリティがしっかりしていたり多機能だったりすることが多いでしょう。

コストはツール選別の際の重要な要素のひとつではあるものの、通信の安定性や機能・使い勝手・セキュリティ性能などより優先されることはありません。

対面式の面接からWeb面接に切り替えることで、コストは大幅に削減できているはずなので、コストパフォーマンスをしっかり吟味したうえで、必要であれば有料のものを選ぶことも選択肢として検討しておいたほうがよいでしょう。

面接の形式・面接人数に応じたWeb面接ツールを導入しよう

Web面接が普及するようになった大きなきっかけのひとつは、新型コロナウイルス感染症の感染拡大ですが、Web面接は対面式の面接にはないさまざまなメリットがあるので、今後の新型コロナを取り巻く状況に関わらず、導入する企業はより一層増えていくと考えられます。 Web面接をおこなうにあたってはWeb面接ツールを導入する必要があります。

面接に利用できるツールにはいろいろなものがあるので、自社の面接スタイルに適したものを選びましょう。 映像や音声が安定していること、使い勝手がシンプルでわかりやすいことなどはもちろん、資料を利用しながら面接をおこなう場合は画面共有機能やファイルのダウンロード機能なども必要です。

個人面接だけでなくグループ面接もおこなう場合は、多人数で同時に接続しても速度が落ちにくいようなツールを選ばなければなりません。

各ツールのスペックを比較検討しながら選ぶことも重要ですが、可能であれば面接を担当する人が実際にそれぞれのツールを使用し、ストレスなく利用できるのはどのツールかを体感したうえで選ぶようにするとよいでしょう。