画面共有ができるWeb会議システム比較・選び方のポイントは？
Web会議システム
2023.08.21
2023.08.21
多くのWeb会議システムには、画面共有機能が搭載されています。画面共有機能を活用することで、Web会議でも対面での会議と同様に、同じイメージを持って話し合いをすることができます。 今回は、画面共有機能がWeb会議でどのように役立つのか、ほかにはどのような機能があるのかを解説します。
画面共有機能がWeb会議で役立つ理由
多くのWeb会議システムには、画面共有機能が搭載されています。
普段オフィスで仕事をしているとき、画面を見せながら何かを教えたり、相談したりすることがあるでしょう。しかし、テレワークになると、それぞれが異なる場所にいることになります。
Web会議システムに搭載されている画面共有機能を利用すると、自分の画面に映っているものを参加者の画面にも共有することができます。そのため、離れた場所にいても同じ画面を見ながら話すことができるようになり、同じイメージを持って話し合いを進めることができます。
チームで仕事を進めるうえで、認識の相違を無くすことはとても大切です。画面共有機能を活用することで、この認識の相違を最小限に抑えることができます。
Web会議システムに搭載されているそのほかの機能
Web会議システムには、画面共有機能のほかにも便利な機能が多く搭載されています。ここでは、Web会議システムに搭載されている機能を紹介します。
チャット機能
チャット機能とは、Web会議のルーム内でチャットできる機能のことです。
Web会議システムはインターネットで通信するため、音声と映像に多少のタイムラグが発生します。そのため、発言しようとしたときにほかの参加者の発言を意図せず遮ってしまうことがあります。
また、大人数で会議をする場合、参加者が各々自由なタイミングで発言してしまうと、収拾がつかなくなってしまうことがあります。
このような事態を防ぐために、発言する前にチャットで発言したい旨を伝え、ファシリテーターが話を振ってきたときに発言しましょう。そうすることで、Web会議でも人の話を遮ることなく円滑に進めることができます。
資料共有機能
資料共有機能とは、Web会議のルーム内でPowerPointやExcel、PDFなど、資料を共有する機能のことです。
Web会議システムのなかには、共有した資料にフリーハンドで書き込みを入れることができるものがあります。この機能を使うことで、参加者に資料を見せ、資料に書き込みを入れながら話をすることができます。それにより、対面で何かを説明するときのように、理解を深めることができます。
自動議事録作成機能
自動議事録作成機能とは、会議の内容を自動で書き起こし、議事録を作成する機能のことです。
オンライン商談にWeb会議システムを利用する場合、商談の内容を議事録として残す必要があるでしょう。
忙しい営業担当の場合、商談の予定が連続していると、議事録を作成する時間を確保できない場合があります。そのようなとき、自動議事録作成機能を利用すると、議事録作成にかかる時間を大幅に削減することができます。
会議においても、議事録を作成する人は会議の内容を書き残さなければいけないため、発言する余裕がなくなってしまうことがあるでしょう。このようなとき、自動議事録作成機能を利用することで、議事録の作成をしていた社員も会議に参加し、発言することができます。
同時通訳機能
同時通訳機能とは、相手の言葉をリアルタイムで翻訳し、字幕で表示する機能のことです。
外国の方とWeb会議で連絡を取るとき、外国語についていけず、話の内容を十分に理解できないことがあるでしょう。外国語の習熟度の違いによって会議の内容への理解度に差が生じてしまうと、後の業務を進めるうえで問題が生じることになるでしょう。
外国の方と連絡を取る機会が多い場合、同時通訳機能を搭載したWeb会議システムを選ぶと良いでしょう。
Web会議システムの画面共有機能を活用しよう！
いかがでしたか。画面共有機能を活用することで、会議の参加者との認識の相違を最小限に抑え、円滑に会議を進めることができます。Web会議システムを導入するときは、画面共有機能を搭載したものから選ぶと良いでしょう。システムを比較するうえでのポイントを知りたいという方はこちらをご覧ください。
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