議事録機能付きWeb会議システム3選｜議事録作成を効率化しよう！
Web会議システムの導入を検討するなかで、議事録作成を効率化できる方法がないかと考える方もいるでしょう。自動議事録作成機能を活用することで、議事録作成にかかる時間を大幅に削減することができます。
今回は、自動議事録作成機能がなぜWeb会議で役立つのかを解説し、自動議事録作成機能を搭載したWeb会議システムを3つ紹介します。
Web会議システムの自動議事録作成機能が役立つ理由
自動議事録作成機能とは、会議の内容を自動で文字起こしをして、議事録として残すことができる機能です。
この機能を活用することで、会議中に議事録作成に気を取られなくなったり、会議後に議事録をまとめるのにかかる時間を削減したりすることができます。
Web会議システムは、オンライン商談に利用することもあるでしょう。忙しい営業担当は商談の予定が連続してしまい、商談の内容をまとめる時間を確保できないことがあります。
自動議事録作成機能を活用することで、議事録作成にかかる時間を削減することができます。
自動議事録作成機能はツールによって精度の違いがあるため、導入を決める前にどの程度の精度が担保されているのか、確認しておきましょう。
Web会議システムに搭載されているそのほかの機能
Web会議システムには、自動議事録作成機能のほかにも多くの機能が搭載されています。ここでは、導入前に押さえておきたいWeb会議システムの機能を紹介します。
チャット機能
チャット機能とは、Web会議のルーム内でチャットできる機能のことです。
Web会議システムはインターネットを通じて利用することが多いため、通信が悪くてマイクが反応しなかったり、音が聞こえなかったりといったトラブルが起こることがあります。こんなとき、チャット機能を利用してコミュニケーションを取ることで、参加者でトラブル解消に向けて対応することができます。
また、大人数で会議をするとき、話し出すタイミングを見失うことがあるでしょう。Web会議システムは音声に少しのタイムラグが発生するため、発言したときに意図せずほかの人の発言を遮ってしまうことがあります。
チャット機能で事前に発言して、司会に話を振られるのを待ってから発言することで、話を遮ったりせず、円滑にWeb会議を進めることができます。
画面共有機能
画面共有機能とは、自身の画面に表示されているものをほかの参加者の画面にも共有する機能のことです。
オフィスで話し合いをしているとき、画面を見せながら何かを教えたり、何かを相談したりすることがあるでしょう。また、会議の場でも、資料を見せながら話をすることがあるでしょう。
テレワークでも、オフィスで話し合いをするときと同じように画面を見せながら話したい場面があります。そんなとき、画面共有機能を利用することで、同じ画面を見せながら話をすることができます。
これによって、話の内容に対する認識の相違を最小限に抑え、スムーズに会議を進めることができます。
資料共有機能
資料共有機能とは、Web会議ルーム上で資料を共有する機能のことです。
商談や会議など、対面で何かを説明するとき、資料に何かを書き込みながら説明することがあるでしょう。Web会議システムに搭載されている資料共有機能のなかには、共有した資料にフリーハンドで空き込みを入れながら説明することができるものもあります。
この機能を活用することで、話し手と聞き手の間に生じる認識の相違を最小限に抑え、円滑に会議を進めることができます。
同時通訳機能
同時通訳機能とは、相手が話した内容をリアルタイムで字幕表示する機能のことです。
海外の方と連絡を取ることが多い企業では、外国語が上手く聞き取れず、内容を十分に理解しきれないということがあるでしょう。同時通訳機能を利用することで、上手く聞き取れなくても、字幕を読むことで話についていくことができます。
海外の方と連絡を取る機会が多い企業では、同時通訳機能を搭載したWeb会議システムを導入すると良いでしょう。
自動議事録作成機能を搭載したおすすめのWeb会議システム3選
これまで、自動議事録作成機能がどのような場面で役立つのか、自動議事録作成機能のほかにどのような機能があるのか解説してきました。
ここでは、自動議事録作成機能を搭載したWeb会議システムを3つ紹介します。
より多くのツールのなかから選びたいという方はこちらをご覧ください。
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Microsoft Teams
- 自動議事録作成機能で議事録作成を効率化できる
- ExcelやWord、PowerPointなど、ほかのOffice製品と連携できる
- 最大10,000人まで招待して大規模なウェビナーを開催できる
| プラン | 初期費用 | 定額費用 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| Microsoft Teams | 0円 | 0円 | – |
| Microsoft 365 Business Basic | 0円 | 月額540円/ユーザー | – |
| Microsoft 365 Business Standard | 0円 | 月額1,360円/ユーザー | 1カ月間 |
| Office 365 E3 | 0円 | 月額2,170円/ユーザー | – |
| チャット機能 | 画面共有機能 | 資料共有機能 | 自動議事録作成機能 | 同時通訳機能 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ | – |
| 対応端末 | 対応人数 | システム形態 |
|---|---|---|
| スマホ・タブレット：アプリ PC：アプリ、ブラウザ |
10,000人まで | クラウド |
RemoteMeeting
- AIが議事録を自動で作成してくれる
- 議事録は参加者が書き込むこともできる
- インストールせず、URLをクリックするだけでWeb会議に参加できる
| プラン | 初期費用 | 定額費用 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| ベーシック（従量制） | 0円 | 29円/分 | 14日間 |
| ID課金（定額制） | 0円 | 月額990円/ID | 14日間 |
| チャット機能 | 画面共有機能 | 資料共有機能 | 自動議事録作成機能 | 同時通訳機能 |
|---|---|---|---|---|
| ○ | ○ | ○ | ○ | – |
| 対応端末 | 対応人数 | システム形態 |
|---|---|---|
| PC：ブラウザ | 30人 | クラウド |
Webex Meetings
- 有料プランでは、自動議事録作成機能を利用できる
- 企業規模に合わせて料金プランが細かく設定されている
- 無料プランでも100人までWeb会議に参加できる
| プラン | 初期費用 | 定額費用 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|
| 無料 | – | 0円 | – |
| Starter | – | 月額1,490円/ID | – |
| Plus | – | 月額1,980円/ID | – |
| Business | – | 月額2,980円/ID | – |
| Enterprise | – | 問い合わせ | – |
| チャット機能 | 画面共有機能 | 資料共有機能 | 自動議事録作成機能 | 同時通訳機能 |
|---|---|---|---|---|
| – | ○ | ○ | ○ | – |
| 対応端末 | 対応人数 | システム形態 |
|---|---|---|
| スマホ・タブレット：アプリ PC：ブラウザ |
無制限 | クラウド |
Web会議システムの自動議事録作成機能を活用しよう！
いかがでしたか。
今回は自動議事録作成機能を搭載したWeb会議システムを3つ紹介しました。
自動議事録作成機能を活用することで、議事録作成にかかる時間を作成したり、これまで議事録を作成していたメンバーが会議に参加できるようになったりします。
自動議事録作成機能を利用したい方は、今回紹介したなかからツールの導入を検討してみてください。また、より多くのツールのなかから選びたい方はこちらをご覧ください。
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