Web会議のコツ|目線や司会進行の方法、営業での工夫も紹介

テレワークの拡大で普及したWeb会議ですが、「対面での会議と比べて、Web会議はうまくいかない…」とお悩みの方もいらっしゃるでしょう。本記事では、Web会議を円滑に進めるためのコツを、事前準備、司会・進行、話し方・聞き方に分けて、それぞれご紹介します。

テレワークや在宅勤務が増えてきているビジネスシーンにおいて、Web会議は欠かせないものとなっています。
Web会議は従来の対面会議と違い、発言のタイミングが掴みにくいほか、専用のシステムやスピーカー、ネットワーク回線などを使用しておこなうため、環境によって映像・音声トラブルが発生する可能性があります。
トラブルを最小限に抑え、Web会議を快適に、効率的に進めるには、当日のアジェンダや資料の共有、機材の接続テストなど、事前準備や確認作業が重要です。

Web会議のコツ|事前準備の工夫

Web会議でも通常の会議と同じく、事前準備が大切です。通常の会議と重なる部分、Web会議特有の事前準備について紹介しますので、確認しておきましょう。

議題と参加者にしてほしい準備を事前に共有する

Web会議をするとき、議題と参加者にしてほしい準備は事前に共有するようにしましょう。
会議で何について話し合うのか、どのような準備をしておいて欲しいのかを事前に伝えておくことで、会議のなかでは要点が絞られ内容の濃い話し合いをすることができます。
参加者の多い会議では、準備不足によって時間が押してしまったり、話し合いがまとまらずにもう一度会議を設定したりすることがあります。そうなると、会議のゴールに辿り着くのに予定外の時間がかかってしまいます。
有意義な会議にするためにも、主催者は参加者に対して、議題としてほしい準備を事前に伝えておきましょう。

 1.Web会議ツールやスピーカーフォンの事前確認

Web会議を開催するには、Web会議システムへの登録や、パソコンやスピーカーフォン、ヘッドセットなど、さまざまな機材の準備・接続が必要です。

web会議システムは接続環境がサービスによってことなります。そのため、対象環境ではないシステムや推奨環境ではない接続だと映像が悪くなる可能性があります。
Web会議の前日にシステムの動作確認や機材の接続テストをしっかりおこない、映像や音声の途切れなど当日トラブルを最小限に抑えましょう。

マイクがきちんと音声を拾っているか、カメラはきちん作動しているか、映り込みがないかを確認しておくと安心です。

Web会議の進行を妨げるものとして、接続トラブルは誰しも経験したことがあるのではないでしょうか。スムーズに会議を進めるためにも、初めて利用するWeb会議システムは接続の確認をしておきましょう。

また、Web会議をおこなうときは、開始時間より数分早く入室しておくとよいでしょう。

関連記事:Web会議に必要なもの|Web会議に適したモニターやカメラの選び方も紹介

2.周囲がWeb会議に適した環境か確認する

接続確認の他に確認しておきたいこととして、Web会議に参加するのに適した周辺環境であるかが挙げられます。
特にテレワークをしている際は、自宅で会議に出席することになりますが、家族に物音をあまりたてなようにしてもらう、部屋への立ち入りは会議が終了するまで控えてもらうなど、事前にお願いしておく必要があるでしょう。
また、オフィスで参加していたとしても、自席からWeb会議に参加すると、周囲がうるさく音声が聞こえにくい、こちらの発言をマイクが拾ってくれないなどの問題が発生する可能性があります。
可能な限り、静かな環境で参加できるように調整しておくことが大切です。

3. 議題や資料の共有は前日までに済ませる

Web会議に限らず、会議の目的と議題、資料の共有は、会議に円滑に進めるための重要なポイントです。
下記に、参加者全員に事前共有しておくとよい資料の例を挙げます。

  • 当日のアジェンダ
  • Web会議システムに参加するためのURL
  • 当日までに目を通しておいてほしい資料
  • 当日に使用する資料

当日のWeb会議を上手く進めるため、しっかり準備しておきましょう。

Web会議で、プレゼンテーション資料などを使って参加者に説明することがあるでしょう。資料を共有する際に時間を使ってしまうと、スケジュールの合間を縫って参加している人を困らせてしまいます。
また、焦っているときに限ってなかなか上手く使いこなせないことがあります。

自分のためにも、会議に使用する資料をまとめ、わかりやすい場所に格納しておく、会議で使用するWeb会議システムで資料共有はどのようにおこなうのか確認するなどして、会議に必要な資料がすぐに出せるようにしておきましょう。

Web会議のコツ|進行や司会の工夫

Web会議を開催する際は、参加者のなかから会議の進行役「ファシリテーター」を決めておきましょう。Web会議は対面での会議よりも発言のタイミングがとりにくく、慣れない人だと意見をしにくい、誰と会話しているかわからないといった問題が出てくるケースがあります。
参加者が複数名いる場合は、参加者に話題を振ったり、意見をまとめたりするファシリテーターが必要不可欠です。
大人数の大規模なWeb会議では、ファシリテーターの進行補助役「コ・ファシリテーター」を任命しておくとよいでしょう。
ここでは、Web会議のファシリテーターになった時に意識したい、Web会議の進め方のコツを会議の流れに沿ってご紹介します。

1.会議の目的とゴール、ルールを改めて共有する

Web会議を始めるときには会議の目的とゴール、会議でのルールを改めて共有しましょう。
会議では事前に会議の目的とゴールを設定しますが、主催者と参加者で認識にずれが生じてしまっていると、議論の内容もずれてしまい、会議を再度行わなければならないなど、二度手間になる可能性が高いです。
Web会議を有意義な時間にするためにも、事前に共有した会議の目的とゴールを改めて共有し、目的に沿った話し合いを促していきましょう。
また、同時に会議のルールも共有しておきます。Web会議ではスムーズに会議を進めるために工夫が必要であるため、「質問はチャットで行う」「発言は最後まで聞く」「発言したい場合は挙手機能を使う」などのルールを設けている場合も多いでしょう。
これら、Web会議に関するルールを再度確認しておくことで、「ルールを知らない参加者がいて会議の進行に支障がでる」といった事態をさけ、スムーズにWeb会議を行うことが可能です。

2.カメラをONにしてもらう

ほとんどのWeb会議システムではカメラをONにするかOFFにするかを選択できますが、可能な限りカメラをONにしてもらうよう、参加者にお願いしましょう。
Web会議は対面でないからこそ、コミュニケーションをとる上で声だけでなく表情などの情報が大切になってきます。
また、声での相槌が打てなかったとしても、頷くなどの仕草を参加者がしていれば、発言者も安心して話をすることができます。

3.ホワイトボードなどの共有機能を活用する

大体のWeb会議システムには、ホワイトボードなどの共有機能が備わっています。
画像資料や参考映像、デスクトップ画面の共有など、Web会議を視覚で進行できる便利なシステムです。
参加者全員が共同で書き込めるホワイトボード機能があれば、従来の対面会議のような感覚で会議を進められるため、意見がまとめりやすくなります。チャット機能同様、積極的に利用しましょう。

Web会議で使えるホワイトボードについて、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

Web会議で使えるホワイトボードとは?おすすめツール12選を紹介

4.チャット機能を活用する

対面の会議に比べて発言のタイミングがとりにくいWeb会議では、チャット機能を積極的に活用しましょう。
たとえば、「質問はチャットに投稿する」というルールを定めれば、進行中の会話を邪魔することなく質問を投げかけることができます。
質問は会議の進行を見ながらまとめて回答する時間や議論の時間を設ければ、会議を効率的に進められるでしょう。

5.会議についてこれていない参加者をフォローする

対面の会議と比べて発言のタイミングが掴みにくいWeb会議では、「分からないことを質問をしたい」「論点を整理するために発言したい」と思っていても、発言してもよいかわからずに発言できない参加者がいるかもしれません。
認識のずれや理解度の差を生まないためにも、会議の話についてこれていない参加者や、発言をしたい素振りをみせている参加者がいないか、注意深く観察してフォローしましょう。

5.挙手制・指名制で発言してもらう

会議の参加者をフォローする工夫として、発言は挙手制・指名制にするという方法もあります。
チャット機能や挙手機能があるWeb会議を使って、質問や発言したいことがある場合はチャットに質問を送る、挙手をしてもらうことでファシリテーターがその参加者に話してもらうよう時間を設けることができます。
また、質問をしたそうにしている参加者などをファシリテーターが指名することで、発言の場を設けることができ、「いつ発言すればいいかわからない」という問題も解消することができます。
指名制、挙手制にすれば発言者の話を遮ることがないため、参加者も気軽に質問や発言をすることができ、より有益な会議の時間にすることができるでしょう。

6.会議で決まったこと、タスクの確認

通常の会議にも共通することですが、Web会議を行う際にも会議の最後には会議内で決まったことや、それに基づてい行わなければならないタスクを整理して確認しておきましょう。
単にWeb会議といっても、その内容はそれぞれ異なります。一度の会議での決めごとが多い会議もあれば、参加者の理解度に差がある会議もあります。そのような場合、会議で何を決めたのかという認識が参加者との間でずれてしまったり、漏れてしまったりすることがあります。
このような事態を防ぐために、会議での決めごとを最後に再確認し、参加者との認識を擦り合わせるようにしましょう。
また、会議後のアクションやタスクについても、その内容と担当者、期限などを確認しておくことが大切です。
「会議で話をしたから伝わっているだろう」と思っていても、参加者に真意が伝わっておらず、起こしてほしいアクションを起こしてくれないということはしばしば起こります。
テレワークでは会議を終えた後、参加者が何の業務に取り組んでいるのか、直接確認することはできません。そのため、進捗を確認したときにはまったく着手していなかったということも起こり得ます。
会議後に参加者に起こしてほしい次のアクションやタスクを整理し、明確に伝えておくことが大切です。

7.Web会議が終了したら、議事録や録画データを共有する

通常の会議と同じく、会議が終了したら議事録などを忘れずに共有しましょう。
なお、会議の議事録をとることが難しい場合は、Web会議を録画するのがおすすめです。
多くのWeb会議システムには、録画機能が搭載されています。
会議が白熱してくると、議事録が追いつかないということもあるでしょう。このようなとき、会議を振り返れるように録画を残しておくと、会議の進行を妨げることなく議事録を作成することができます。
また、録画機能は会議に参加できなかったメンバーに内容を共有するために役立つほか、営業部門であれば商談を録画することで、商談のお手本として教育に利用することもできます。
録画機能付きのWeb会議システムをまとめた記事もあるので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

【関連記事】録音・録画機能付きのWeb会議システムを導入するメリットは?無料で使えるシステムも紹介

Web会議のコツ|話し方・聞き方の工夫

Web会議をする中で、「発言のタイミングがつかめない」「相槌が話を遮るので、相槌をしないでいると、発言者を不安にさせてしまう」といった話し方や聞き方に関する悩みは、誰しも一度は経験があるのではないでしょうか。
ここでは、Web会議をスムーズに進めるために気をつけたい話し方・聞き方のコツを紹介します。

発言の内容は手短に、ロジカルに

Web会議では対面での会議よりも、意思疎通が難しくなりがちです。
その理由の一つとして、場の空気が掴みにくく話し出すタイミングが難しいため、聞き手が質問しづらいということが挙げられます。そのため、伝わりやすさを意識し、わかりやすく簡潔に話す工夫が必要です。
まずは結論から話し、次にその根拠を論理だてて話していくことで、わかりやすく端的な発言にすることが可能です。

声のトーンは少し高めに、メリハリをつけて

マイクを通して話をするWeb会議では、聞き取りやすい話し方を意識しましょう。いつもよりワントーン高めの声で、冗長にならないよう抑揚をつけて話すのがおすすめです。
また、聞き取りやすいように適度に文章を区切り、相手の反応を見て確認を取りながら話すと良いでしょう。
このポイントを押さえておくと、Web会議だけではなく、Web商談でも顧客にわかりやすく営業トークをすることができます。

発言の始めと終わりをわかりやすくする

Web会議特有の悩みとして、「発言するタイミングが難しい」という点が挙げられます。Web会議システムのラグなどで発言するタイミングが被ってしまい、譲り合ったという経験はありませんか?

会議の進行を妨げずに発言しやすい場を作るためには、発言の始めと終わりを分かりやすくしましょう。例えば、「今発言してもよろしいでしょうか?」と断ってから話し始めたり、発言の終わりに「以上です」「~~と思うのですが、いかがでしょうか?」など、話が終わったことを明確に伝えるとよいでしょう。
また、「誰が話しているか分からない」「誰に話しかけているのか分からない」という事態を防ぐために、名乗ってから話始める、話しかけている相手の名前を呼んでから話始めるのも、おすすめです。

Web会議のコツ|目線の使い方

Web会議での正しい目線の位置は、カメラと水平の高さです。
カメラを見下ろす位置に目線があると、相手からは見下ろされているように見えてしまいます。相手に不快な印象を与えてしまう可能性があるため、カメラが目線よりも下にならないように工夫しましょう。

机や椅子の高さを調節したり、高さの調節ができるパソコン台を利用したりして、適切な位置に目線が来るようにしましょう。Web会議が始まる前に事前に映像をチェックしておき、正しい高さに調節しておくとよいでしょう。

Web会議では、話し方や聞き方だけではなく、目線の使い方も重要です。自分の顔が常に相手に見え、Web会議でどのように映るかが印象を大きく左右するためです。目線の使い方に気を付けて、印象アップを心がけましょう。

Web会議のコツ|作法・マナー

次に、Web会議での作法やマナーについて紹介します。

1.発言しない時にはミュートにする

Web会議に参加するときは、発言者以外はミュート(消音)にしましょう。
多くの場合は、表示されている画面の目立つ場所にマイクのアイコンがあると思います。そのアイコンをクリックすると、マイクのオンオフができます。
Web会議システムではマイクが些細な物音を拾ってしまうことが多いです。また、時折、ハウリングを起こしてしまうこともあります。ハウリングは多くの場合、スピーカーから出た音をマイクが拾ってしまうことで発生します。
ほかの人が発言しているところを些細な物音やハウリングで阻害してしまわないよう、発言者以外の人はミュートにしておきましょう。

2.「内職」はしない

Web会議は対面に比べて運営が難しく、締まりのない雰囲気になってしまうこともしばしばあります。また、基本的に顔の部分しか映し出されないので手元を隠すことができます。これらの性質を利用して、Web会議中に内職をしてしまう人がいます。
Web会議といっても、自身の立ち位置は会議によってさまざまです。
主体的に発言する必要のある会議もあれば、あまり自分に関係のない会議に参加することもあるかもしれません。事情は人それぞれあるかと思いますが、実りある会議にするためにも、参加者全員が当事者意識を持って参加しましょう。

3.相槌の仕方は工夫しよう

Web会議で発言者の話に対して相槌をうつと、音声にラグが発生して発言者の話にかぶってしまったり、かといって相槌をうたないでいると、発言する側は「本当に聞いてもらえているのだろうか」と不安になるでしょう。
Web会議での聞き方のコツは、相槌は音声でうつはなく、頷きなどの仕草や表情で示すことです。いつもよりも大げさに頷いたり、「少し多いかな?」と思うくらい、頷く回数を増やしたりするのがおすすめです。音声をミュートにしている場合は、「OK」マークなどハンドサインを使っても良いでしょう。
このとき、カメラはONにして、表情や仕草をみてもらえるようにしておきます。

4.発言は最後まで聞く

対面の会議でも同じですが、Web会議でも発言内容は最後まで聞いてから自分の発言をはじめましょう。
特にWeb会議では、「話している場合にマイクが入り、音声を拾う」というシステムもあり、誰かが話している最中に発言をかぶせてしまうと、他の参加者が話の内容を聞き取りにくくなってしまう可能性もあります。
「相手の話をさえぎって話し始める」ことは失礼にもあたるため、必ず発言を最後まで聞いてから、自分の発言をしましょう。

Web会議で営業のコツや作法、目線とは

ここまで、Web会議全般におけるコツやマナーについて紹介してきました。次に、Web会議で営業や商談をおこなう際のコツについても紹介します。

1.Web会議のURLや資料を事前に共有しておく

Web会議で営業をおこなう際は、日程調整後にWeb会議ルームのURLを共有しておきましょう。パスワードを設定している場合は、それも共有しておきます。また、会議で使用する営業資料があれば、事前に共有しておくとよいでしょう。

2.双方向のコミュニケーションを意識する

Web会議では、相手の表情や反応がわかりづらいという難点があります。一方的に話してしまうのではなく、相手に不明点がないか確認したり質問したりして、双方向のコミュニケーションを心がけましょう。また、間の取り方も、対面会議より長めにしておくとよいでしょう。間を長めに取ることで、すれ違いや会話が被ってしまうのを防ぎ、落ち着いて話をすることができます。

3.相手が退出してからWeb会議を終了する

対面での商談と同じくクロージングをおこなった後、挨拶をして締めくくりましょう。商談相手が先に退出したのを確認してから、Web会議を切りましょう。また、Web会議を終えた後は、商談のお礼とともに、資料や議事録などを送付しましょう。

Web会議には何分前に入るのがベスト?

Web会議に開始時間の5分前、主催者の場合10分前に入室しましょう。参加者のなかには、アクセス確認や様子見を兼ねて、会議システムのURLに早めに入室してくる人もいます。主催者が先にログインしていれば、参加者も安心するでしょう。

Web会議ではカメラや音声の不調などトラブルが発生する場合もあるため、予め接続テストをしておくと安心です。また、服装やカメラの映りなどに問題がないかきちんとチェックしておきましょう。

大人数での会議やウェビナーなどの司会をおこなう場合は、それ以上に余裕を持って入室しておき、準備をおこなうことをおすすめします。

資料の確認や、進行、タイムテーブルなども確認しておきましょう。

Web会議の流れを止めるトラブル事例

Web会議をおこなっていると、ときには会議の流れを止めてしまうようなトラブルが発生することがあります。
その原因のほとんどは、会議室など設置場所の環境や機器接続、ネットワーク回線によるものです。
事前確認や参加者のちょっとした工夫次第で、トラブルを最小限に抑えられます。

Web会議にありがちな4つのトラブル事例と解決法は次のとおりです。

1. 音声が聞こえないまたは届かない

Web会議を始めたものの、相手の声が聞こえない、または相手に届かないといったケースは、スピーカーフォンやヘッドセットの接続・設定に問題がある場合がほとんどです。
パソコンにケーブルがしっかり接続されているか、ワイヤレス接続の場合は機器の認識がされているか、音声ボリュームが最小やミュートになっていないかなど、開始前にしっかり確認しておきましょう。

2. エコーやハウリングが起きる

Web会議の音声トラブルで最も多いのが、エコーやハウリングによって音声が聞きとりにくくなるケースです。
この原因の多くは、ほかの参加者の使用機器や環境にあります。事前に環境確認をおこない、Web会議用のスピーカーフォンやヘッドセットを使用してもらいましょう。

なお、複数名が参加する会議室のスピーカーフォンは、エコーキャンセリング機能が搭載した機種がおすすめです。エコーやハウリングを防ぎ、Web会議を快適に進行できます。

Web会議中に起きるハウリングの原因とその対処法について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

Web会議中に起きるハウリングの原因とその対処法を詳しく解説

3. 映像や音声が途切れる

会議中に映像や音声が途切れる場合は、参加者のネットワーク回線が原因であるケースが少なくありません。
音声や映像をリアルタイムでやりとりするWeb会議では、安定したネットワーク環境が必要です。
モバイルWi-Fiや公衆無声Wi-Fi、スマートフォンのテザリングなどは、回線速度が遅く、不安定になりがちです。可能であれば有線環境に切り替えてもらいましょう。
ネットワーク環境を変えられない場合は、映像の解像度を下げて通信量を抑えるといった工夫で改善されることもあります。

4. 雑音・発言者以外の話し声が入る

通話中に雑音が気になる場合は、スピーカーフォンの位置を確認しましょう。
プロジェクターや空調設備の側に設置していると、マイクがファンの音を拾ってしまっている可能性があります。
発言者以外の話し声や咳払い、タイピング音などが雑音として入ってくる場合は、自分の拠点に発言者がいないときはマイクをオフにするといった工夫が必要です。

Web会議のコツを押さえて、会議をスムーズに進めよう!

いかがでしたか。今回は、Web会議ならではのコツから、通常の会議にも当てはまるコツまで幅広く紹介しました。
Web会議では「話すタイミングが難しい」「話が伝わっているか分からない」など、対面でのコミュニケーションでないことに起因して様々な悩みが発生します。Web会議をスムーズに進めるためには、司会進行役のファシリテーターが気を配って発言しやすい雰囲気にするほか、聞き手や発言者にも会議を妨げないための工夫が必要です。
本記事で「事前準備」「進め方」「話し方・聞き方」にわけてご紹介したWeb会議でのコツを参考に、Web会議を成功させるための工夫を様々に試してみてくださいね。

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