有料のWeb会議選びのポイント|無料版との違いを徹底比較!

Web会議システムには、ZoomやSkype、Webexなど無料で提供されているものもありますが、有料で提供されているものも多く存在しています。「無料プランと有料プランの違いがわからない!」という方も多いのではないでしょうか。ここでは、有料のWeb会議システムのメリットや、ZoomやWebexなどの有料・無料プランの比較を紹介します。

更新日:2022.10.6

Web会議システムとは

web会議システム(オンライン会議)は、インターネットを用いて、PCやスマホなどの媒体を使い、距離のある人とビデオ通話ができるシステムです。
これまでの会議や商談は、会議室などの参加者全員が同じ場所で行うのが主流でした。
web会議システムを使うと、インターネット環境とPCなどの媒体があれば場所を問わず、会議や話合いに参加することができます。
web会議システムを導入すると営業などの移動時間の短縮でき業務の効率化や、会議などがあっても会社に行く必要がないため、リモートワークなどの働き方改革につながります。

特に近年は、コロナ禍によるテレワークの推進の影響で、ウェブ会議システムの需要が増えた、各社から目的にあったさまざまな機能をそろえたweb会議システムが登場しています。

web会議システムといっても気軽に使える無料なのサービスから、大規模のセミナーなどに適用できるサービスなど幅広くあります。
この記事では、Web会議システムサービスの料金が無料と有料の違いや、無料・有料の料金形態に問わずおすすめのWeb会議システムをご紹介します。

web会議システムとテレビ会議の違いとは

よく混同してしまう「テレビ会議」と「web会議システム」ですが、機能や製品の仕組みの違いによって以下のように分けられます。

  • テレビ会議…「多人数が会議室に集まり会議を行うもの」
  • Web会議…「場所を問わずPCやスマホなどの端末を通して、インターネット上で打ち合わせを行うもの

テレビ会議は、導入に設備などが必要になるため、導入コストは高価な物になります。Web会議は、音声や映像をPCやスマホなどの端末上でやり取りを行います。web会議システムには、チャット機能や画面共有機能などがついており、いろいろな方法で資料を共有でき、スムーズに会議を行うことができます。

Web会議システムにおける有料版と無料版の違い

まずは、Web会議システムにおける有料版と無料版の違いについて解説していきます。

テレワークに対応するためにWeb会議システムを探していくなかで、有料で提供されているWeb会議システムと無料で提供されているWeb会議システムがあることに気付いた方もいるのではないでしょうか。
Web会議システムは、基本的に無料でも利用することができますが、有料のWeb会議システムを利用することで得られるメリットも多くあります。Web会議システムにおける有料版と無料版の違いは以下の通りです。

項目 有料版 無料版
セキュリティ 万全な対策がなされている場合が多い 十分な対策がなされていない場合がある
同時接続人数 大人数に対応している場合が多い 人数が少ないもしくは人数制限がある
管理機能 参加者の権限をコントロールする機能が充実している 参加者の権限をコントロールできない場合が多い
アプリインストールの必要性 アプリインストールが必要となることが多いが、ブラウザにも対応をしていることがある アプリインストールが必要となることが多い
映像・音声の品質 比較的良い 安定しないことがある

有料版Web会議システムを利用するメリット

これまで、Web会議システムにおける有料版と無料版の違いを解説してきました。ここでは、有料版Web会議システムを利用するメリットを詳しく解説します。

セキュリティが強い傾向にある

有料版Web会議システムは無料のWeb会議システムと比べて、セキュリティが強い傾向にあります。
無料で提供されているWeb会議システムでも、公的認証にあたるプライバシーマークやISMS認証は多くのベンダーが取得しています。
しかし、無料のWeb会議システムではユーザー管理機能や通信履歴保存機能が搭載されていない場合があります。ユーザー管理やログ管理ができていなければ、もし不正アクセスが発生したときに、その経緯を辿ることが困難になります。
有料のWeb会議システムには、これらの機能が搭載されているものもあります。有料のWeb会議システムの導入を検討するとき、これらのセキュリティ機能が充実しているかどうか、確認しておきましょう。

関連記事:Web会議のセキュリティ対策|SkypeとZoom、Teamsで比較

同時接続人数が多い傾向にある

有料のWeb会議システムは無料のWeb会議システムと比べて同時接続の人数が多い傾向にあります。
また、有料のWeb会議システムのなかでもプランによって同時接続人数は違いがあります。

1つのWeb会議ルームに大人数が参加すると、サーバーに負荷がかかり、通信状況が悪化することがあります。そのため、無料のWeb会議システムでは、同時接続人数を少なく設定していることが多くあります。

有料のWeb会議システムでは、無料のものと比べて同時接続人数が多めに設定されています。そのため、大規模な会議やセミナーなどに活用することができます。
大人数で利用するケースが多い場合、有料版のWeb会議システムを導入すると良いでしょう。

有料版Web会議システムを選ぶときに押さえておきたいポイント

これまで、有料のWeb会議システムを利用するメリットを紹介しました。ここでは、有料のWeb会議システムを選ぶときに押さえておきたいポイントを3つ紹介します。ここで紹介するポイントを押さえたうえで、自社に合ったWeb会議システムを探してみてください。

安心できるセキュリティが担保されているかどうか

有料のWeb会議システムを選定するとき、どのようなセキュリティ対策がおこなわれているのか確認しておきましょう。

新型コロナウイルス感染拡大によって引き起こされた景気悪化により、重要な意思決定をおこなう機会が多くなった企業もあるでしょう。そのような重要な決定事項が不適切に外部に流出してしまうと、経営に大きな影響を及ぼすことがあります。

インターネットを経由して利用するWeb会議システムだからこそ、セキュリティ対策の重要性は増してきます。実際に導入する前に、どのようなセキュリティ対策をおこなっているのか、あらかじめベンダーに確認しておきましょう。

映像・音声に懸念がないかどうか

有料Web会議システムを導入するときは、導入前に無料トライアルや無料デモで映像・音声が問題なくコミュニケーションできるものかどうかを確認しておきましょう。

新型コロナウイルスの感染拡大により、Web会議システムを導入する企業が急増しています。それにより、有料のWeb会議システムであっても回線が混みあってしまう場合があります。

テレワークを導入すると、Web会議でのコミュニケーションの重要性は大きくなります。そのため、快適なWeb会議をおこなうために無料トライアルや無料デモで懸念がないか、確認しておくと良いでしょう。

自社の業務で必要な機能が搭載されているかどうか

Web会議システムを導入するとき、自社の業務で必要な機能が搭載されているかどうかを確認しておきましょう。

一概にテレワークといっても、業務内容は企業や担当者によってさまざまです。会議のときに必ずホワイトボードが必要だったり、業界の特性に応じた使い方をする必要があったりする場合があります。

そのため、自社で普段どのように会議をおこなっているのかを振り返り、その会議を進行するために必要な機能を備えているツールを選ぶようにしましょう。

有料のWeb会議システムを導入して快適なテレワークを実現しよう!

いかがでしたか。
Web会議システムは無料で利用することもできますが、有料のシステムを使うことでセキュリティを強化できたり、より高度な使い方をできたりすることがあります。無償トライアルなども利用しつつ、自社に最適なWeb会議システムを導入しましょう。

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