Web会議システムにおけるオンプレミスとクラウドの違い

Web会議システムにおいて、オンプレミス型とクラウド型はどのような違いがあるのでしょうか。オンプレミス型とクラウド型は「アクセス方法」「費用」「使用するスペース」の3つに大きな違いがあるといえます。

オンプレミス型のシステムは社内ネットワークを構築して利用するため、外部からの不正なアクセスや、それによる情報漏えいのリスクを抑えることができます。また、Web会議システムを利用できる端末を適切に管理することで、より強固なセキュリティを実現することができます。

Web会議をするなかで、経営にかかわる重要な意思決定にかかわる会議をおこなうこともあるでしょう。このような重要な会議の内容が外部に漏れてしまうことで、大きな損害を被ることが起こり得ます。

オンプレミス型のWeb会議システムでは、社外からの不正アクセスを回避することができるため、セキュリティ面で比較的安心して利用することができます。

オンプレミス型Web会議システムを利用するメリット

ここでは、オンプレミス型Web会議システムを利用するメリットを3つ紹介します。クラウドと比べて費用が高くなるオンプレミス型にはどのようなメリットがあるのかを押さえたうえで、導入するシステムを検討してみてください。

強固なセキュリティ体制が構築できる

オンプレミス型のWeb会議システムを導入するメリットとして、まずはじめに、強固なセキュリティ体制を構築できるという点が挙げられます。

クラウド型のWeb会議システムもセキュリティ面の対策を各社おこなっています。しかし、インターネットを介して利用するため、どうしても外部からの不正アクセスのリスクに晒されます。不正アクセスによって、重要な会議の内容が外部に漏れてしまうと、企業の存続にかかわるような影響を及ぼすこともあります。

オンプレミス型のWeb会議システムは社内ネットワークを介して利用するため、外部から不正アクセスを受けるリスクを軽減させることができます。

安定した環境でWeb会議ができる

オンプレミス型のWeb会議システムでは、専用のネットワークを使用するため、安定した環境でWeb会議をおこなうことができます。

Web会議で起こりやすい不満として、「音声が途切れて聞こえる」「音声にノイズが入る」「映像が固まってしまう」などが挙げられます。これらは、Web会議システムそのものに高い負荷がかかっていたり、利用者のネット環境が悪かったりする場合に発生することが多いです。

オンプレミス型Web会議システムでは、あらかじめどのような会議体があるのか、会議の頻度や参加人数を想定したうえで、専用のネットワークなどの環境を構築します。そのため、音声や映像に影響が出ないように、システムを構築することができます。

また、専用のネットワークであるため、外部のネットワークの影響を受けにくく、安定した環境でWeb会議をおこなうことができます。

自社に合わせてカスタマイズができる

オンプレミスのWeb会議システムは、自社でサーバーを所有し、独自にシステムを構築します。そのため、自社の運用や要望に合わせて自由にカスタマイズすることができます。たとえば、自社で既に導入しているシステムと連携したり、セキュリティ対策を強化したりすることが可能です。

クラウドでもカスタマイズできるサービスはあるものの、予め開発されたシステムを利用するため、その自由度は低いといえます。

オンプレミス型Web会議システムを利用するデメリット

これまで、オンプレミス型のWeb会議システムを利用するメリットを紹介しました。しかし、オンプレミス型を利用することで生じるデメリットも多く存在します。ここでは、オンプレミス型ならではのデメリット3つ紹介します。

高額な費用がかかる

オンプレミス型のWeb会議システムを導入する場合、高額な費用が発生することを念頭に置いておきましょう。

クラウド型Web会議システムは、ベンダーが提供するWeb会議システムをインターネット上で利用します。そのため、Web会議システムの構築にかかる費用を支出する必要はありません。そのかわり、ユーザー数や利用頻度、通信量に応じた利用料が発生します。

一方、オンプレミス型Web会議システムは、社内に専用のWeb会議システムを構築するため、サーバーやネットワークなどシステム構築にかかる費用が必要となります。場合によっては、利用に応じた費用がかかることもあります。

クラウド型Web会議システムとオンプレミス型Web会議システム、それぞれに費用が発生しますが、両者を比べた場合、オンプレミス型Web会議システムの方が費用が高額になります。

社外からアクセスするために環境を整備する必要がある

オンプレミス型のWeb会議システムを利用する場合、社外からアクセスするために環境を整備する必要があります。

クラウド型のWeb会議システムであれば、Web会議ルームのURLを相手に共有したり、相手に専用のアプリをインストールしてもらったりするだけで利用することできます。そのため、Web会議を利用するための準備が少なく済むことになります。一方、オンプレミス型のWeb会議システムに社外からアクセスする場合、情報統制を修正して社外からもアクセスできるように体制を整える必要があります。

オンプレミス型Web会議システムでは、テレワークに対応するための準備をする必要があります。

導入までに時間がかかる

オンプレミス型でシステムを導入する場合、どうしても導入までに時間がかかってしまいます。

クラウド型Web会議システムのでは、インターネット上で提供されているシステムを利用することになるので、新たにシステムを構築する必要がなく、すぐに利用を開始することができます。一方、オンプレミス型Web会議システムでは、社内にネットワークを整備しなければいけないため、システム構築に時間がかかってしまいます。

新型コロナウイルスの感染防止としてテレワークに切り替える企業にとって、導入までに時間がかかるのはできるだけ避けたいでしょう。

サーバーなどのメンテナンスが必要

クラウドの場合、サーバーやシステムの保守はサービスを提供する企業がおこないますが、オンプレミス型のWeb会議システムの場合、自社でおこなわなければなりません。独自の構築のためセキュリティやカスタマイズ性に優れているぶん、自社でのサーバーやシステムの保守・メンテナンスが必要になる点がデメリットです。

また、障害が発生した際の復旧作業も自社でおこなわなければならないため、専任の担当者を置かねばならず、担当者の負担が大きいことも難点の一つです。

オンプレミスとクラウド、どちらのWeb会議にすべきか？

オンプレミス型とクラウド型のどちらを選べばよいのだろう？という悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。次に、オンプレミス型のWeb会議システムをおすすめする場合と、クラウド型をおすすめする場合を紹介します。導入検討の際の参考にしてみてください。

セキュリティや機能にこだわるなら、オンプレミス型のWeb会議を

セキュリティの充実度や、カスタマイズ性を重視するのであれば、オンプレミス型のWeb会議システムがおすすめです。Web会議では企業の重要な情報を取り扱う場合も多いので、情報セキュリティの強化は重要でしょう。安全に使いたい場合は、オンプレミス型で社内のネットワークで利用することが望ましいといえます。導入期間や費用はかかりますが、そのぶん安全にWeb会議をおこなうことができます。

また、独自に機能を付けたい、自社システムと連携して便利にしたいという場合も、オンプレミス型のWeb会議をおすすめします。

すぐに導入したいなら、クラウド型のWeb会議を

今すぐにWeb会議システムを導入したいという場合は、クラウド型のWeb会議システムがおすすめです。オンプレミスに比べて、短い準備期間でWeb会議システムの利用を開始することができます。

急なテレワークに対応するために、セキュリティには十分配慮したうえでまずはクラウド型Web会議システムを一時的に導入し、オンプレミス型Web会議システムの構築が完了し次第、そちらに切り替えるといった運用をしてみるのもよいかもしれません。

オンプレミス型Web会議システムの構築を始める前にしばらくクラウド型Web会議システムの使用感を確かめてみて、そのうえでオンプレミス型Web会議システムの導入を検討してみるのはいかがでしょうか。

オンプレミス×クラウドのハイブリッドという選択肢も

Web会議システムのなかには、オンプレミスとクラウドを組み合わせて使えるものも存在します。社外秘など機密性の高い会議ではオンプレミス型を使い、社外とのミーティングなど外部からの利用が必要な場合はクラウド型を使うなど、オンプレミス型・クラウド型のそれぞれのメリットを活かして利用することができます。

オンプレミス型Web会議システムで安心のテレワークを

いかがでしたか。テレワークに対応したいという一方で、セキュリティ面の不安を感じている方は多いでしょう。今回はオンプレミス型のメリットだけでなく、デメリットも合わせて紹介しました。今回紹介したメリットとデメリットを踏まえたうえで、Web会議システムの導入を進めていってください。