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イベント管理システムとは?イベント開催に関わる面倒な業務を簡単にしよう

イベント管理システム

2023.06.07

2023.06.07

自社でイベントやセミナーを開催するとなると、それに伴って事前準備や当日の受付業務、開催後の連絡・報告など必要な業務が多く存在するでしょう。イベント管理システムを活用すると、それらの工程を自動化することができ、従来かかっていた手間やストレスからの開放に期待できます。 イベント開催にまつわる面倒な業務を削減したい方はぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

イベント管理システムの機能

イベントを開催するとなると、事前準備や当日の対応、イベント後の連絡・報告などやるべきことは多くあります。そういったイベント運営にかかる手間やストレスの解消に役立つのがイベント管理システムです。 備わっている機能はシステムによって多少ばらつきがありますが、基本的には下記のようなものが挙げられます。

機能 詳細
ユーザー管理機能 ユーザーの情報をシステム内に一元的に管理できる
イベントサイト作成機能 イベントの専用ページや受付フォームを簡単に作成できる
申し込み受付機能 自動で申し込み受付を完了できる
メール配信管理機能 受付完了メールを送ったり、リマインドメールを一斉送信したりすることができる
来場者受付機能 イベント当日の来場者の受付業務をおこなうことができる
集客データ管理機能 イベント参加者の集計データをグラフや一覧表などに反映できる
アンケート機能 事前アンケートや終了後の感想アンケートなどを作成、収集できる

 

関連記事:アンケート作成ツールを比較する際のポイントを解説!

イベント管理システムを利用するメリット

イベント開催にまつわる便利な機能がたくさん備わっているイベント管理システムですが、どのような活用メリットがあるのでしょうか。 ここでは、2つに分けて紹介していきます。

 

来場者の情報管理の効率化

イベントの規模が大きくなればなるほど、来場者数も増加し、その参加者の情報管理をするのにも手間がかかります。 イベント管理システムを活用すると参加者の情報はシステム内に一元的に管理できます。

また、検索機能が備わっているシステムもあるため、瞬時に必要な情報を確認することも可能です。そのため、イベント主催者側における来場者情報の管理工数を削減することができるでしょう。

当日の受付やイベント後のフォローの簡易化

イベント管理システムを活用すると、当日の来場者の受付業務も簡易化できます。システムによっては、リアルタイムで来場者の計測や集計ができたり、QRコードで受付チェックができたりする機能が備わっているサービスもあるため、従来よりもスムーズな受付が実現できるでしょう。

また、イベント後のお礼メールやアンケートも一斉に送ることができるため、最低限の工数で来場者へのフォローがしっかりおこなえます。

イベント管理システムの選び方

イベントの開催を従来よりも手間をかけずにおこなえるようになるイベント管理システムですが、実際に導入するとなったらどういった点を確認しておけばいいのでしょうか。 ここでは、3つ紹介するので導入を検討している方はしっかり確認しておきましょう。

自社の求める機能が備わっているか

機能については上述していますが、システムによっては入金管理機能やチケット発行機能などほかにもイベント開催に役立つさまざまな機能が備わっています。 しかしながら、機能がシンプルなシステムと機能が充実しているシステムでは機能数が多いほうが利用金額も高くつく可能性が考えられます。

また、自社にとって不要な機能が多いと操作画面も複雑になってしまいがちのため、あらかじめ必要な機能はきちんと把握しておくことがおすすめです。

システムの操作はしやすいか

どのシステムを導入する際にも共通していえることですが、使いやすい設計がされているかどうかは確認しておきましょう。せっかくシステムを導入しても使いづらいシステムでは、かえって業務スピードが遅くなり定着化しないといったことが考えられます。これでは、導入コストが無駄になってしまいます。

自社の予算に合っているか

イベント管理システムは機能同様、利用金額もシステムによってばらばらです。そのため、自社の予算と求める機能のバランスを図りながら費用対効果の高いものを選ぶことが大切です。 また、システムによっては、無料トライアルも用意されているため有効活用してみるのも良いでしょう。

イベント管理システムを導入して、煩雑な作業負担を解消しよう

イベント管理システムを利用すると、従来のExcelや紙ベースの申し込み管理やイベント準備、当日の運営などの負担を減らすことができます。また、イベントで集めた来場者データをマーケティングなどで有効活用することも可能です。

ぜひ今回の内容を参考にイベント管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。 予約管理システムを利用することで、こうしたトラブルを未然に防ぐことができます。

関連記事:予約管理システムとは?システムの基礎知識や導入の効果を紹介!

関連記事:予約管理システムとは?

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