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無料で使える名刺管理アプリの選び方!安全性や注意点も解説!

名刺管理ソフト

2023.11.17

2023.11.17

名刺管理アプリのなかには、無料で利用できるものもあります。無料の名刺管理アプリは手軽に名刺管理アプリを導入できるメリットがありますが、一方で名刺管理アプリを選ぶ際には注意が必要です。この記事では、無料の名刺管理アプリを選ぶ際のポイントを紹介します。

▼無料で使える名刺管理エクセルテンプレートはこちら!

名刺管理を無料でおこなう2つの方法

名刺に記載されている情報は大切な顧客情報の1つですが、枚数が増えるほど管理が大変になってくるでしょう。名刺の管理ができていないと毎回大量の名刺から必要な情報を探し出すのに時間がかるうえ、紛失のリスクも高まります。ここでは、適切な名刺管理を無料でおこなう方法として2つ紹介します。

①Excelやスプレッドシートの活用

Excelは、日々の業務のなかでも活用している人が多いツールでしょう。そんなExcelで名刺管理をすることができます。表や数字の管理に長けているツールのため、表を作成し、項目や関数を設定して名刺情報を打ち込むのが良いでしょう。ただし、手作業の入力が比較的多く必要なためそういった工程が面倒くさく感じてしまうこともあるかもしれません。

 

エクセルで名刺管理する方法は?自作でシートを作成する手順を解説!

名刺をそのままの状態で管理していると、名刺を探すのにとても手間がかかります。しかし、交換した名刺の情報をデータベースに蓄積させることで、必要なときにすぐに顧客情報を引き出せるようになり、業務効率を格段に上げることができます。 この記事では、エクセルで名刺管理する方法や、エクセルによる名刺管理のメリット・デメリットなどについて解説します。

名刺管理ソフト 2022.12.12

②無料の名刺管理ソフト・アプリをダウンロード

Excelよりも管理の手間が減らせるのが名刺管理ソフト・アプリです。スキャナ機能がついていれば、名刺の画像を読み込み自動でデータ化してくれます。また、スマートフォンやタブレット対応していれば、社内外問わず名刺を見ることが可能です。ほかにも顧客管理システムと連携できるものもあるため、名刺の情報を最大限に活用することができるでしょう。

名刺管理アプリとは

名刺管理アプリとは、名刺情報を電子データとして管理できるツールです。名刺管理アプリを使えば、簡単に名刺情報を管理・検索・共有することができます。たとえば、名刺をスキャン・撮影して入力の手間なしに名刺情報を登録したり、URLやQRコードを使ってオンラインで名刺交換したりすることができます。また、社内で名刺情報を共有し、情報連携や営業活動の効率化を図ることが可能です。

無料の名刺管理アプリのメリット・デメリット

無料の名刺管理アプリを利用する一番のメリットは、やはり導入コストを抑えることができる点でしょう。無料の名刺管理の場合、登録できるデータの上限や機能に制限がある場合もありますが、個人や小規模チームでの利用であれば十分利用することは可能です。

一方、無料の名刺管理アプリのデメリットは、有料の名刺管理アプリに比べて、セキュリティ面での不安があることです。名刺管理アプリには大量の取引先情報を登録することになるため、セキュリティは重要です。セキュリティ対策のないアプリを使うと、情報漏洩や不正アクセスなどの危険性が高まります。無料であっても一定のセキュリティ対策が施されている名刺管理アプリもあるため、アプリを選ぶ際に見極める必要があります。

無料の名刺管理アプリ選びのポイント

ここまで、無料の名刺管理アプリのメリット・デメリットについて紹介してきました。次に、名刺管理アプリを選ぶ際に気を付けたいポイントを紹介します。

名刺管理数に制限はないか

上述したように無料で提供されている名刺管理アプリは多くありますが、無料サービスがゆえに名刺の登録枚数や保存期間、利用できる機能に制限がある場合があります。あまりにも登録したい名刺枚数が多い場合や日常の業務で不便と感じる部分が多い場合は、有料プランに乗り換えるのも方法の1つでしょう。なかには、無料プラン使用時に読み込んだデータをそのまま引き継げるものもあります。

マルチデバイスに対応しているか

名刺管理アプリを導入する場合は、マルチデバイスに対応したアプリが便利です。PCだけでなく、iPhoneやAndroid端末などのデバイスに対応した名刺管理アプリなら、スマートフォンで撮影した名刺データをパソコンに移し、PC上で整理するなど柔軟な使い方が可能です。

また、オンライン名刺をモバイルアプリから送ることもできるため、商談や展示会の際に紙の名刺を使わず、その場ですばやく名刺交換できます。まずは、導入予定の名刺管理アプリがマルチデバイスに対応しているかどうか確認しましょう。

名刺データをスムーズに共有できるか

名刺データを部署やチームで共有すれば、名刺の山に埋もれていた顧客情報を「見える化」し、顧客接点の強化につなげることができます。名刺管理アプリを選ぶときは「クラウドで名刺データを共有できる」「外出先でも名刺データを閲覧できる」など、名刺データを手軽に共有できる機能があるかどうかが重要です。

なお、アプリによっては利用可能なユーザー数が制限され、名刺データの共有が難しいケースもあります。名刺データを共有し、営業活動や顧客管理に役立てたい場合は、法人向けの名刺管理サービスも検討しましょう。

セキュリティ体制は問題ないか

名刺には大切な顧客情報が載っています。そのため、名刺の情報が漏洩してしまうと大きな問題になってしまいます。そういった事態を防ぐために、無料の名刺管理アプリを利用する際にもセキュリティ対策をしっかり確認しておくことが重要です。具体的には、IP制限がかけられたり、プライバシーマークがついていたりするものを選ぶと良いでしょう。セキュリティ対策については、次でも詳しく解説します。

無料の名刺管理アプリは安全?3つのチェックポイント

顧客から預かった名刺は、大切な「個人情報」です。もし、スキャンした名刺データが漏洩した場合、取引先からの信用を失う恐れがあります。無料の名刺管理アプリを導入するときは「セキュリティ対策」に着目しましょう。

1.プライバシーマークを取得済みの事業者か

プライバシーマーク制度とは、個人情報を取り扱う事業者が、日本産業規格のJIS Q 15001に基づき、適切な個人情報の管理体制をとっているかを評価するための制度です。事業者がプライバシーマークを取得するためには、個人情報保護法などの法令やガイドラインを遵守するだけでなく、高レベルの個人情報保護マネジメントシステム(PMS)を整備し、運用しなければなりません。

そのため、名刺管理アプリを選定する際には、運営会社がプライバシーマークを取得しているかどうかを確認しましょう。

2.ユーザーのアクセス管理が可能か

アクセス管理とは、名刺管理サービスに外部の人間がアクセスできないよう、ユーザーのアクセス権限を制御する機能のことを指します。代表的なものが、「IPアドレス制限」です。

名刺管理サービスにアクセス可能なIPアドレスをあらかじめ制限することで、不正アクセスや不正ログインを防ぐことができます。

なお、無料の名刺管理アプリを利用する際は、インストールする前に利用規約などを必ず確認しましょう。運営会社が取得する情報の種類や、保有データの扱いなど、プライバシーポリシーを確認したうえで、利用を開始することが重要です。

3.データ通信が暗号化されているか

名刺データをやりとりする際のデータ通信が暗号化されているかどうかも重要なポイントです。データ通信が暗号化されていない場合、悪意のある第三者にデータを復号化され、顧客情報の詐取や改ざんなどの被害に遭う恐れがあります。

名刺管理サービスの多くは、インターネット経由で利用するクラウドサービスのため、これらのリスクが高い状態にあります。名刺管理サービスを選ぶときは、運営会社のホームページなどを事前にチェックし、通信がSSLやHTTPSなどの技術で暗号化されているかどうかを確認しましょう。

正しく安全な名刺管理をおこなおう!

いかがでしたか。刺管理アプリのなかには、無料でも充分な機能を備えているサービスはたくさんあります。管理する名刺の枚数が増えた場合や、よりセキュリティや機能にこだわりたい場合は、有料の名刺管理ソフト・アプリの導入を検討してみても良いかもしれません。

▼無料で使える名刺管理エクセルテンプレートはこちら!

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