シフト管理システムでできること

シフトの作成をする際は、事前に従業員から回収したシフトの希望を考慮しながら、人員を組み合わせる必要があるため、シフト調整に頭を悩ませるシフト管理者も多いのではないでしょうか。

また、従業員には完成したシフトに問題がないか、責任者に確認してもらう必要もあり、もし変更があった場合は人員の組み直しと調整が必要になるため、さらに労力を伴ってしまいます。 このようなシフト管理者の悩みを解決できるのが、シフト管理システムです。

シフト管理システムとは、従業員のシフト希望の回収やシフト作成、完成したシフトの共有をオンラインでおこなうことができるシステムのことを指します。 従業員は出勤日でないときでも、自分のパソコンやスマートフォンを利用して、いつでもどこでもシフトの提出や確認が可能になり、シフト管理者のシフト回収の手間が軽減されます。また、時間ごとに必要な人員や配置状況も見やすく管理することができます。

ほかにも、特にシフト管理者が困るのが、従業員の欠勤などにより急に人員補充が必要となるときです。通常、一人ひとりの出勤可否を確認するだけでかなりの手間がかかりますが、シフト管理システムのなかには、このような状況のときに従業員へ一斉連絡できるものもあります。これにより、出勤可能な従業員を効率良く探すことができ、管理者やその日の出勤者たちの負担軽減につなげることができます。

シフト管理システムの導入メリット

シフト管理システムを導入することで現場の負担はどのように軽減されるのでしょうか。シフト管理システムの導入メリットを確認しておきましょう。

メリット①：複数人のシフト作成や共有の手間を省ける

シフト管理システムの大きな特徴として、シフトの回収や共有などのやりとりをオンラインでおこなえることが挙げられます。紙ベースでシフト管理をおこなっている店舗と比べると、従業員にとって利便性が高まるのはもちろん、シフト管理者もシステム操作のみで従業員全員へシフトの連絡ができ、効率良く業務を進められるようになります。

また、なかには、必要人員数などさまざまな要素を加味したうえで最適なシフトを自動作成する機能を備えたシフト管理システムもあります。このようなシステムを導入すればさらなる業務効率化が期待できます。

メリット②：適切な人員配置がしやすくなる

シフト管理システムを活用すると、日ごとや週ごと、月ごとなどさまざまな形式でシフト状況を見やすく表示することが可能です。従業員の勤務状況を直感的に確認できることから、人員の偏りや過不足なく人員配置できているかなどを従来より容易に把握することができます。

シフト管理システムを選ぶポイント

アプリが使える

シフト管理システムには、アプリで使えるものがあります。アプリで使えるシフト管理システムは、スマートフォンなどで外出先などでも簡単にシフト管理ができるため、管理者はシフトの回収や共有がしやすくなります。従業員もシフトを確認しやすくなり、シフトの勘違いなどを防止することもできます。 

連携できる

飲食店や美容室など、予約管理をおこなう店舗であれば、予約管理システムを連携できるシフト管理システムがおすすめです。シフトと予約情報を一元管理することで、より効率的な店舗運営が可能です。

比較して自社に合うシフト管理システムを見つけよう

シフト管理システムを選ぶにあたって重要なのは、複数のシステムを比較検討することです。シフト管理システムには多くの種類があり、それぞれ機能が異なります。自社のシフト管理をおこなううえで必要な機能を見極め、そのうえで適切なシステムを選択すれば業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。ぜひ自社に最適なシフト管理システムを探してみてください。