まずは確認！会計ソフトのメリットとは

会計ソフトは、企業の収支に関するデータを管理し、さまざまな会計書類を作成することができるシステムです。ここでは、会計ソフトのメリットを3点紹介します。

会計業務を効率化させることができる

従来の会計業務では、毎日の取引を伝票や仕訳帳に記帳し、それを総勘定元帳へ転記したり、適切な勘定項目に分けたりするといったいくつかの工程が生じていました。

会計ソフトを利用すると、取引内容は1回入力すればほかの帳簿へ自動的に転記されるため、記帳にかかる時間を大幅に短縮できます。また、自動仕訳機能がついている会計ソフトであれば、口座やクレジットカードなどのデータを同期して自動で勘定項目の仕訳をおこなってくれるため、会計業務を効率化させることができます。

ミスが減る

手作業で記帳や転記をしていると、金額や勘定項目、日付などの記入ミスが生じがちです。また、決算日や月初などに作成した試算表の金額が一致しないなど集計ミスが起こる可能性もあります。 会計ソフトでは、一度登録した取引が自動で転記され、計算も自動でおこなってくれるため、このようなヒューマンエラーを削減することができます。

自社の会計状況をリアルタイムで把握できる

適切な経営判断をするためには現在の状況をできるだけ早く把握することが大切です。会計ソフトでは、登録された取引内容を自動で集計し、リアルタイムで収支状況を確認することができます。また、サービスによってはマルチデバイスに対応しているため、外出先からでも会計状況を確認することができるようになります。

会計ソフトを選ぶ際に確認すべきポイント

会計ソフトは多数の企業からさまざまなサービスが提供されており、それぞれ機能や費用などが異なります。そのため、どのシステムを選択したら良いか悩む人も多いのではないでしょうか。 ここでは、自社に最適な会計ソフトを選ぶ際に確認すべき5つのポイント紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

費用

会計ソフトを導入することで会計業務を効率化し、人件費を削減したいと考えている企業は少なくないでしょう。 しかし、会計ソフトを導入し運用していく際には費用が発生します。現在の人件費よりも導入・運営費用のほうが高額になってしまうのであれば、費用対効果は低くなってしまいます。

また、会計ソフトにはさまざまなシステムやプランがあります。高機能のものや手厚いサポートがついているサービスは安心感はありますが、使いこなすことができなければかえって業務が複雑化したり、無駄な費用を払ったりすることになります。予算と照らし合わせたうえで費用対効果の高いものを選ぶようにしましょう。

導入形態

会計ソフトは大きくクラウド型とインストール型とに分けられます。それぞれ特徴があり、導入にかかる手間や運用方法も異なります。 どちらが適しているのかは、会計担当者の人数、外部連携の必要性など自社が会計業務をどのように運用していきたいかによって異なってきます。 それぞれの形態の特徴を把握し、自社にあった形態を選びましょう。

クラウド型

クラウド型とは、インターネット上でサービスサイトに設定したアカウントにログインすることで利用できる形態です。 特定の端末に限らず、インターネットにアクセスが可能なものであればデバイスやOSに関係なく使用できます。そのため、他拠点の従業員や顧問税理士ともデータを共有しやすいといったメリットがあります。

また、閲覧だけでなく、複数人で同時にデータを編集することも可能です。

さらに、バージョンアップや障害発生時の修正を自動でおこなってくれます。会計担当者がメンテナンスに対応する必要がないため、本来の会計業務に集中できます。

インストール型

インストール型とは、パッケージソフトのダウンロードやインターネット上で提供されている会計ソフトをダウンロードして利用する形態です。 運用方法によっては、インターネットを経由せずに利用できるため、ネットワーク環境が不安定な場所でも安定して利用できると同時に、ウイルスに感染したりハッキングにあったりするリスクが低いため、高いセキュリティのもとで利用できます。

さらに、インストール型はカスタマイズがしやすいため、自社の会計業務に合わせた運用をおこなうことができます。

備わっている機能

サービスにより備わっている機能は異なり、それに伴いできることも変わってきます。したがって、自社の現状の課題や会計ソフト導入によって効率化したい業務を明らかにし、必要な業務を精査することが重要です。自社に適した機能を見極め、最適なサービスを選択できるようにしましょう。

対応するOS

日本ではWindowsを利用している企業が多く、会計ソフトもWindowsに対応しているものが多く存在します。 そのため、会計ソフトをMacで利用したいといった企業は特に、対応するOSについて確認をおくことが重要です。

サポート体制

新しい会計ソフトに慣れるまでには、それなりの時間を要します。最初は、操作方法がわからず戸惑うこともあるでしょう。また、システムに不具合が発生することもあります。 操作方法がわからなくなったりトラブルが起きたりした場合に、スムーズにサポートを依頼できるよう、あらかじめサポート体制を確認しておくことが大切です。

また、具体的なサポート体制にはFAQやマニュアルなど自分で調べて解決する方法や電話やチャット、メール、リモートサポートなどスタッフに直接問い合わせをする方法があり、プランによって対応しているサポート体制も異なります。 システム担当者が活用しやすいサポート体制がプランに含まれているか確認しておくと良いでしょう。

自社にあった会計ソフトで会計業務を効率化しよう！

会計ソフトにはさまざまなサービスがあります。そんななかで、自社に適した会計ソフトを選ぶためには、自社の会計業務の課題を把握したうえで、必要な機能や予算を決めていくが大切です。 その際、今回紹介した選ぶ際の5つのポイントをぜひ意識してみてください。自社にあった会計ソフトを活用して業務を効率化していきましょう！