グループウェア導入の選定ポイントを紹介!自社に最適なグループウェアを選ぶための着眼点
グループウェア
2023.06.01
2023.06.01
グループウェアを導入することで、業務が効率化され、生産性を向上できる領域は多々あります。この記事では、グループウェアを選定のポイントを説明しています。この記事を参考に比較して自社に適したグループウェアを見つけてください。
グループウェアとは?
グループウェアとは、メールやチャット、掲示板、ファイル管理など、さまざまな機能を搭載したツールがパッケージ化されたシステムのことを指します。グループウェアを導入することで、従業員間のコミュニケーションを促進したり、業務効率を改善したりすることが可能になります。
グループウェアについて詳しくは以下の記事をご覧ください。
関連記事:【保存版】グループウェアとは?概念から機能まで、グループウェアのすべてが分かる
グループウェアを比較し、選定する際のポイント
数あるグループウェアの中から、自社に適したものを選定する際に押さえておくべきポイントを紹介します。自社に適したグループウェアを導入し、業務効率化を図るためにも、ここで挙げるポイントを押さえておいて比較の際の参考にしてみてください。
費用
グループウェアを導入する際には、当然必要となる費用について考えておく必要があります。そのグループウェア分の費用を払ってでもグループウェアを導入することでリターンを得られるのか、費用対効果を念頭に置いた上で導入を判断する必要があります。
導入形態
グループウェアの導入形態には、クラウド型やオンプレミス型、パッケージダウンロード型などさまざまなものがあります。それぞれの形態にはメリットとデメリットがあるので、自社がどのようにグループウェアを導入し運用していきたいのかを考えて、それに合わせて適切な導入形態のものを選ぶようにしましょう。
機能
グループウェアには、サービスごとにさまざまな機能が搭載されています。チャット機能や掲示板機能、メール機能など、多種多様な機能が搭載されているので、自社がグループウェアを導入する目的に合わせて適切な機能を搭載したグループウェアを導入するようにしましょう。 必ずしも多くの機能を備えたグループウェアが良いというわけではないので、注意が必要です。
サポート体制
グループウェアを導入する際、または運用する際において何かしらの不明点や疑問点が出てくることがあるでしょう。これらの不明点や疑問点を解消するためのサポート体制が整っているかどうかをあらかじめ把握しておくことも大切です。
電話対応であるのかメール対応であるのかチャット対応であるのかなど、それぞれのサービスによってサポート体制は異なるので、自社のITリテラシー度に合わせて適切なサポート体制を敷いているグループウェアを導入するべきでしょう。
グループウェアを選定後、導入する際に押さえておきたいポイント
グループウェアを選定した後には、実際に導入するための準備を進めます。運用に関するルールを定めたり、社員に周知をしたり、導入にあたって準備しておくべきことはたくさんあります。 以下の記事では、グループウェアを選定し、導入するまでにどんなステップ踏んでどんな準備をしておくべきなのかを紹介しています。
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