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無料グループウェアを導入するメリット!無料版を導入する利点と注意点を解説!

グループウェア

2023.06.01

2023.06.01

従業員のスケジュール管理やメールのやり取り、ワークフローの申請など、日々ちょっとした面倒な業務は多く発生します。それら煩雑な業務に役立つのがグループウェアですが、新たなサービスの導入にはハードルが伴うでしょう。 今回は「無料で使えるグループウェア」を導入するメリットと注意点を紹介します。

無料のグループウェアを導入するメリット

ここでは、無料のグループウェアを導入するメリットを紹介します。無料のツールではあるものの、日々のちょっとした「面倒くさい」を解決し、さまざまな業務を効率化することが可能です。

業務効率化が可能になる

グループウェアにはカレンダーやチャット、社内SNS、ワークフローなどさまざまな機能が搭載されています。そのため、以下で挙げるようなさまざまな業務を効率よく進めることができます。 さまざまなツールを行き来して業務を進める必要がなくなるため、1つひとつの業務にかかる時間を少しずつ削減でき、結果として大幅な業務効率化が可能になります。

  • 従業員同士のメールのやり取り
  • ワークフロー申請
  • 全社員への情報共有
  • 会議室の予約
  • 商談、会議などの予定の調整
  • ファイル、データの管理・共有

社内のコミュニケーションが活発になる

グループウェアには社内SNS機能やチャット機能などが搭載されており、それらの機能を活用することで、社内のコミュニケーションがこれまで以上に活発になります。イベントや社内行事の告知をしたり、ちょっとしたつぶやきをしたりすることで、それぞれの従業員がお互いをよく知るきっかけを作ることができるでしょう。 結果として、会社に対するエンゲージメントの向上も図ることが可能です。

使いやすさを確認できる

無料のグループウェアを活用することで、実際に有料版へ移行する前に使いやすさや機能性を確認することができます。従業員の中には、ITリテラシーがそれほど高くなかったり、普段からPCをあまり使わなかったりする人もいるかもしれません。 そんな人でも使いやすいのかどうかを一度導入して試すことができるため、無料のグループウェアはトライアルとして試すのにおすすめです。

無料のグループウェアを導入するために必要な条件

無料のグループウェアには、機能やサポート体制などさまざまな制約があります。以下では、無料のグループウェアを導入する際に押さえておきたい条件を紹介します。自社には以下で挙げるような条件が整っているかを確認してから導入するようにしましょう。

 

グループウェアの導入で絶対に失敗したくない企業向け!グループウェアのメリットや注意が必要なポイント

 

グループウェア 2022.12.11

メールアドレスを保有している

まず1点目はメールアドレスをすでに保有している企業であるかどうかという点です。有料版グループウェアではメールサービスを利用できるものもありますが、無料版グループウェアでは多くのサービスでメールアドレスが利用できません。

基本的にビジネス活動をするうえで、メールアドレスは必要不可欠であるため、別途メールアドレスを用意している企業であれば、問題なく無料版グループウェアを活用することができるでしょう。ただ、無料のメールアドレスを活用している企業の場合は、あらかじめ活用できるか確認する必要があります。

運用体制をしっかり整えておく

2点目はサポート体制が不十分でも運用することができる体制が整っているかどうかという点です。有料グループウェアであれば使い方やトラブルシューティングなどサポート窓口で支援してもらうことが可能ですが、無料版グループウェアは十分なサポートを受けることができない場合があります。

そのため、仮に障害が起きてしまったとしても、スピーディーに対処するべく自社内で対応できるだけの人材を整えておく必要があります。

セキュリティリスクをカバーできる体制を整えておく

3点目はセキュリティ面をカバーできる体制が整っているかという点です。有料版グループウェアであれば自社以外のIPアドレスからのアクセスを禁止するなど、特定の場所や端末以外からアクセスできないよう制限をかけることが可能です。

しかし、無料版グループウェアの場合はそういった制限をかけることができない場合が多く、どこからでも利用できる状態になってしまいます。そのため、自社のセキュリティ体制においてどの程度のリスクをカバーできるのかをあらかじめ確認しておく必要があります。

無料のグループウェアを導入して、業務効率化を目指そう

グループウェアを導入する際には、機能のほかにもセキュリティ面やサポート面を考慮してサービス選定を実施する必要があります。搭載された機能をフル活用し、社内のコミュニケーション活性化や業務の効率化に繋げられるようにあらかじめ自社に合ったグループウェアを選定するようにしましょう。

また、無料で使えるグループウェアの中には、オープンソース型と呼ばれるシステム形態のものもあります。自社で開発するリソースや体制が整っている場合は、オープンソース型のグループウェアの導入を検討してみてもいいかもしれません。

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