クラウドSFAの選び方|メリットと注意点と共に解説!

SFA(営業支援システム)とは、営業活動にまつわる業務を支援し、効率化するためのシステムです。近年では、クラウド型のSFAシステムを利用する企業が増えています。この記事では、クラウド型のSFA(営業支援システム)の選び方やメリット・デメリットを紹介します。

更新日:2022.10.14

SFA(営業支援システム)とは、営業活動にまつわる業務を支援し、効率化するためのシステムです。近年では、クラウド型のSFAシステムを利用する企業が増えています。この記事では、クラウド型のSFA(営業支援システム)の選び方やメリット・デメリット、おすすめのSFAを紹介します。

クラウド型SFAとは

クラウド型のSFAシステムとは、クラウド形態で提供されるSFA(営業支援システム)のことを指します。SFA(営業支援システム)とは「Sales Force Automation」の略で、商談などの案件管理や顧客情報の共有、日報や売上予測など、営業活動にかかわるあらゆる業務を効率化します。

このSFA(営業支援システム)は、クラウド型・オンプレミス型などさまざまな形態で提供されています。
「オンプレミス型のSFA」は、自社で用意したサーバへソフトウェアをインストールし、利用するSFA(営業支援システム)を意味します。インターネットを介さないため、社外への情報漏洩のリスクが小さいことなどに特徴があります。これに対して、「クラウド型のSFA」は、インターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用するSFAシステムを意味します。インターネットさえあれば、利用者はいつでもどこでも利用できるのがクラウド型システムの特徴です。

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クラウド型SFAのメリット

では、クラウド型SFAを使うメリットは、どのような点にあるのでしょうか。

メリット①:インターネット環境があればどこからでもアクセスできる

クラウド型SFAのサービスは基本的にインターネットを通じて提供されます。そのため社内外を問わず、インターネット環境が整っている場所であればどこからでもアクセスができます。顧客対応で営業担当が社外にいることが多い企業にとっては、外出先から空いた時間を利用してシステムに情報を入力できることはメリットの一つであるいえるでしょう。

メリット②:オンプレミス型SFAよりコストを抑えられる

クラウド型SFAはオンプレミス型SFAに比べ、初期投資費用が安く抑えられる傾向があります。オンプレミス型SFAは社内へ専用サーバーを設置するコストがかかりますが、クラウド型SFAだとその必要がありません。さらにクラウド型SFAだと、システムやソフトウェアのインフラ構築、システムメンテナンスなどもサービスの提供会社がおこなってくれるため、ユーザーの人件費や手間、管理コストも削減できます。

メリット③:導入までのスピードが速い

クラウド型SFAは基本的にサーバーや専用のハードウェアを自社で購入する必要がなく、すべてサービスの提供会社が用意しているプラットフォームを活用します。そのため、システムの導入までがスムーズです。また、システムアップデートなども自動的に反映されるため、ユーザーは常に最新バージョンのサービスを活用することができます。

クラウド型SFAのデメリット

クラウド型のSFAには大きなメリットもありますが、場合によっては、デメリットになる点もあります。次に、クラウド型SFAの注意点を解説します。

デメリット①:オンプレミス型に比べてセキュリティが弱い

クラウド型SFAを利用する場合、インターネット上のシステムにログインして顧客情報などを入力するため、自社にサーバーを設置してシステムを構築するオンプレミス型と比較すると、セキュリティ面の不安はあります。
万が一、顧客情報や社内機密が漏洩すると、クライアントに迷惑がかかるだけでなく、社会的な信用も失ってしまうため注意しなければなりません。

もちろん、しっかりセキュリティ対策をしているクラウド型SFAも多いです。導入する前に、どのようなセキュリティ対策を取っているか確認しておくとよいでしょう。

デメリット②:使いこなせる人と使いこなせない人の差が出る

システムをうまく使いこなせない人が出てくることも、クラウド型SFAの課題の一つです。インターネットやスマートフォンアプリに慣れ親しんだ世代の社員は、簡単に使いこなし、営業効率を高めてくれるでしょう。一方、デジタルの情報管理に慣れていない人は、うまく使いこなせず、逆に効率が低下してしまう可能性もあります。すべての社員が操作できるよう、教育体制やサポート体制を整えておくことも重要です。

デメリット③:データを入力すること自体が目的になってしまう

SFAを導入する大きな目的は、営業活動を効率化して、成約率や利益を向上させることです。データを入力することはそのための手段ですが、入力項目が多すぎたり、操作が複雑すぎたりすると、データ入力自体が目的化してしまうケースもあります。単純な操作方法だけでなく、集約されたデータをどのように活用するかといったポイントまで、営業担当に理解してもらうことが大切です。

クラウド型SFA選びのポイント

ここまで、クラウド型SFAのメリット・デメリットについて紹介してきました。次に、クラウド型SFAを導入する際のポイントについて紹介します。

1.解決したい課題や導入の目的を明確にしておく

クラウド型SFAを選ぶときは、営業活動に関する悩みや解決すべき課題、導入の目的などを明確にしておくことが大切です。目的を明確に把握しておかなければ、いくら多機能で便利なクラウド型SFAを導入しても、課題を解決できず、営業活動を効率化したり利益を向上させたりすることはできません。

顧客情報や営業の成功事例などがうまく共有できていない、日報の作成やスケジュール管理に手間がかかっている、といった現場の悩みをしっかりと把握しておきましょう。意外な悩みを抱えているケースもあるため、営業担当から生の声を聞くことも大切です。

2.ダッシュボードの使いやすさや搭載機能について確認しておく

クラウド型のSFAを選ぶときは、画面の見やすさや操作のしやすさについて確認しておくことも大切です。操作画面のなかでも、ダッシュボードの使いやすさはしっかりと確認しておきましょう。さまざまなデータやグラフが集約されるダッシュボードが見やすければ、営業情報の全体像をすばやく確認できます。

当然ですが、搭載されている機能についてもチェックしておきましょう。多くの機能が付いているほうが便利そうに感じますが、自社に不要な機能が多いと、逆に営業担当が混乱してしまう可能性もあります。

SFAには、自社の悩みを解決できる機能が搭載されていることが重要です。無料トライアルができるシステムの場合は、本契約の前に利用して確認するとよいでしょう。

3.サポート体制を確認しておく

システムのサポート体制についても確認しておきましょう。SFAを導入しても、操作方法がわからない、項目をカスタマイズする方法がわからない、といったケースもよくあります。

とくに初めてSFAを導入するという場合は、電話やメール、チャットなどで丁寧にサポートしてくれるシステムを選ぶと安心です。

SFAを導入するなら、クラウド型を検討してみよう!

いかがでしたか。
クラウド型SFAは多くの場合、オンプレミス型のSFAに比べて安価に導入することができます。そのため、コストを抑えつつ営業組織の生産性向上を見込むことができます。営業組織が抱える課題に合わせて適切な機能をあらかじめ見定めておき、より費用対効果が高くなるようなSFAを導入できるようにしましょう。

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