案件管理にはSFAが便利!運用する際に押さえておきたいポイントを紹介!

案件管理の方法は企業によってさまざまですが、そのなかの1つにSFAの活用が挙げられます。
今回は、SFAで案件管理をすることのメリットや、運用する際に押さえておきたいポイントについて紹介します。

更新日:2022.10.26

案件管理における案件とは?

案件とは、初回アプローチから受注や失注が決まるまで、あるいは納品が完了するまでの一連の営業プロセスにある顧客や商談のことを指します。
そして案件管理では、その案件を受注までつなげられるように情報を適切に管理します。具体的には、取引先の企業名や商談日時、担当者、取引商品、商談経緯、商談内容といった基本的な商談情報のほかに、案件の進捗状況や受注確度、受注見込額、受注予定日、次回アクションなどの情報を管理します。
きちんと案件管理をすることで営業進捗や売上見込みなどを適切に把握することができ、より効率的な営業活動が期待できます。

案件管理をおこなうメリット

案件管理をおこなうことで、案件の状況が可視化されます。営業活動の進捗状況や受注見込みなどを確認して、マネージャーからメンバーへの指導に役立てることができます。
また、集めた情報を分析することで、受注率の高い営業担当がどのような行動を取っているのかが見えてきます。
成功事例を部署全体で共有することで、新人部員や伸び悩んでいるメンバーの営業スキルを底上げし、部署としての売上利益を向上させることができるでしょう。

SFAでの案件管理が効果的な理由とは

SFAとはSales Force Automationの略で、「営業支援システム」と呼ばれています。
顧客情報や案件の状況を一元管理し、組織内でその状況をリアルタイムに共有することができます。
案件管理はExcelや日報でもおこなうことができますが、SFAを活用することでより効果的な案件管理をおこなうことができます。
ここでは、SFAで案件管理をおこなうメリットについて紹介します。

業務効率が上がる

Excelや日報による案件管理では、各営業担当が管理している情報をまとめるのに手間がかかります。
しかし、SFAによる管理では入力された情報を手間をかけずに一元管理することができ、進捗状況をリアルタイムで共有できるようになります。
そして、案件に対して顧客や取引先情報などを紐付けて管理することができ、検索機能を活用して瞬時に必要な情報を抽出できます。
また、会議前や商談前に資料を作成するときなども時間や手間を大幅に短縮できるため、生産性の向上に期待ができます。

商談情報と連動して管理できる

SFAでは、入力した商談情報をそのまま案件と関連付けて管理できるものが多くあります。案件の進捗情報と各商談の内容を同時に確認することができるため、状況や流れの把握がおこないやすくなります。
そのため、担当の引き継ぎがスムーズになったり、マネージャーからメンバーへの進捗管理の指導に役立てたりすることもできます。

案件情報のデータを分析できる

SFAには、分析機能を備えているものもあり、案件や商材、担当者、エリアごとで営業状況を分析することができます。
分析結果から自社の営業が抱えている課題を明らかにして改善する事ができます。
また、分析結果はレポートやグラフにまとめたり、PDF形式にしたりして組織内で分析結果を共有することもできます。

案件の抜け漏れが防げる

システムによっては、アラート機能がついているものもあり、長期間取り放置している案件を通知してくれます。
そういった機能を活用することで案件の抜け漏れによる機会損失を防ぐことができます。

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SFAで案件管理する際に注意するポイント

上述したように、SFAで案件管理をおこなうことでさまざまなメリットがあります。
ここではそれらのメリットを発揮させるために、営業担当とマネージャーがSFAの導入時に押えておくべきポイントを紹介します。

営業担当:自己管理のために、こまめにSFAのチェックをする

営業担当は、日々SFAに正確な情報を入力することが大切です。
そうすることで、自身の営業活動の傾向を把握できるようになります。また、目標に対して進捗が遅れている場合もすぐにわかるため、こまめな修正を早い段階でおこなうことができ、目標達成もしやすくなるでしょう。

営業マネージャー:メンバーの案件進捗を把握し、適切な指導をする

SFAを導入すると、コール数、アポ数、ヒアリング数、提案数、受注数などといった数値でメンバーの進捗を一目で把握できるようになります。そのため、マネージャーはそれらのデータからメンバー個々の課題を見つけて、指導をおこなっていく必要があります。

また、受注見込みが高い案件や優先度の高い案件など、経験の浅いメンバーが気付かないような点を率先して発見し、本人に伝えたうえでいかに成約につなげるか戦略を立てるなど、組織として成果が出やすい方向にうまく導くことも大切です。

案件管理の効率化で自社の営業活動のレベルを上げよう

いかがでしたか。
SFAを活用した案件管理には、多くのメリットが存在します。ぜひ上記を参考にして、自社に合ったSFAを選び、営業担当の生産性向上に努めていきましょう。

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