▼請求書発行システムの比較ポイントについてはこちらもチェック！

請求書発行システムとは

請求書の作成から郵送までの一連の工程を手作業でおこなっていると、顧客数が増加するにつれて請求書発行の業務負担は大きくなってしまいます。

請求書発行システムでは請求書の発行業務をすべてWeb上でおこなうことができるため、そのような負担を軽減することができます。また電子請求書を活用することで、これまでコストとして計上されていた紙代、印刷代、郵送代などが削減できます。さらに請求業務の工程を自動化することができるため、作業工程を省略でき、請求書の発行業務が従事する人件費の削減もできます。

おすすめの請求書発行システム

ここからは、数ある請求書発行システムのなかから厳選したサービスを紹介します。まずは、おすすめの請求書発行システムを3つ紹介します。

請求・集金・消込・催促を自動化できる「請求管理ロボ」

「請求管理ロボ」は、ROBOT PAYMENT社が提供する請求・債権管理クラウドです。請求・集金・消込・催促といった作業を全て自動化し、請求業務の大幅削減を実現することができます。

取引先ごとの請求周期に合わせて自動的に請求書発行・送付をおこなうことができ、毎月の請求業務と売掛・債権管理も効率化することが可能です。また、複数の決済手段を組み合わせて利用することができ、取引先に最適な支払い手段を選ぶことができます。

さらに、SalesforceなどのSFA・CRM（販売・顧客管理システム）や、会計ソフトなどとのAPI連携もできるため、顧客管理から会計までを一気通貫で効率化することも可能です。サポート体制も充実しており、ROBOT PAYMENT社のカスタマーサクセス担当が自社に合った運用方法を提案してくれます。

「請求管理ロボ」の特徴については、下記のボタンから詳しい情報がご覧いただけますので、ぜひチェックしてみてください。

また、請求書発行だけでなく、債権業務なども完全に効率化したい場合は、「請求管理ロボ」とBPOを組み合わせた「請求まるなげロボ」というサービスもあります。もっと業務を効率化したいという方は、こちらのサービスもご覧ください。

請求書発行システムの機能

ここからはおさらいの意味も込めて、一般的な請求書発行システムに搭載されている機能を紹介します。ここで紹介する機能を把握して、自社に必要な機能を押さえておきましょう。

Web上で請求書を配信できる機能

多くの請求書発行システムには、Web上で請求書を配信できる機能が搭載されています。この機能では、メールで取引先に請求書が配信され、先方が請求書をダウンロードすることで請求書をやりとりすることができます。

郵送機能

請求書発行システムでは、Web上で作成した請求書を1クリックで郵送することができます。これによって、紙面での請求業務を可能になり、郵送にかかる手間を省くこともできます。しかし、郵送機能は有料オプションであることが多いため、あらかじめどのくらいの金額がかかるのかを把握しておきましょう。

顧客情報登録機能

多くの請求書発行システムでは、顧客情報を登録することができます。一度システム上に顧客情報を登録すると、以降は配信先を選択するだけで請求書を配信することが可能です。

会計ソフトとの連携機能

請求書発行システムは取引先への請求に利用するシステムであるため、会計情報と密接に関連します。そのため、会計ソフトと連携してデータをやり取りさせることができる機能を備えている請求書発行システムも多くあります。

請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを得ることができます。ここでは、請求書発行システムを導入することで企業が得られるメリットを紹介します。

コストを削減できる

請求書発行システムを導入することで、これまで紙で印刷・郵送することにかけていたコストを削減することができます。印刷に用いる紙代やインク代、郵送にかかる費用は積み重なると大きなコストになっていきます。こうしたコストを削減することは企業の利益を確保するうえで重要な要素になります。

業務を効率化できる

請求書発行システムを導入することで、業務を効率化することができます。WordやExcelのテンプレートなど、非効率的な方法で請求書を作成していると、多くの時間がかかってしまい、ほかの業務に割く時間を確保することができなくなってしまいます。

請求書発行システムでは、顧客との取引情報を残しておき、次回同様の取引をおこなうときは少ない動作で請求書を発行することができます。これにより、請求書作成にまつわる業務を効率化することができます。

セキュリティ向上につながる

請求書発行システムを利用することで、セキュリティに対して不安を抱かれる方もいるかもしれません。しかし、請求書発行システムを利用することでセキュリティが向上するという見方もできます。

紙で請求書を管理していると、ふとした時に紛失してしまうということもあるでしょう。その際、請求書に書かれている情報を悪用されてしまえば、自社や取引先に損害を与えてしまう懸念があります。請求書発行システムではペーパーレスで請求書をやり取りするため、紛失してしまうというリスクを抑えることができます。

請求書発行システムを選ぶ際のポイント

請求書発行システムを導入する際、どういったポイントに着目すれば良いのでしょうか。ここからは、料金、無料トライアルの有無、機能、電子帳簿保存法への対応、モバイル対応、サポート体制の6つの観点から解説します。

費用

まず、システムの導入でもっとも重要なポイントの1つが料金です。基本的にシステムを導入すると、初期費用や月額費用が発生します。なかには、無料で利用できるものもありますが、ユーザー数や機能が制限されている場合が多いです。

また、請求書発行システムを利用することで業務効率を良くすることはできても、今までの人件費を上回るほど費用がかかってしまうのであれば本末転倒でしょう。システムを選定する際には自社が求める機能を利用するために、どれぐらいの費用が発生するかを念頭に置いたうえで判断することが必要です。

無料トライアルの有無

請求書発行システムの中には、正式な申し込みをする前に無料でトライアル利用が可能なシステムが多く存在します。システムによって異なりますが、正式申し込みとなると最低1年間は利用しなければならないなど最低利用期間が定められている場合もあります。

そのため、無料トライアル利用が可能なシステムであれば実際に試したうえで、システムを導入するか判断したほうが良いでしょう。

必要な機能があるかどうか

請求書発行システムは請求書の作成や郵送、PDFやCSVでのデータ排出ができるだけでなく、システムによっては、見積書や納品書の作成や顧客情報の管理がおこなえたりするなど独自の機能を備えているものもあります。また同じシステムであっても、プランを変更することで利用できる機能が増減します。

請求書発行システムを導入する目的は業務効率化や人件費削減などさまざまですが、自社にもっとも適した機能を持ったシステムを導入できるよう、しっかりと比較検討をしましょう。

モバイル対応

請求書発行システムがPCだけでなくモバイルから利用ができるかどうかも、昨今のビジネス環境においては重要なポイントの1つであるといえます。

請求書発行システムのなかにはスマートフォンから各種書類を発行してメールで送付できたり、状況を確認したりすることができるものもあります。モバイル対応だと外出先や隙間時間を活用して請求業務を進めることができるため、自社内にニーズがあるのであれば、モバイル対応しているシステムを選定したほうが良いでしょう。

サポート体制

困った際や何かあった際に重要となるのがサポート体制です。電話やメール、チャット対応など選定するシステムによってサポート体制はさまざまです。安心してシステムを運用できるよう、あらかじめサポートの窓口を確認しておきましょう。

電子帳簿保存法への対応

1998年7月に制定された電子帳簿保存法には、請求書を含む書類を電子化して保存できることが定められています。ただし、紙の文書とは違い、データ化された文書は内容の変更や削除などが簡単にできることが想定されるため、信用性や信憑性についての証明が必要になります。証明方法としては、電子署名やタイムスタンプ機能などが挙げられます。電子帳票システムを選ぶ際はそれらの機能を備えているのかどうか、導入する前に確認しておきましょう。

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁

自社に合った請求書発行システムを！

事業が拡大し、売上が増加することは企業にとって非常に喜ばしいことですが、顧客が増えていくにつれて、請求業務も複雑化していきます。より効率的に請求業務をおこなうためには、請求書発行システムの導入がおすすめです。

システム選定時に押さえておきたいポイントなどを踏まえ、どの請求書発行システムが自社にマッチするかしっかりと検討してから導入を進めましょう。