仕入管理システムとは？

仕入管理システムとは、仕入先から届いた商品・部品の検品や仕訳入力などの仕入確定処理をサポートしてくれるシステムのことです。

仕入管理システムを活用することで、仕入情報をまとめて管理することができます。 また、近年ではクラウド型の仕入管理システムが登場し、インターネットの環境さえあれば、スマホやタブレットで簡単にシステムにアクセスすることができます。

このように利便性が向上した結果、業務の効率化を図ることができ、業務コストを削減することができます。

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仕入管理システムのメリット

ここでは、仕入管理システムの具体的なメリットを紹介します。 以下の事項に関連した課題を抱えている方は、仕入れ管理システムの導入を検討してみましょう。

仕入管理システムのメリット①：業務時間と人的コストの軽減ができる

仕入管理システムは、拠点ごとのばらばらな仕入情報を一元管理することができます。 そのため、各拠点間の仕入情報の確認作業やほかの拠点とのやり取りなどの業務を軽減することが可能です。 その結果、作業負担を軽減することができ、今までよりも業務時間や人的コストを減らすことにつながります。

仕入管理システムのメリット②：無駄な材料や在庫を減らすことができる

仕入管理システムは、仕入れた部品や材料をシステム上で管理することができます。それらと、商品の生産状況や在庫状況と情報を連携させることで、適切な仕入量を把握することができます。 過剰に在庫が発生すれば、購入費用や保管費用が無駄になってしまいます。

また、在庫不足になれば、生産量が下がり、販売機会の損失になります。仕入管理システムで、仕入管理ができれば、このような無駄や損失を抑えることができます。

仕入管理システムのメリット③：業務の属人化を減らすことができる

これまで、担当者ごとに紙やExcelで仕入情報を管理していた企業では、業務の属人化が起きていました。しかし、仕入管理システムを導入することで、発注業務から仕入管理までの一連の流れをシステム内で一括管理することができます。 そうすることで、属人的な業務を減らし、発注から仕入までの管理を誰でもスムーズにおこなうことが可能です。

仕入管理システムのメリット④：人的なミスを減らすことができる

これまで、紙やExcelで仕入情報を管理していた企業では、記入ミスや発注数の間違いなどの、人的ミスが起こっていました。しかし、仕入管理システムを導入することで、在庫数や必要な商品数を一元で管理することができます。 そのため、数値の転記ミスを防いだり、必要以上の数を発注したりするのを防ぐことにつながります。

仕入管理システムの選定ポイント

これまで、企業が仕入管理システムを導入する目的を解説してきました。ここでは仕入管理システムを選ぶときに確認するポイントを紹介します。 システムを選ぶ前に、どのような基準で選べばよいか確認しておきましょう。

費用

仕入管理システムを導入しようとおもっても、それに掛けられる予算は限られているものです。自社が必要とする機能が備わっているのか、費用が見合っているものかなど、事前に確認をしておきましょう。システムを導入する前に「どのくらいの業務が効率化できるのか」といった予測を大まかに立てたうえで、費用対効果の高いシステムを選ぶようにしましょう。

システム形態

仕入管理システムは、インターネットを通じて利用するクラウド型、あらかじめシステム構築されたものをインストールして利用するパッケージ型の2つに大きく分けられます。

クラウド型はインターネットを通じて利用するため、システムが対応しているデバイスであればどのスマートフォンやタブレットからでもアクセスすることができます。そのため、倉庫を歩きながらタブレットを操作するという使い方ができます。

一方、パッケージ型は外部のネットワークを介さないようなシステムを構成に対応できるものもあり、セキュリティ面での強みを発揮します。

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操作性

仕入管理システムを選ぶうえで、直感的に使いやすいかどうかも、確認しておくと良いでしょう。操作性を確認せずに導入してしまうと、実際に使用してみてから「必要な機能がどこにあるかわかりにくい」「やりたいことができない」といった不満が生まれることがあります。 無料トライアルを提供しているサービスもあるため、トライアルの期間に操作性を確認してから導入を検討してみると良いでしょう。

英語対応

仕入管理サービスのなかには、英語対応しているサービスもあります。製造業の現場では、外国人労働者を雇用して現場を回していることもあるでしょう。外国人が多い現場では、英語で表示できる方が業務をスムーズに進められることがあります。 外国人の従業員がいる方は英語対応しているかどうか、確認しておきましょう。

仕入管理システムを導入してあらゆる業務を一元管理しよう

仕入業務は重要な業務であるため、属人化しやすい傾向にあります。属人化した状態を続けていくと、責任者が休みを取れなかったり、ほかの人がミスをカバーできなかったりといった問題が発生してしまいます。

仕入管理システムを導入することで、属人化を解消したり、ミスを削減したりすることができます。それにより、仕入管理以外の業務に時間を割くことができたり、販売機会の喪失を減らすことができます。 この機会に仕入管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。