購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買管理業務をシステム上でおこなうものです。 購買管理は、以下の流れでおこなわれます。

• 必要な原材料を洗い出す
• 見積もりを要請する
• 取引先を決定する
• 商品を発注する
• 入荷・検品をする
• 支払いをする

購買管理システムを導入することで、上記の業務を効率よく推し進めることが可能になります。 また、購買管理システムには、インターネットを通じてどこからでもアクセスできるクラウド型や、社内のインフラを整備して導入するオンプレミス型、PCなどのデバイスにダウンロードして利用するパッケージ型があります。

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購買管理システムの機能

購買管理システムを導入することで支払い関連の業務を効率化することができます。 購買管理システムは、上で紹介した流れに沿ってさまざまな機能が搭載されています。

• 発注伝票作成・管理
• 仕入伝票作成・管理
• 支払書発行・管理
• 出金伝票作成・管理
• 振込依頼書作成・管理
• 発注予算・実績管理

購買管理システムの選び方

購買管理システムを選ぶときは、価格や使いやすさ、システムの形式、自社の購買管理業務に合わせてカスタマイズできるかどうかを比較すると良いでしょう。 それぞれの選び方について解説します。

価格

購買管理システムでは、資材の仕入れ値などのデータを蓄積することができるため、昨年の仕入れ値と比較しながら支出を適正値に調整することができます。しかし、購買管理システムを導入するには多くの費用がかかる場合もあります。

支出を削減するための購買管理システムを導入することで、逆に支出が増えてしまうと本末転倒です。 購買管理システムの導入にかかる費用は企業の規模によってさまざまなので、各企業に問い合わせて確認する必要があります。 自社が購買管理システムを導入することで削減できるであろう支出額と購買管理システムの導入にかかる費用を照らし合わせて検討してみてください。

カスタマイズの可否

購買管理の流れは企業によって異なるため、自社の購買管理の業務フローに合わせてカスタマイズできるものを選ぶと使いやすくなるでしょう。

導入した購買管理システムが使いづらかった場合、システムの利用が社内に浸透しないということも起こり得ます。そうならないためにも、カスタマイズができるかどうかはあらかじめ考慮しておくと良いでしょう。

システムの形式

購買管理システムは、大きくクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。 また、経営効率を改善する基幹システムであるERP（Enterprise Resource Planning）に内包されているものもあります。ここでは、それぞれの形式を紹介します。

クラウド型

クラウド型購買管理システムとは、インターネット上で提供されている購買管理システムです。 クラウド型では、購買管理システムを導入するために社内のインフラ整備をする必要がなく、手軽に導入して利用することができます。

また、インターネットさえつながっていればアクセスできるため、多くの場合、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できます。そのため、時間や場所を問わず、購買管理をおこなえるというメリットがあります。

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オンプレミス型

オンプレミス型購買管理システムとは、サーバーなどの機器を自社で整備して運用する購買管理システムのことです。 オンプレミス型購買管理システムはインターネットを経由せずに自社内で管理するサーバーを利用する形式のシステムであり、外部からのサイバー攻撃に対するセキュリティ耐性が強いといえます。

ERP

ERPとは、ヒト・モノ・カネの動きを可視化して、経営全体の効率化を実現する基幹システムのことです。 ERPは購買管理よりも広く経営全体を管理しており、その機能の1つとして購買管理システムを含んでいます。

ERPは多くの機能を持っているため、その分多くの費用がかかります。 購買管理のみならず、経営全体の効率化、課題解決をしたい方は検討してみてはいかがでしょうか。 ERPについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。 

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購買管理システムで効率化しよう

いかがでしたか。 購買管理システムを導入することで業務を効率化できるだけでなく、材料や機材の調達にかかる費用を削減することにもつながります。 手書きで購買管理をおこなっている方や複数の購買管理システムを利用している方は、この機会に新しく購買管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。