▼請求書の電子化についてはこちらもチェック！

電子請求書とは

電子請求書とは、データ化した請求書のことを指します。オンライン上で請求書のやりとりをおこなうことができるため、非常に便利です。

電子請求書システムの特徴は、Web上で請求書を作成・発行し、オンラインでの送付や郵送を実現するサービスです。発行業務に限らず、入金状況の確認や督促などを自動で反映できる機能も備わっており、システム内で過去の請求書の状況を確認することもできます。

従来、紙を用いて請求書のやりとりがおこなわれていましたが、最近では業務効率を上げるためのペーパーレス化が普及し、電子請求書を導入をしている企業も多くなっています。クラウド上でダウンロードできたり、メールにPDFを添付できたりなど、電子請求書はさまざまな方法で取引先に送付することができます。

電子請求書に関連する法律！電子帳簿保存法とは

電子請求書が注目された背景の一つとして、電子帳簿保存法の改正が挙げられます。

電子帳簿保存法とは1998年に施行された法律で、国税関税帳簿書類の一部または全部を電子データで保存することを認めています。また、2005年には法改正で国税関係書類の一部のスキャナ保存が可能になり、請求書の保管に関しても要件を満たすことで電子データやスキャナ保存での保管が認められました。さらに、2020年12月の税制改正大綱では、2022年1月に適用される電子帳簿保存法の改正案が発表されています。

タイムスタンプや検索にかかわる要件の緩和のほか、手続きの簡素化などが予定されており、今後よりいっそうの電子化の促進が見込まれます。（※1）

※1：この記事は2021年時点の情報をもとに掲載しています。最新情報は国税庁のサイトをご確認ください。

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁 参考：令和３年度税制改正（案）のポイント｜財務省

電子請求書の導入メリット（発行する側）

ここからは、発行する側の電子請求書のメリットについて見ていきましょう。 どんなメリットがあるのでしょうか。

請求書作成・郵送にかかるコストが削減できる

請求書のやりとりには意外とコストがかかります。経理担当者は請求書発行後、印刷から郵送までの細かい作業をおこなう必要があります。これらの手順で作業をしていると、顧客が増えるごとに人的コストはかさむことでしょう。

また、請求書作成後に内容の変更を求められることもあり、変更を加えて印刷し直したり、場合によっては一から作り直したりする手間もかかります。また、紙文書だと郵送費用もかかります。

電子請求書にすれば、請求書を発行して印刷や封入をおこなう手間を省くことができ、単純作業を削減できます。また、メールやクラウド上でのやりとりになるため郵送代もかかりません。

内部統制の強化ができる

手作業で送付作業をおこなうと、宛名や送付先、請求書の金額などに記載ミスが生じる場合があります。

しかし、電子請求書を導入すると顧客情報などを自動で入力できるため、ミスの発生を防ぐことができるでしょう。また、今まで体制化できていなかった承認フローの確立や、不正の防止などを強化できるようになります。

また、電子請求書の導入を検討することで、既存業務で電子化できるものはないか、無駄な作業はしていないかなど、検討段階で業務を洗い出す作業が発生します。組織全体の業務課題を見つめ直す機会にもなるため、より内部統制の強化が図れるでしょう。

請求処理や月次決算を迅速にできる

請求書の処理で時間がかかるのが、確認業務です。請求内容の確認、顧客側の受け取り完了の確認など、毎月各部署へリマインドをおこなっている担当者も多いのではないでしょうか。

電子請求書には自動リマインダー機能がついているものもあるので、リマインドによって迅速に請求処理をおこなうことができ、担当者の負担も削減できます。

請求処理が早まれば、月次決算も迅速に対応することができます。毎回、月末の請求処理や決算に時間がかかっているという方におすすめです。電子請求書を活用すればスピーディーに処理をおこなうことができます。

電子請求書の導入メリット（受け取り側）

それでは、電子請求書を受け取る側にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

請求書をすばやく受け取ることができる

通常の紙での送付よりも、電子請求書はすばやく受け取ることができるのもメリットでしょう。郵送であれば早くても翌日以降の確認となりますが、電子請求書であれば、メールでの添付やクラウド上でのやりとりなので、請求書を発行して数分で受け取ることができます。 また、修正などが発生してもその後すぐに対応することができます。

過去の請求書をすぐに探すことができる

電子請求書であれば、過去の請求書をすぐに探すことができるというのもメリットです。 紙での管理だと、どこに保管したか忘れてしまったり、紛失してしまったりするリスクも考えられます。

また、何年も請求書を紙で保管して管理をするのも大変です。 電子請求書であればクラウド上に保存できるので、過去の請求書を確認したい時にいつでも簡単に閲覧することができます。また、電子請求書を検索して探すことができるシステムもあります。

電子請求書の注意点・デメリットとは

電子請求書のメリットを解説してきましたが、デメリットや注意点についても見ておきましょう。電子請求書にはどのようなデメリットや注意点があるのでしょうか。

取引先の理解が必要

電子請求書を利用するには、取引先の理解が必要となってくるので注意しましょう。さまざまな条件から、紙での請求書を必要とする企業も少なくありません。

サービス導入の際の説明などが負担になったり、導入後も結局は紙で出しなおして保存しているなど、本末転倒なことが起こってしまうケースも多いので、取引先に理解してもらえるように事前に説明しておくとよいでしょう。

コストが高くなる場合がある

電子請求書のサービスによっては、今まで以上にコストがかかってしまうこともあります。導入前にどの費用をどれだけ削減できるのか、シミュレーションしておきましょう。

また、導入の際には、金額的なコストだけでなく、社内や取引先への案内や説明も必要となります。そのような時間のコストも考慮して、細かくシミュレーションをおこなっておくのがおすすめです。

電子請求書の選び方のポイント・コツ

これまで、電子請求書のメリットとデメリットについて解説してきました。次に電子請求書の選び方やポイントについて紹介していきます。

自社に合うシステムのタイプを知る

まず、なぜ電子請求書を導入したいのか事前に考えるようにしましょう。たとえば、請求書発行にかかっている時間を削減することが目的なのか、クラウド上で保管や管理をすることが目的なのかなど、何を目的にして導入するのかを明確にしてからサービスを選びはじめましょう。

導入目的に合っていて、機能が豊富なサービスを選ぶと、長く活用していくことができます。自社のタイプをよく理解してから導入しましょう。

運用方法や業務フローを事前に検討する

電子請求書の導入を検討する際は、社内と取引先、双方の確認が必要となります。

今対応している取引先の何割に受け入れてもらえるのか、事前に確認をします。ITリテラシーが高くない取引先に対しては、詳細な案内が必要になるケースもあり、場合によってはサービスを提供する企業に同席してもらい、説明してもらうことも検討しましょう。

社内での導入にあたっては、各部署にとって負担の少ない運用体制を検討しましょう。導入後も、サポートなどを利用して手厚く利用促進をし、困っていることがないか確認を続けていきましょう。

他のシステムと連携できるか確認する

自社で導入している他のシステムと連携できるかどうかも、事前に確認しておきましょう。システムを連携することによるメリットはたくさんあります。 会計システムや販売管理システムなどと連携ができると、より請求業務を効率化することが可能です。

さまざまなシステムと連携できる電子請求書サービスがあるので、連携できるシステムに自社で利用しているものが含まれているかを確認しておくと、導入後の連携作業もスムーズになるでしょう。

電子請求書で請求業務を効率化しよう！

いかがでしたか。今回は電子請求書について詳しく解説してきました。テレワークが推奨されている昨今では、オンラインでの請求書対応は必須条件となってきています。 社内や取引先のリソースを確認しながら、自社に合った電子請求書システムを見つけましょう。

サービスによってさまざまな機能が搭載されているので、いくつか見積もりを取って検討するのがおすすめです。

請求書発行システムの導入を検討している方は、こちらの「請求書発行システム選び方ガイド」も参考にしながら自社に合うシステムを探してみてください。

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