アプリで日報管理をおこなうメリット

これまでExcelや文書ファイルなどで日報を管理していると、日報を書くために残業をしなければならなかったり、会社にいる時しか入力できなかったりと、何かと不便なこともあるかもしれません。アプリで日報管理をおこなえるとさまざまなメリットがあります。 ここでは、アプリで日報管理をおこなうメリットを紹介します。

時間や場所を問わず日報を入力できる

アプリで日報管理をおこなえるようになると、移動中や出張先でも手軽にスマートフォンから日報を入力することができるようになります。 そのため、時間や場所を問わず入力できるようになり、より時間を有効活用できるようになります。

社内にスムーズなノウハウ共有ができる

せっかく日報を書いてもらっても、その内容がメンバーと上司との間だけで留まってしまっては、良い気づきやノウハウが埋もれてしまう可能性もあります。

ただ、アプリで日報管理できるシステムの多くはクラウド型の日報管理システムであり、その日報管理システムを活用することで、アプリを通じて入力された日報データを容易に社内で共有することができるようになります。 そうすることで、それぞれのメンバーの気づきやノウハウを社内・組織全体に共有することができ、日報をより活かすことができます。

メンバーの日報管理を効率よくできる

責任者やマネージャーの方は、日々それぞれのメンバーの日報提出状況を確認し、そしてその返答をしなければなりません。

そのため、遅れて日報を出すメンバーがいたり、日報提出のリマインドをしたりしていると、その返答に時間がかかってしまって残業をしなければならないといった経験がある方もいるでしょう。 日報管理システムを活用することで、誰が日報を出しているのかを容易に管理できると同時に、日報に対する返答も場所・時間を問わずできるようになります。

日報管理システムの選ぶときのポイント

日報管理システムを選ぶときには、いくつか注意しておくべき点があります。 日報管理システムを導入する目的や求めるものは企業によって異なるでしょう。 ここでは、日報管理システムを選ぶ基準についてお話します。

日報管理システムの種類

日報管理システムには、「データベース型」と「コミュニケーション型」があります。

データベース型の日報管理システムは、フォームに沿って日報を記入・管理できるため、振り返りやすいシステムになっています。 コミュニケーション型の日報管理システムでは、チーム内で成功事例を共有できたり、マネージャー層以外からもコメントができたりするため、社内コミュニケーションの活性化につながります。

業務の振り返りを目的に日報を作成したい方はデータベース型、社内コミュニケーションを活性化させることを目的に日報を作成したい方はコミュニケーション型の日報管理システムを導入すると良いでしょう。

予算

日報管理システムを導入するにあたって、いくら予算をかけられるのか、事前に確認しておくと良いでしょう。 日報管理に多くを求めないのであれば、無料で使える日報管理システムもあります。 自社が日報管理システムにどのくらいの予算をかけられるのかを事前に確認しておきましょう。

使いやすさ

日報管理システムによって、使いやすさや搭載している機能がそれぞれ異なります。 せっかく日報管理システムを導入しても、メンバーが使いこなせないとなると意味がありません。 そのため、実際の使用感はどのような感じなのか、どのような機能を搭載しているのかなどをあらかじめ確認したうえで選定するようにしましょう。

自社に合った日報管理システムを選ぼう

いかがでしたか。 今回の記事で紹介したように、日報管理システムを選ぶ際に気を付けたいポイントがいくつかありました。 なぜ日報管理システムを導入したいのかといった目的に立ち返り、まずは無料プランや無料トライアルから試しに導入してみると良いでしょう。