手書き領収書の書き方を解説!注意点やレシートとの違いとは?

商品やサービスを販売していると、代金を受け取る際に領収書を発行した経験が一度はあるでしょう。
その際、手書きの領収書の発行を求められることもあるかもしれません。手書きの領収書は有効なのか、疑問に思う方も多いのではないでしょうか。

今回は、手書きで記入した領収書の効力と注意点について紹介していきます。領収書に必要な項目を確認したい方や、手書きで領収書を発行する際の注意点について知りたい方は、この記事を読んで、正確でかつ、改ざんを防止できるような領収書を発行できるように心がけましょう。

関連記事:【見本あり】「領収書在中」や「請求書在中」の書き方とは?封筒の選び方や書き方の注意点を解説

領収書とは?手書きでも有効

領収書とは、商品やサービスを購入した際に、売り手が代金を受け取ったことを証明するための書類のことで、おもに会社の経費精算や法人税の申告をおこなう際に利用されます。
レジから印刷される「レシート」も領収書の代わりに使用できるケースもありますが、消費税法上、領収書には「発行者」「取引日時」「取引内容」「金額」「書類の受取人」の5項目が必要なため、宛名欄の無い「レシート」はそのシーンが限られてしまいます。
なお、領収書は代金を受け取った方が手書きで記入するケースが多いですが、手書きの領収書の場合でも証憑書類として効力を発揮するため、特に問題はありません。

手書きの領収書とレシートの違い

手書きの領収書とレシートの異なるポイントは、「宛名が記載されているかどうか」です。領収書の場合、宛名欄に購入者の名前を記載することになっていますが、レシートでは、印字されない場合が多いでしょう。経理上は、宛名の無いレシートでも支払いを証明できることになっていますが、会社によっては手書きの領収書以外は受け付けないと規則が定められている場合があるので、領収書を発行する準備はしておくべきです。
また、手書きの領収書を発行する際に注意したいのが、領収書の「二重発行」です。領収書とレシートを一緒に渡してしまうと、それぞれ別の会計として経費を架空計上されてしまうリスクがあります。領収書を発行する際はレシートを必ず回収し、領収書の「二重発行」を未然に防ぎましょう。

手書きの領収書の書き方

この項では、領収書の書き方について解説していきます。領収書は税務署に提出する可能性のある大事な書類なので、必要項目とその記入方法についてしっかりと確認しましょう。

手書きの領収書の見本

①宛名

消費税法上、宛名欄も領収書に記載すべき項目のひとつとされていますが、実は「小売業」「旅客運送業」「旅行業」「飲食業」「駐車場業」の領収書に限り、宛名欄の記載を省略しても良い決まりになっています。
その他の事業の領収書を発行してもらう場合や、社内規定で宛名欄の記載方法が定められている場合は、簡略化した「上様」で済ませるのではなく、代金の支払いを最終的におこなう企業名や個人事業主の氏名を正式名称で記入しましょう。

関連記事:領収書の宛名|自分で書くとどうなる?宛名なしのリスクや個人名の書き方を解説

②日付

領収書の日付欄は、代金の支払いが確実におこなわれたことを証明するうえで非常に大事な項目です。
誤った日付を記載してしまうと、領収書を受け取った人が脱税などの不正行為に利用してしまうおそれがあるため、必ず代金を受け取った日付を正確に記載しましょう。

③金額

領収書に記載する金額は、脱税や経費の水増し精算などの不正行為に直結してしまう重要な項目です。誤りのないように正確に記入することはもちろんですが、3桁ごとに桁区切りのカンマを付け、頭や末尾に「¥」「※」などのマークを書き加えるなど、領収書の発行後に金額を改ざんされないように対策を施しておくと良いでしょう。なお、税抜価格や消費税額については後述する「内訳」欄に別途記載するため、金額欄には税込価格を記入してください。

④但し書き

販売した商品やサービスの内容について記載する「但し書き」も、社内の経費が正しい使途で使われているかどうかを判断するうえで非常に大事な項目です。「お品代」と記載された領収書をよく見かけることがありますが、領収書を受け取った人が不正を疑われないように、販売した商品やサービスの内容はなるべく正確に記入するように心がけましょう。

関連記事:領収書の但し書きとは?基本的な書き方や注意点を詳しく解説

⑤内訳

領収書の「内訳」の項目には、受け取った代金の税抜価格と消費税額を記入します。軽減税率対象品目の場合は、8%のものと10%のものをそれぞれ分けて記入するようにしましょう。

⑥発行者情報

領収書の「発行者情報」は、消費税法上領収書に必要とされている項目のひとつです。代金を受け取った会社や店舗の名称・郵便番号・住所・電話番号を記入漏れなく記入しましょう。なお、会社の印鑑や領収書を発行した担当者の印鑑を、発行者情報欄にかぶるように押印しておくケースが多いです。

⑦収入印紙

収入印紙とは、税金や手数料を支払う際に書類に貼付する「証票」のことで、商品やサービスの税込価格が5万円以上の領収書を発行する場合に収入印紙を貼付する必要があります。
収入印紙を貼り忘れてしまうと、その印紙の3倍の金額を「過怠税」として徴収されてしまうおそれがあるので、大きな金額をやり取りする際は特に気をつけましょう。

関連記事:領収書に貼る収入印紙の使い方や購入方法をわかりやすく解説

個人事業主に必要な印鑑

領収書を発行する際、「正式に発行された証」として多くのケースで印鑑が押印されていますが、これは個人事業主が領収書を発行する場合でも同じです。ここでは、個人事業主が領収書を発行する際に必要とする印鑑として「角印」と「丸印」について紹介します。

角印

「角印」とは、企業の場合は社名、個人事業主の場合は屋号や個人名が記載された、正方形の印影を持つ印鑑のことで、「会社印」や「社判」とも呼ばれています。領収書や請求書を発行する際など日常業務で利用するシーンが多く、個人印でいう「認印」のような扱いとなっています。

丸印

「丸印」とは、企業の社名や代表者名が記載されている、丸い印影を持つ印鑑のことです。会社を設立する際に法務局に登録する義務があることから、丸印は日本にあるすべての会社が所有しており、認印扱いの角印に対し、「実印」として法的効力を発揮します。
取引先から領収書に丸印を押すよう依頼される場合もありますが、改ざんに使われるリスクを考慮すると、なるべく法的効力を持たない角印を利用するべきと言えます。なお、個人事業主の場合は法務局への届け出の義務がないことから、丸印が法的効力を持つこともありませんが、企業の例にならって2種類の印鑑を使い分けると良いでしょう。

手書きで領収書を書く時の注意点

最後に、手書きで領収書を書く際の注意点について紹介します。気づかぬ間に不正に加担していることが無いよう、注意して対応するように心がけましょう。

二重発行でないか確認する

代金を受け取ったタイミング以外で領収書の発行を依頼された場合は、一度の支払いで二度領収書を発行してしまう「二重発行」に注意しましょう。二重発行した領収書は、経費の架空計上や脱税などの不正行為に使われてしまうリスクがあり、大変危険です。
領収書の控えを保管しておく、再発行の場合は原本にあたる領収書を持ってきてもらうなど、領収書の二重発行を防ぐために対策を施しておくことをおすすめします。

改ざんされないような工夫を施す

領収書は、発行された後に内容を改ざんされてしまうおそれがあります。その中でも、改ざんされるリスクがもっとも高いのは「金額」の項目でしょう。桁数をひとつ書き加えるだけでかんたんに経費を水増し計上できてしまうため、桁区切りのカンマや頭の「\」マーク、末尾の「※」「ー」マークは必ず記入してください。また、発行した領収書の控えをとっておくようにして、発行者側が領収書を改ざんしたと疑われないようにすることも大事なポイントです。

必要項目の抜け漏れの確認をする

領収書を手書きで記入する際は、取引先に迷惑をかけないためにも、項目の抜け漏れが無いように注意しましょう。領収書に記載する項目はどれも大切ですが、その中でも「発行者」「取引日時」「取引内容」「金額」「書類の受取人」の項目は、消費税法にも記載があるとおり、特に重要です。ヒューマンエラーをすべて防ぐことは難しいですが、2人体制でダブルチェックを実施するなどできうる限りの対応をとりましょう。

手書きで領収書を作成する際は注意して正確に発行しよう

今回は、手書きで記入した領収書の効力と注意点について紹介しました。領収書は、手書きで記入した場合でも通常と変わらぬ効力を発揮します。記入すべき項目はいくつか存在していますが、その中でも「発行者」「取引日時」「取引内容」「金額」「書類の受取人」の項目は、消費税法にも記載があり、特に重要な項目とされています。
領収書を手書きで発行する際は、控えを保管することで二重発行を防いだり、桁区切りのカンマを打つことで金額の改ざんを防いだりと、不正行為につながるリスクを少しでも抑えられるように対策を施しましょう。

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