経費精算ルール作成のポイント|規定の目的や作成のポイントを紹介

経費精算のルール作りは、経費精算業務をスムーズにおこなうために必要です。企業の内部統制や不正防止の観点からも、経費精算ルールを適切に作成することが重要です。 今回は、経費精算ルール・規定の目的や作成時のポイント、を紹介します。これから経費精算ルールを作成するという方は、ぜひ参考にしてみてください。

経費精算ルールの目的

経費精算にルールを定める目的
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そもそも経費精算のルールは、なぜ必要なのでしょうか。経費精算のルールを作るためには、まずはルールの目的を理解しておくことが重要です。まず、経費精算のルールの目的について説明します。

【関連記事】経費精算とは?その流れや方法など押さえておくべき基礎知識

内部統制強化・不正の防止

経費精算ルールの大きな目的の一つは、内部統制の強化と不正の防止です。

内部統制とは、会社が問題なく活動をおこなうための仕組みやルールのことです。経費精算には、金額のミスや添付書類の不備、不正などさまざまなリスクが存在します。

経費精算に明確な上限金額や利用条件、不正に対する措置が定められていなければ、社員によって本来適正な金額以上の経費が申請されたり、不正に利用されたりする恐れがあります。

このようなミスや不正は、会社の運営に支障をきたし、企業としての社会的信用を失う危険性もあります。不備や不正を生まないためにも、経費精算ルールの規定が必要です。

経費精算の業務負担を削減する

経理担当者は、申請された経費が妥当であるか判断し、適切に処理をおこないます。その際、申請内容に不備がある場合はその理由を記載して、申請者に差し戻す必要があります。

経費精算のルールが不明確だと、申請内容に不備が発生しやすくなります。不備や差戻が多くなると、経理担当者の負担が大きくなります。

経費精算の社内規定が設定され、ルールが浸透していれば、そのような申請時のミスや不備が減るため、担当者の負担を軽減することができます。

経費の利用を最適化する

経費は、企業経営にとって必要な支出です。しかし、利用条件や利用範囲などのルールが曖昧だと不要な経費が発生し、会社の経営状況を圧迫する要因の一つになる可能性があります。このような事態を防ぐためにも、経費利用に関するルールを設けることで、経費の過剰利用を最適化することが必要です。

運用の公平性を保つ

もしも経費精算のルールがなければ、同じ用途で同じ金額の経費であっても、経理担当者の裁量次第で承認されるかどうかが変わってしまうかもしれません。このような事態を避けるために、きちんと経費精算のルールを策定することが必要です。ルールにしたがって経費精算をおこなえば、承認作業に一貫性をもたせることができ、社内で公平性を担保した経費精算業務の運用ができるようになります。

経費精算ルール・規定作りのポイント

経費精算にルールを設ける際の7つのポイント
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ここまで、経費精算のルール作りの目的について解説してきました。次に、実際に経費精算のルールや規定を作る際のポイントについて紹介します。

経費の対象範囲を明記する

経費精算のルールを定める際には、まず、どこまでを経費として認めるかという経費の適用範囲を定めます。

経費とはもともと企業経営や業務上必要な支出のことを指し、交通費や交際費、出張旅費などがこれに該当します。業務形態によって経費として認めるべき範囲は異なるため、自社の業務形態に照らし合わせたルールを定めましょう。また、アルバイトや非正規社員も経費の申請対象にするかなど、既定の適用範囲も明確にしておく必要があります。
また、近年では、在宅勤務・リモートワークを導入している企業も多いでしょう。在宅勤務で働く従業員がいる場合、光熱費や通信費など、どこまでを経費の対象とするかについてのルールをあらかじめ規定していくことが重要です。

経費申請の上限金額を設定する

上限金額が決まっていなければ、必要以上の経費利用が生じる可能性があり、自社利益の損失につながる恐れがあります。経費の内容に応じて申請できる金額に上限を設定しておき、その金額を超える場合は事前に稟議書の提出を義務付けるなど規定を設けておくことが重要です。

また、役職や部署によって経費を使用する頻度や金額は異なるため、役職や部署の状況にも応じた上限金額定めましょう。

経費申請の期限を設ける

経費申請が遅れると、領収書紛失のリスクが高まったり、経費利用に関する事実確認が難しくなったりする恐れがあります。こうした情報が不十分では、場合によっては経費として認められず、申請者と経理担当者の間でトラブルが発生する可能性もあります。社内規定として申請期限を設け、こうしたトラブルは回避できるようにしておきましょう。

承認者のルールを設ける

承認者とは、経費精算を承認する人のことを指します。経費精算の不正やミスを防止するためには、この申請・承認のフローを明確にし、適切に運用していくことが重要です。経費精算のルールを作成する際に、承認者や承認の条件、フローを規定しておきましょう。
なお、経費精算システムを利用する場合は、自社の規定に合わせた申請・承認フローを管理者が作成することができるため、誤った承認フローで申請がおこなわれるのを防止できます。

経費精算のマニュアルを作成する

経費精算の規定を定めたら、それを文書にまとめ、社内に周知しましょう。また、規定だけでなく、経費精算の申請・承認方法などの運用ルールも含めたマニュアルを作成しておきましょう。マニュアルには、記入例や申請書のサンプルなども添付しておくと、従業員に伝わりやすくなり、申請ミスや不備を減らすことに繋がります。

一般的に、経費の利用内容として多いのが「交通費」「交際費」「出張旅費」の3つです。ここでは、それぞれの経費ごとに設けると良いルールを紹介します。

経費精算ルール作りで知っておきたい法律

経費精算のルールを作る際には、関連する法律も確認しておきましょう。経費精算の申請期限などは、民法の規定に則って定めておく必要があります。また、経費精算システムを導入する際には、そのシステムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかを事前にチェックしておきましょう。

【関連記事】【2022年1月】電子帳簿保存法改正4つの要点をわかりやすく解説

経費精算ルールを作って内部統制を強化しよう!

いかがでしたか。

経費精算のルール・規定を定めることは、経費精算を正しく効率的におこなう上で重要です。これから経費精算のルールを作るという方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

また、ルールを規定するだけではなく、ルールを守れるように運用していくことが大切です。経費精算システムのなかには、規定違反やミスのチェックなどの機能を持つものもあります。正しいルールで経費精算業務をおこなっていくために、経費精算システムを利用するのも一つの手です。

【関連記事】【2021年最新版】経費精算システム比較37選|大企業、中小企業向けに分けて紹介

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