経費精算がめんどくさいと感じる原因と対策とは|システムの選び方も

毎月の経費精算の業務をめんどくさい、苦手だと感じている方は多いのではないでしょうか。経費精算の面倒くささには、いくつかの理由が考えられます。そして、それに対する対処方法もあります。この記事では、経費精算が面倒くさくなってしまう原因と対策を解説します。「経費精算がめんどくさい!」という悩みを抱えている方は、ぜひこの記事を参考にして無駄な作業やわずらわしさを解消するのに役立ててください。

経費精算がめんどくさく感じる理由|申請者

経費計算はめんどくさい
©Creativa Images – shutterstock

経費精算のめんどくささの原因は、どのような点にあるのでしょうか。ここではまず、申請者側から見た経費精算のめんどくささの原因について解説します。

申請書の作成が面倒

経費を精算するときは、専用の申請書に記入して提出する必要があります。その際には経費の使い道や金額だけではなく、過去の予定を見返して訪問先や移動方法などを思い出し、正しい情報を記載することが求められます。

領収書やスケジュールを見返して経費を申請するのは、申請者にとって面倒な作業です。「あとでやろう」と領収書を溜めているうちに、精算が必要な経費の件数が増えてしまい、さらに経費精算が面倒になってしまうケースも少なくはありません。

交通費の検索が面倒

経費精算のなかでも、交通費の精算が苦手だと感じる人は多いのではないでしょうか。

備品などの購入費を精算する際は、金額と用途などを申請書に書くだけなので、そこまで手間にも感じません。しかし、精算が必要な経費の中に移動費が含まれると、申請の手間が一気に増えます。電車賃やバス代を調べる必要があるほか、定期区間金額の控除も考慮しなくてはなりません。そのため、面倒だと感じてしまう人が多いでしょう。

経費精算がめんどくさく感じる理由|承認者・経理担当者

次に、承認者や経理担当者が経費精算をめんどくさいと感じる理由についても紹介します。

外出などで承認する時間がない

経費精算の承認者は、部門の責任者となっている場合が多いですが、責任者は忙しく、外出が多いケースもあるでしょう。

経費精算を紙の申請書でおこなったり、社内でしか利用できない経費精算システムを使ったりしている場合は、社内でしか経費精算の承認をおこなえず、経費精算の業務が滞る原因となります。その結果、経費精算業務が負担となり、面倒になってしまいます。

 領収書のチェックが面倒

経費精算の申請書が上がってくると、申請書の記載内容と領収書の内容を照らし合わせて間違いがないかどうかをチェックします。承認者や経理担当者は、毎月膨大な申請書の精算をおこなう必要があります。

申請内容に誤りや不備があると、経理担当者や承認者の確認の工数は膨れ上がります。申請ミスなどによって無駄な工数がかかってしまうことが、経費精算の業務を負担に思ってしまう理由の一つでしょう。

月末月初に精算が集中してしまう

経費精算申請の締め切りを月末にしている企業は多いでしょう。その場合、申請書の確認や承認などの業務が月末・月初に集中します。忙しい時期に大量の経費精算を処理しなければならないため、余計に面倒に感じてしまいます。

記帳や仕訳が難しい

経費精算が無事に完了したら、今度は精算した金額や内容を帳簿に記載する必要があります。使用用途を確認し、勘定科目を判断して帳簿への記載や会計ソフトに入力する作業は、非常に面倒で経理の大きな負担になりやすい業務です。

この際、不正な経費を計上したり間違えて記帳してしまったりすると、経理が責任を問われることになってしまいます。トラブルが起きないように慎重に手続きをする必要があるため、難しい、苦手と感じてしまう担当者もいるかもしれません。

経費精算のめんどくささを解消する方法

経費計算を楽にするための手段
©Naomi Seki – shutterstock

ここまで、経費精算がめんどくさく感じてしまう理由について解説してきました。これらの原因の多くは、経費精算の運用方法や使用するツールを変更することで解決することが可能です。

次に、経費精算のめんどくささを解消する方法を紹介していきます。

経費精算システムを利用する

経費精算を面倒、難しいと感じる原因の大半は、手作業の申請によって発生する手間やミスの多さに起因すると考えることができます。そして、これらの多くは、経費精算システムを導入し、業務を電子化することで解決することが可能です。

たとえば、従業員が経費精算の申請をおこなう際に自動で入力ミスや規定違反をチェックし、アラートを出せる機能を持つ経費精算システムがあります。この機能を使えば、申請前にミスに気付くことができるため、経理担当者の確認作業を省略し、手戻りを減らせます。

また、経費精算システムのなかには交通機関の経路検索サービスと連携できるものもあります。定期区間の自動控除をしてくれるシステムもあるため、交通費の申請が楽におこなえます。

そのほか、アプリに対応している経費精算システムであれば、外出先から経費申請・承認をすることができます。また、スマホで領収書を撮るだけで文字を認識し、自動で申請書を入力できるものもあります。これらを利用することで、経費精算をスムーズにおこなうことが可能です。

関連記事:経費精算アプリ比較8選|無料で使えるアプリや比較のポイントを紹介!

支払いをキャッシュレス化する

また、より経費精算の面倒を減らすには、支払いのキャッシュレス化がおすすめです。クレジットカードやICカードを活用することで、無駄な作業をなくし、面倒な経費精算を楽にすることができます。

ICカードリーダーを使って、交通費を自動で読み込むことができます。目的地や出発地、経路や金額を手作業で書く必要がなくなるため、手間と時間が削減できます。

また、法人用クレジットカードを利用して、精算の手間を減らすことも可能です。法人カードで決済すると、いつどこでいくら使用したかがすべてデータとして残ります。申請や管理が楽になり、業務の効率化が図れるでしょう。

また、経費精算システムのなかにはICカードや法人クレジットカードと連携できるものも多くあります。これらを併用することで、面倒な経費精算を各段に楽にすることが可能です。

法人クレジットカードを利用した際の経費精算については、こちらの記事も参考にしてみてください。

関連記事:法人クレジットカード利用時の経費精算の方法や注意点を解説

「めんどくさい」を解消する経費精算システムの選び方

経費計算システムの選び方
©VTT Studio – shutterstock

前述の通り、経費精算を楽にする方法として、経費精算システムの導入と支払いのキャッシュレス化を紹介しました。経費精算システムにはさまざまなものがあります。自社に合う経費精算システムを導入する際にはどのようなポイントで選べばよいのでしょうか。ここでは、面倒くささを解消するという観点から経費精算システムの選び方を紹介します。

連携機能が充実している経費精算システムを選ぶ

経費精算システムのなかには、他のツール・システムと連携機能をもっているものも多くあります。

経路検索ツールと連携している経費精算システムであれば、交通費の入力を楽にすることができ、法人カードと連携しているものであれば、利用履歴を反映したりすることができます。

また、普段社内でチャットを利用している場合は、チャットツールと連携できる経費精算システムを選ぶと良いでしょう。申請・承認の通知をチャットに送ることができるため、申請漏れや承認の滞留を防ぐことができます。

さらに、すでに使っている勤怠管理システムや会計システムなどがあれば、そのシステムと連携できる経費精算システムを選ぶとよいでしょう。システムを連携させることで、面倒な手作業をなくし、入力ミスや作業時間を減らすことができます。

自動で入力や仕訳ができる経費精算システムを選ぶ

経費精算の多くは、申請の入力を楽にする機能が搭載されています。入力補助だけでなく、領収書を撮影してOCRで読み取り、申請書に反映できるものもあります。規定違反を自動でチェックできる経費精算システムもあるため、申請時のミスをなくし、差戻しの手間を省くことが可能です。

また、勘定科目に合わせて自動で仕訳をしてくれる経費精算システムであれば、難しい仕訳作業も、ミスなく楽に行うことが可能です。また、会計システムへの反映も簡単におこなうことができます。

アプリに対応した経費精算システムを選ぶ

外回りや外出などが多い企業であれば、スマホアプリに対応した経費精算システムを選ぶとよいでしょう。アプリ対応の経費精算システムであれば、外出先でも申請が可能なため、すぐに申請をおこなうことができます。また、承認もアプリでおこなうことができるため、承認者の外出が多い場合でも、承認をスムーズにおこなうことができます。

関連記事:経費精算アプリ比較8選|無料で使えるアプリや比較のポイントを紹介!

無駄をなくして経費精算の悩みを解決しよう!

経費精算のめんどくささは、そのもととなる原因に対処することで解消することが可能です。ICカードやクレジットカードの活用、経費精算システムの導入によって楽に解決できる部分も多くあります。

経費精算システムにはさまざまなものがあります。経費精算システムの導入を検討している方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

【関連記事】【2021年最新版】経費精算システム比較37選|大企業、中小企業向けに分けて紹介

また、経費精算の効率化についてもっと詳しく知りたいという方は、こちらの記事もご覧ください。

関連記事:経費精算の効率化|経理業務を自動化するポイントを紹介

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