テレワークの普及により、経費精算をオンライン上のシステムで一元管理する企業が増えてきています。この記事では、多機能な経費精算システムであるレシートポスト（旧：Dr.経費精算）の特徴や機能、価格などを紹介します。レシートポストであれば、ほとんどの会計ソフトと連携させることができ、スマートフォンなどの携帯端末での申請・承認が可能です。自社に適した経費精算システム導入を検討している人はぜひ参考にしてみてください。
レシートポストとは
レシートポストは、領収書をスマートフォンで撮影し、原本を専用ポストに投函するだけで、経費の入力から領収書原本の管理までを簡易化することができるシステムです。
このシステムを導入することで、入力作業を大幅に削減することができるようになり、社員の負担を軽減することができます。また、経費精算におけるペーパーレス化も実現できます。
レシートポストの特徴
レシートポストの特徴として、経費入力を簡易化する機能が充実している点や、ミスの少ない申請をおこなえる点などが挙げられます。次にそれぞれの特徴を詳しくみていきましょう。
1. 領収書を撮影するだけで経費の入力が不要に
レシートポストは、領収書をスマートフォンで撮影するだけで、経費申請の入力をすることができる便利なシステムです。経費の申請作業は、申請者名や部署名、経理科目、金額、経費の内容など複数項目を入力しなくてはならず、申請者にとって大変手間のかかる作業です。しかし、このシステムを使用することで、これらの作業を省くことができます。
また、法人・個人のクレジットカードと連携させることで、利用明細から簡単に経費入力をおこなうこともできます。クレジットカードを連携させることにより、入力の手間を省くだけでなく、社員によるカード不正利用の防止にも活用ができます。
ほかにも、SuicaやPASMOなどのICカードとも連携させることも可能です。交通費精算では、利用区間に応じて運賃の計算をしなくてはならず、企業によっては券売機で利用履歴を発行させる所もあります。しかし、こういった手間も、レシートポストと連携させることで不要となり、交通費精算も楽におこなうことができます。
2. 厳しいチェック体制により正確な経費申請が可能
スマートフォンで撮影された領収書データは、レシートポストを運営するBEARTAIL社に届けられ、2,000名のオペレーターが入力作業をおこない申請用データを作成します。作成されたデータは、同社によってダブルチェックがおこなわれるので、より精度の高い申請用データが作成されます。
他社システムでは、光学文字認識（OCR）を入力に用いていることが多いですが、手書き領収書の場合では入力の精度が落ちてしまう可能性があります。しかし、レシートポストでは、人の目によるチェックをおこなっているので、手書き領収書であっても、ミスの少ない入力が可能なのです。これにより、今まで経理担当者がおこなっていた、申請書と領収書の金額を照合させる作業も不要となります。
入力作業は、24時間365日体制で稼働しているので、スマートフォンで領収書を撮影してから1～2時間程度で申請用データが送られてきます。申請用データが送られてきた後は、承認者へ申請依頼をするだけで作業は完了します。
3. 領収書原本の保管が不要！ペーパーレス化を実現
経費の申請書に用紙を使っている場合では、保管スペースを用意して一定の期間管理しなくてはなりません。これが、社員数の多い企業になると、相当規模のスペースが必要となり、管理も大変なものになります。
レシートポストは、スマートフォンで撮影した領収書原本をBEARTAIL社の倉庫で保管することができます。領収書の原本は10年間保管することができ、必要なときにいつでも取り出しすることが可能です。なお、オペレーターが、保管前に領収書原本と申請データのチェックをおこない、不備のあったものをレポートで報告してくれます。
レシートポストは、電子帳簿保存法で規定されている要件を満たしたソフトウェアに与えられる、JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得しているので、電子帳簿保存法の要件を気にすることなく、システムを導入することができます。
価格・料金プラン
レシートポストの料金体系は1プランのみで、初期費用と月額費用で構成されています。月額費用は30,000円からとなっており、領収書の枚数に応じて料金が変わる従量課金制となっています。
他社システムの中には、従業員の数に応じて追加料金のかかるものもありますが、レシートポストでは追加料金がかかりません。また、従業員の登録数も無制限となっています。
料金の詳細を確認したい場合は、レシートポストの公式ホームページにある無料見積もりの依頼フォームから問い合わせましょう。
| プラン名 | – |
|---|---|
| 初期費用 | 300,000円 |
| 月額費用 | 30,000円〜 |
機能一覧
レシートポストは、申請や承認の作業を簡略化できる機能が充実しています。経費の入力方法は、領収書の自動入力以外にもクレジットカード・ICカード連携による入力、手動入力があり、経費の種類に応じて最適な方法を選択可能です。申請や承認は、スマートフォンからおこなうこともできます。承認依頼は、メールとプッシュ通知で受け取ることができ、通知をクリックすると承認画面が表示されます。
| 領収書読み取り | ○ | 自動仕訳 | ○ |
| 振込データ（FBデータ）作成 | – | ファイル添付 | – |
| 定期区間の自動控除 | ○ | タクシー代対応 | – |
| 駐車場代対応 | – | ガソリン代対応 | – |
| 乗換案内機能 | – | パターン登録 | – |
| 日当・手当算出 | – | 仮払金対応 | – |
| 海外出張対応 | – | 単価計算 | – |
| フォーム設定 | – | ワークフロー設定 | – |
| ログ管理 | – | データインポート （ローカルファイル） | – |
| OCR・AI-OCR | – | 交通系ICカード取込 | ○ |
| クレジットカード | ○ | プリペイドカード | – |
| Amazonビジネス | – | 自動仕訳 | ○ |
| 支払先マスタ | – | 定額支払マスタ | – |
| 源泉徴収 | – | 経費管理・分析 | – |
| 予算管理 | – | 組織管理 | – |
| 電子帳簿保存法対応 | ○ | 入力画面カスタマイズ | – |
| 規定違反チェック | ○ | 通知・催促アラート | – |
| 承認状況の確認 | – | API連携 | – |
| 会計ソフト連携 | ○ | 送金システム連携 | – |
| 乗換案内サービス連携 | – | BTM連携 | – |
| 購買システム連携 | – |
提供環境・技術情報
レシートポストの提供環境と技術情報は以下の通りです。
提供形態
問い合わせ
OS
問い合わせ
ブラウザ
問い合わせ
アプリ
問い合わせ
API連携・サービス連携
レシートポストは、「勘定クラウド奉行」「オービック７」「クラウド会計」を始めとする多くの会計ソフトと連携させることができます。
レシートポストで作成された経費データは、各会計ソフトの取込形式にあわせてカスタマイズすることが可能です。これにより、経理担当者の打ち込み作業を大幅に削減することができます。
また、スマートフォンやタブレットといった携帯端末でもサービスを利用することができるので、社外でも申請や承認をおこなうことができます。
セキュリティ
セキュリティ面に関しては、BEARTAIL社で「プライバシーマーク」と「ISMS（ISO/IEC270001）」を取得しており、公式ホームページ上で「セキュリティポリシー」、「プライバシーポリシー」、「個人情報の取り扱い」に関する自社の基本方針を公開しています。領収書データは、高いセキュリティ対策が施されたサーバーで厳重に管理しています。
また、災害発生時にもシステムが停止することがないよう、複数拠点にバックアップ体制を設置しています。
| 暗号化通信 | – | データバックアップ | ○ |
| ユーザー管理 | – | シングルサインオン（SSO） | – |
| 操作ログ管理 | – | 二段階認証 | – |
| アクセスログ管理 | – | ワンタイムパスワード | – |
| デバイス管理 | – | IPアドレス制限 | – |
| プライバシーマーク | ○ | VPN接続 | – |
| ISO/IEC 27001 （情報セキュリティ） | – | BCP対策 | – |
| ISO/IEC 27017 （クラウドサービスセキュリティ） | – | SLA（サービス水準合意） | – |
| ISO/IEC 27701 （プライバシー情報） | ○ | GDPR | – |
| JIS Q 15001 （個人情報保護） | – | CCPA | – |
| CSMS（IEC 6244321） （制御システムセキュリティ） | – | ダブルオプトイン | – |
| ISO/IEC 20000 （ITサービス） | – | データ閲覧制限 | – |
| 情報セキュリティ安全対策適合証明 | – | データエクスポート制限 | – |
| 24時間365日監視 | – | AD連携 | – |
サポート
導入に関しては、専任のコンサルタントによる導入サポートを、運用開始まで受けることができます。運用開始した後も、電話・メール・チャットを使った利用者向けのサポートサービスを提供しています。
また、レシートポスト公式ホームページ上で、サポートサイトを設けており、システムの使い方やよくある問い合わせを公開しています。
| 電話 | ○ |
| メール | ○ |
| チャット | ○ |
| 運用コンサルティング | – |
| サポートサイト | ○ |
| ユーザーコミュニティ | – |
| セミナー | – |
