申請者や経理担当者の負担を軽減できる機能が搭載された経費精算システムが、各社から多数リリースされています。この記事では、導入コストが安価な経費精算システム「ビズトラ」の特徴や機能・価格を紹介します。ビズトラは、シンプルでわかりやすい操作性で、PC操作が苦手な人でも扱いやすいシステムです。自社に適した経費精算システム導入を検討している人は、ぜひ参考にしてみてください。
ビズトラとは
ビズトラとは、出張手配管理システム（BTM）の運営を手がけるAIトラベル社のクラウド経費精算システムです。ビズトラで経費の入力、申請、承認、経理処理を一元管理することによって、経費精算に関わるさまざまな作業工数を減らし、業務効率化の実現を可能にします。
今後、ビズトラのシステムに出張手配もおこなえる追加機能がリリースされる予定で、出張精算も簡単におこなえるようになるでしょう。
ビズトラの特徴
ビズトラの特徴として、無料で経費精算システムを提供している点や、シンプルでわかりやすいシステム設計などが挙げられます。次にそれぞれの特徴を詳しく解説します。
1. 初期費用や月額費用が不要！無料で使える
ビズトラの最大の特徴は価格設定です。システム導入に関する初期費用や工事費といった費用が一切かからないうえ、月額費用無料ですべての機能が使えます。AIトラベル社が、この経費精算システムを無料で提供しているのには2つの理由があります。
一つに、経費精算の実務の負担を軽くしたいという同社の想いがあります。経費精算の実務に、エクセルや申請用紙といったアナログ的なツールを用いている場合、経費の入力や申請、承認、経理の処理に至るまでの作業が手作業となっているケースが多く、これでは時間と手間が非常にかかります。ビズトラを無料提供することで、経費精算にかかる作業をシステムで一元管理することができるようになるので、大幅な業務削減が期待できます。
二つめに、出張データを収集する目的があります。同社が手がける出張手配管理システム「AI Travel」では、出張に関わる有益な分析情報を導入企業へ提供しています。より質の高い分析情報を提供するには、出張に関する多くのデータが必要となります。ビズトラを無料で提供し、多くの企業に使ってもらうことによって、「AI Travel」の機能性向上にも貢献させています。
2. シンプルでわかりやすいシステム設計
ビズトラは、操作がしやすいシンプルな画面設計が魅力の一つでもあります。メニュー画面もたったの4つ、「経費」「申請」「承認」「管理」に絞って設定がされています。PC操作が不慣れな社員であっても、経費の入力から申請、承認に至るまでの操作をスムーズにできるよう、複雑な操作や不要な設定を省き、簡単な操作性にこだわって開発されています。各メニュー画面でできる内容は、次の通りです。
「経費精算」メニューでは、申請書に入力する経費を作成します。経費科目はプルダウンから選択できるので手入力は不要です。旅費交通費に関しては、出発地と到着地を⼊⼒すると、交通費を自動で計算し、備考欄にルートを反映します。
「申請」メニューでは、経費メニューで登録した経費が一覧表示されており、申請したい経費を選択して、確定ボタンを押すだけで承認者へ申請ができます。
「承認」メニューでは、承認ステータスごとに切り替えができる機能や、申請書を締め日や期間によって絞り込める機能がついています。このように、複数社員からの申請にも管理がしやすいよう、絞り込みの機能もついています。
「管理」メニューでは、社員の登録をおこないます。1名ずつ登録もしくはCSVファイルで一括登録することができます。部署や雇用形態を登録することができ、後から編集することも可能です。
3. システムに登録できる社員数は無制限
他社の経費精算システムでは、登録する社員数に応じて追加代金を設定しているところもありますが、ビズトラは登録社員数の増加に応じた追加代金はありません。何人登録しても、追加料金はかかりません。
さらに、登録できる社員数は無制限となっています。社員数が多くなればなるほど、経費精算にかかる時間と手間も増加します。ビズトラを使うことによって、社員数の多い企業でも追加コストをかけることなく、システムを導入することが可能となります。
価格・料金プラン
ビズトラの強みは、経費精算システムを初期費用、月額費用0円で利用できるところにあります。登録する社員数が増えることによって発生する追加料金もありません。
ただし、ビズトラの経費精算システムは、機能を追加するような有料オプションは設定されていないので、機能の拡張やカスタマイズには対応ができません。また、システム画面に表示されるバナー広告を非掲載にする場合は、別途追加代金8,000円（税別）がかかります。
| プラン名 | – |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 0円 |
| 補足 | 広告非表示：8,000円（税別） |
機能一覧
ビズトラは、管理画面で申請から承認までの進捗状況といったワークフローを確認できる承認機能や、出発地と到着地を入力するだけで定期区間を考慮して交通費を自動計算する機能が搭載されています。また、領収書の原本添付用の申請書を簡易印刷する機能もあります。
ただし、ビズトラは、無料で提供しているシステムのため、経費精算に必要な機能に絞り込んだ単機能なシステムとなっています。たとえば、領収書をスマートフォンで撮影してOCRで自動入力する機能や、ICカードとの連携する機能など、経費入力を簡略化させるような機能は、ビズトラでは利用することができません。
| 領収書読み取り | – | 自動仕訳 | – |
| 振込データ（FBデータ）作成 | – | ファイル添付 | ○ |
| 定期区間の自動控除 | ○ | タクシー代対応 | – |
| 駐車場代対応 | – | ガソリン代対応 | – |
| 乗換案内機能 | – | パターン登録 | – |
| 日当・手当算出 | – | 仮払金対応 | – |
| 海外出張対応 | – | 単価計算 | – |
| フォーム設定 | – | ワークフロー設定 | – |
| ログ管理 | – | データインポート （ローカルファイル） | – |
| OCR・AI-OCR | – | 交通系ICカード取込 | – |
| クレジットカード | – | プリペイドカード | – |
| Amazonビジネス | – | 自動仕訳 | – |
| 支払先マスタ | – | 定額支払マスタ | – |
| 源泉徴収 | – | 経費管理・分析 | – |
| 予算管理 | – | 組織管理 | – |
| 電子帳簿保存法対応 | – | 入力画面カスタマイズ | – |
| 規定違反チェック | – | 通知・催促アラート | – |
| 承認状況の確認 | ○ | API連携 | – |
| 会計ソフト連携 | – | 送金システム連携 | – |
| 乗換案内サービス連携 | – | BTM連携 | – |
| 購買システム連携 | – | – | – |
提供環境・技術情報
ビズトラの提供環境と技術情報は以下の通りです。
提供形態
- クラウド
OS
問い合わせ
ブラウザ
問い合わせ
アプリ
問い合わせ
API連携・サービス連携
ビズトラは、クラウド上で運営されているシステムのため、インターネット接続できるスマートフォンやタブレット端末でも利用がすることができます。公式ホームページ上で新規登録をおこなった後、同ホームページ上にあるログイン画面からログインすれば、場所を選ばずどこでも利用することが可能です。
セキュリティ
AIトラベル社の公式ホームページ上で、「個人情報保護方針」、「個人情報の取り扱い」を公開し、自社の個人情報に対する取扱方針を公表しています。セキュリティに関する情報については公開されていません。必要に応じて、問い合わせるといいでしょう。
| 暗号化通信 | – | データバックアップ | – |
| ユーザー管理 | – | シングルサインオン（SSO） | – |
| 操作ログ管理 | – | 二段階認証 | – |
| アクセスログ管理 | – | ワンタイムパスワード | – |
| デバイス管理 | – | IPアドレス制限 | – |
| プライバシーマーク | – | VPN接続 | – |
| ISO/IEC 27001 （情報セキュリティ） | – | BCP対策 | – |
| ISO/IEC 27017 （クラウドサービスセキュリティ） | – | SLA（サービス水準合意） | – |
| ISO/IEC 27701 （プライバシー情報） | – | GDPR | – |
| JIS Q 15001 （個人情報保護） | – | CCPA | – |
| CSMS（IEC 6244321） （制御システムセキュリティ） | – | ダブルオプトイン | – |
| ISO/IEC 20000 （ITサービス） | – | データ閲覧制限 | – |
| 情報セキュリティ安全対策適合証明 | – | データエクスポート制限 | – |
| 24時間365日監視 | – | AD連携 | – |
サポート
ビズトラは、様々なコストを削減することによって、無料でシステムを提供しているので、電話やメールなどによるサポートサービスの提供はおこなってはおりません。システムの利用方法に関するマニュアルは、自社ホームページ上からダウンロードできるようになっています。また、機能に関する要望に関しては、お問い合わせフォームより問い合わせができるように対応しています。
| 電話 | – |
| メール | – |
| チャット | – |
| 運用コンサルティング | – |
| サポートサイト | – |
| ユーザーコミュニティ | – |
| セミナー | – |
